Pautas profesionales para escribir cartas y correos electrónicos

¿Cuál es la mejor manera de escribir una carta profesional, con una carta en papel o un correo electrónico? Uno realmente no es mejor que el otro. En algunos casos, tiene sentido comunicarse por correo electrónico y, a veces, es posible que tenga que enviar una carta tradicional escrita, impresa y firmada. Sea cual sea su elección, es importante seguir las mejores pautas de redacción y formato de las cartas y los correos electrónicos profesionales.

El correo electrónico es más rápido y fácil, pero algunos mensajes de correo electrónico nunca se abren y, dependiendo de a quién le escribas y por qué escribes, es posible que debas enviar una carta firmada y firmada o incluso subirla en línea.

El tipo de mensaje que elija dependerá de con quién se esté comunicando y del propósito de su correspondencia.

Pautas profesionales para escribir cartas y correos electrónicos

Todas las cartas bien escritas incluyen varias secciones. La información que incluya en cada sección y el formato general depende de si está enviando una carta escrita o un mensaje de correo electrónico.

Es esencial que conozca las diferentes partes de una carta y lo que se debe enumerar en cada una. También necesita saber cómo abordar y firmar las comunicaciones escritas y por correo electrónico. Las diferentes partes de una carta son las siguientes:

• Información del contacto
• Saludo (Saludo)
• Cuerpo de la letra
• Clausura
• Firma

Información del contacto

La forma en que incluya su información de contacto será diferente en función de cómo envíe su carta. En un mensaje de correo electrónico, su información de contacto estará al final del mensaje, mientras que en una carta escrita, su información de contacto estará en la parte superior de la página. Esto es lo que debe incluir en su sección de información de contacto, más ejemplos de cartas escritas y correos electrónicos.

Saludo

El saludo es la sección de saludo de su carta con algo como "Estimado Sr. Peterson" o "A quien le interese". Aquí hay una lista de ejemplos de saludo de carta que funcionan bien para la correspondencia profesional.

Cuerpo de la letra

El cuerpo de su carta incluirá varios párrafos. El primer párrafo debe incluir una introducción y una breve explicación de su razón para escribir. El segundo párrafo (y los siguientes párrafos) deben explicar con más detalle sus razones para escribir. El último párrafo debe solicitar una acción del lector, si está solicitando algo, o indicar cómo realizará el seguimiento. Asegúrese de aclarar el propósito de su carta. El lector necesitará saber qué está solicitando y cómo pueden ayudarlo.

O, si está ofreciendo servicios o asistencia, asegúrese de que esté claro lo que puede proporcionar.

Clausura

Una carta se cierra con un término como "Saludos cordiales" o "Atentamente" seguido de una coma, luego su firma si está enviando una carta escrita. Si está enviando un mensaje de correo electrónico, simplemente escriba su nombre después del cierre. Aquí hay una lista de ejemplos de cierre de cartas que son apropiados para negocios y correspondencia relacionada con el empleo.

Firma

El toque final a su carta es su firma, que, en un mensaje de correo electrónico, incluirá su información de contacto. Aquí le indicamos cómo firmar una carta y cómo configurar y firmar por correo electrónico.

Cómo abordar una carta

Es importante dirigirse formalmente a la persona con la que está escribiendo, a menos que los conozca muy bien. A continuación, le indicamos cómo abordar una carta que incluye información genérica que puede usar si no tiene una persona de contacto en la empresa.

Formato de su correspondencia

Ahora que tiene toda la información que necesita incluir en su mensaje, revise el formato estándar que se usará para cartas y mensajes de correo electrónico.

Pautas para escribir cartas

El siguiente paso es pulir tu carta. Debe haber un montón de espacio entre los párrafos y la parte superior e inferior de la página. También desea seleccionar un estilo y tamaño de fuente legible y profesional. Lo que digas dependerá de la razón por la que escribas, así que asegúrate de adaptar tu carta a tu situación personal y profesional. Aquí hay guías paso a paso para escribir una variedad de diferentes tipos de letras, incluidos márgenes de página, fuentes, espaciado y detalles de qué incluir, junto con ejemplos de cada uno:

• Cómo escribir una carta de negocios
• Cómo escribir una carta de presentación
• Cómo escribir una carta de solicitud de empleo
• Cómo escribir una carta de referencia
• Cómo escribir una carta de renuncia
• Cómo escribir una carta de agradecimiento
• Pautas de mensajes e invitaciones de LinkedIn
• Pautas profesionales de mensajes de correo electrónico

Ejemplos y plantillas

Usar una plantilla es una excelente manera de comenzar su propia carta o mensaje de correo electrónico porque está comenzando con el formato básico en su lugar. Simplemente complete su información en la sección correspondiente de la carta.

Ver ejemplos también es útil, porque obtendrá ideas sobre qué decir en su propia correspondencia.

• Muestras de letras:Revise estas muestras de cartas escritas, que incluyen cartas comerciales, cartas de presentación, cartas de agradecimiento a la entrevista, cartas de seguimiento, cartas de aceptación y rechazo del trabajo, cartas de renuncia, cartas de agradecimiento, cartas comerciales y más muestras de cartas y plantillas.
• Ejemplos de mensajes de correo electrónico:Estos ejemplos de correo electrónico incluyen ejemplos de empleo, búsqueda de empleo y mensajes de correo electrónico de negocios, además de plantillas de correo electrónico, ejemplos de mensajes con formato y línea de asunto, además de saludos y ejemplos de firmas.

Revisión y corrección ortográfica

Finalmente, antes de imprimir o cargar su carta o enviar su mensaje de correo electrónico, corrector ortográfico, gramatical y corregirlo.

Un consejo para asegurarse de que no haya errores es leerlo en voz alta. Es posible que note errores que no haya leído solo.