Cómo responder a las preguntas de los empleados: consejos y estrategias para reuniones

Las reuniones de negocios pueden durar interminablemente si abre la sala para responder a las preguntas de los empleados si no establece parámetros desde el principio y mantiene el control de la sala. El dicho "hay uno en cada grupo" se aplica bien en el contexto de las reuniones de negocios, ya que los empleados descontentos a menudo están más dispuestos a hablar en grupos. Todo lo que se necesita es un comentario o pregunta negativa para que otros empiecen a ponerse de acuerdo. Pero lo contrario también puede ser cierto: inicie una conversación positiva e invite a otros a unirse y el resultado puede ser una reunión productiva con todos los que se alejen sintiendo que la reunión valió la pena.

Una de las mayores quejas acerca de las reuniones de negocios es que a menudo son innecesarias y desperdician tiempo de trabajo valioso. Asegúrese de indicar claramente el propósito de su reunión, establezca por adelantado la cantidad de tiempo que dedicará a la reunión (así como a cualquier discusión abierta) y luego apéguese a los temas de la reunión y la duración prevista. También es posible que desee que las reuniones sean más interesantes con un rompehielos o una actividad de calentamiento.

Estas son estrategias para tratar con empleados que plantean preguntas durante las reuniones que no desea responder de inmediato o que no desea abordar en ningún momento durante una reunión.

Cuándo actuar inmediatamente sobre una pregunta

Si una pregunta es oportuna y está enfocada en la tarea y usted considera que debe ser abordada, responda de inmediato, pero brevemente, y luego haga un seguimiento indicando que tomará más preguntas al final de la reunión si tiene tiempo.

Respalde su afirmación de que está avanzando con el lenguaje corporal. Mire sus notas o gírelas para mirar hacia una pizarra blanca, etc. Al interrumpir el contacto visual momentáneamente, demuestra que está avanzando. Si mira a la audiencia (especialmente con las cejas levantadas) puede estar enviando una señal de que está dejando una apertura para más preguntas.

Si la audiencia es negativa u hostil, reconozca sus preocupaciones, pero solo de manera indirecta. Tómese un momento para explicar que comprende y comparte sus inquietudes, pero si se aleja demasiado del tema, no se logrará nada. Sugiera a las personas que escriban sus preguntas para más adelante, o organice una reunión privada con usted donde pueda discutir sus inquietudes con más detalle.

Responder a una sola pregunta es útil porque:

• Permite a un titular de la reunión abordar algo en lo que quizás no hayan pensado;
• Envía un mensaje que estás escuchando a tu audiencia;
• Al responder solo a una pregunta, también envía el mensaje de que aún tiene el control de la reunión, pero le preocupa lo que piensan los asistentes.

Cómo diferir con tacto una pregunta

Si la pregunta que se hace se abordará más adelante en la reunión, indique: "Esa es una buena pregunta y una que abordaremos en breve".

Si la pregunta que se está haciendo está fuera de tema y no se abordará en la reunión, brinde un conjunto de instrucciones específicas para la resolución. Si simplemente se niega a responder una pregunta o emite un juicio, "ese no es el propósito de esta reunión", puede terminar enviando el mensaje equivocado a sus empleados: a la administración no le importa.

Otra forma de diferir las preguntas sobre las que no se hablará en la reunión es pedirle a la persona que se reúna con usted (u otro miembro apropiado de la gerencia) en privado para discutir sus inquietudes con más detalle. Incluso podría sugerir (si corresponde) que la pregunta es lo suficientemente importante como para considerar la posibilidad de ser abordada en una reunión por separado en el futuro.

Aplazar una pregunta es útil porque:

• En un entorno laboral informal, los empleados pueden sentirse demasiado libres para decir lo que piensan y pueden tomar el control de una reunión;
• La mayoría de los empleados enojados o descontentos quieren ser escuchados más que cualquier otra cosa. Darles una caja de resonancia en el momento y la configuración adecuados puede ayudar a evitar que los problemas pequeños se conviertan en problemas mayores; y
• Los empleados necesitan y responden a un buen liderazgo.Si la administración mantiene el control de manera justa y equilibrada, envía el mensaje a los empleados de que la administración está escuchando, pero debe establecer los límites adecuados.