Per Diem Pay

Los viáticos son en latín por día o por día. Mientras que la dieta tiene varios significados, en relación con los Recursos Humanos, es la asignación diaria que se paga a los empleados por los gastos incurridos mientras viaja por negocios. Estos gastos podrían ser por alojamiento, comidas, propinas, taxis y otras tarifas de transporte terrestre. Los gastos de viaje por día imprevistos también incluyen cosas tales como limpieza en seco, lavandería, uso del teléfono, WiFi y consejos para el asistente de habitación.

Cuando las tarifas por día no se aplican

Lo que no cubre una tarifa diaria es el costo del transporte desde y hacia el lugar de trabajo de un empleado. En ese caso, los empleadores pagan los costos de transporte por separado, generalmente directamente a la línea aérea, tren, autobús, etc., o los empleados utilizan su propia fuente personal de transporte y se reembolsan de acuerdo con la tasa de reembolso de millas del IRS.

Ejemplos de reembolso del empleador para viajes

Los empleadores pagarán los costos de transporte de un empleado por separado cuando un empleado trabaje en una ubicación para la misma compañía que sea diferente de la ubicación donde trabaja normalmente el empleado. Por ejemplo, el trabajo y la oficina de un empleado se encuentran en Michigan pero, una vez al mes, viajan a Pensilvania para trabajar en una oficina regional diferente durante varios días.

Otro ejemplo es si un empleado capacita a nuevos empleados en las ubicaciones de su compañía en todo el país y se requiere una estadía de una noche en cada ubicación. Otro ejemplo más es un miembro del personal de recursos humanos que normalmente trabaja en la sede principal de la empresa, pero cada vez que la empresa abre una nueva ubicación, ella trabaja durante un período de tiempo en la nueva ubicación mientras contrata y trae personal a bordo.

Las tres situaciones funcionarían bien con la compañía que paga a los empleados por día porque el viaje es frecuente o prolongado. Como tales, los empleados están contentos porque no tienen que registrar todos los gastos y guardar los recibos como prueba. Tampoco necesitan gastar tiempo en completar informes de gastos.

Configuración de tarifas por día

Un empleador establece tasas de viáticos basadas en una serie de factores. Estos incluyen el costo de los gastos relacionados con el viaje en varios lugares, la cantidad de tiempo que el empleado viaja fuera de la oficina y la tarifa de viáticos federales actual.

La mayoría de los empleadores utilizan la tarifa federal por día y la Administración de Servicios Generales de los Estados Unidos (GSA, por sus siglas en inglés) es el organismo rector que establece las tarifas federales por día cada año el 1 de octubre.

La GSA establece una política de viaje que incluye tarifas por día (pero solo) para empleados federales en viajes oficiales fuera de su estación local o áreas de ubicación del trabajo, según lo define su agencia. Las compañías tienden a usar la tarifa de viáticos federales porque los pagos de viáticos por encima de la tarifa federal son ingresos imponibles para los empleados en sus formularios W-2. Para obtener más información sobre las complejidades de las dietas y los impuestos, consulte las tasas de viáticos en la Ley de Negocios de EE. UU. E Impuestos.

Comprensiblemente, las tasas de viáticos de los empleadores normalmente se establecen en cantidades diferentes para diferentes ubicaciones y varían según el nivel de gastos de viaje que experimentará el empleado. Los empleados que viajan a Las Vegas, NV, por ejemplo, reciben aproximadamente un tercio del reembolso diario que un empleado que viaja a la ciudad de Nueva York recibiría según los gastos locales (en tarifas federales).

Beneficios de la tarifa por día

Se les ahorra a los empleados el tiempo que de otra manera invertirían para llevar un registro de los gastos, guardar recibos y completar informes de gastos cuando regresen a la oficina. Los empleados pueden guardar el dinero que no gastan mientras viajan, lo que puede fomentar el ahorro y desalentar el gasto excesivo.

El empleador se beneficia porque no tienen que invertir tiempo del personal revisando los gastos, examinando la cantidad de dinero gastado y el tiempo del empleado dedicado a completar el papeleo. En esencia, el empleador está diciendo que ha presupuestado la cantidad de dinero que está dispuesto a gastar en los viajes de los empleados y se le notificó al empleado antes de incurrir en los gastos.

El proceso de viáticos puede generar ahorros sustanciales para el empleador en lugar de las empresas que pagan los gastos reales de los empleados. Y, por supuesto, es imprudente y contrario a los empleados esperar que los empleados cubran sus propios gastos cuando viajan en negocios legítimos.

Per Diem Empleo

En algunas ocupaciones e industrias, las dietas también pueden referirse al empleo temporal a corto plazo. Este programa diario por lo general consta de varios días de empleo para un empleado por día que debe completar para un empleado enfermo o que está de vacaciones. Dos ejemplos son los maestros sustitutos y los trabajadores de la salud que se pagan por día.