Funciones y responsabilidades de un líder de reunión

El líder de la reunión es el empleado responsable de planificar, organizar, administrar los detalles e invitar a los participantes a una reunión. Son los empleados que están a cargo y son responsables del progreso de la reunión real. Actúan antes, durante y después de la reunión para garantizar que la reunión alcance sus objetivos con éxito.

¿Quién dirige la reunión?

El líder de la reunión es clave para que las reuniones y los equipos tengan éxito. El empleado que sirve como líder de la reunión es de importancia crítica. En algunas reuniones, el líder es el jefe del departamento, el líder del equipo o la persona designada por la alta gerencia para liderar una iniciativa. Estos empleados fueron seleccionados por su rol de liderazgo debido a sus habilidades percibidas como gerente o líder.

Otras veces, un empleado puede emerger como el líder naturalmente. Estos líderes son empleados que otros empleados admiran y respetan. En otras ocasiones, un equipo puede decidir rotar el rol de liderazgo entre todos los miembros. Esto permite que todos los miembros del equipo continúen desarrollando sus habilidades como líderes de reuniones, y en la creación de reuniones exitosas, en general.

Responsabilidades del líder de la reunión

Las siguientes son las responsabilidades clave de un líder de reunión.

• Determina la meta, tarea o propósito que debe cumplirse. Esto es a menudo una tarea o parte de la descripción del trabajo del líder.
• Decide si una reunión es el mejor método posible para obtener la meta o el propósito o para lograr el resultado deseado. Responda la pregunta: ¿es necesaria una reunión?
• Determina quién necesita ayudar a planificar la reunión.
• Con un equipo o como líder, decide la agenda de la reunión. (En las reuniones en curso, esta tarea se realiza al final de la reunión actual).
• Determina la fecha, la hora y la ubicación con más frecuencia utilizando un calendario organizativo compartido.

• Reúne el trabajo previo a la reunión, como la lectura, la información financiera, la historia, las actas de las reuniones del equipo relacionadas, etc.
• Invita a los participantes y distribuye las tareas y el trabajo previo, lo que permite el mayor tiempo posible para que los participantes vengan preparados para la reunión.
• Asegura que la reunión tenga un registrador o un tomador de minutos para documentar los procedimientos y cualquier compromiso, elemento de acción o decisión. Nombra un cronometrador, cuando sea necesario para la conducción ordenada de una reunión.
• Puede usar un rompehielos para calentar a los participantes y crear un entorno en el que los participantes de la reunión se sientan cómodos comunicándose entre ellos e intercambiando ideas e información.

• Llega temprano y dirige la reunión manteniéndolo en la tarea, en el camino e involucrando a todos los participantes para que cada uno sienta que su presencia fue esencial en la reunión. Esto asegura su participación en la próxima reunión.
• Condimenta la reunión de la empresa para que los participantes no se sientan aburridos y aburridos. Ya sea que use rompehielos, humor o ejemplos divertidos, ninguna reunión debe terminar sin reírse.
• Asegura que los siguientes pasos y elementos de acción sean asignados y manejados.
• Analiza la reunión y planifica la agenda para la próxima reunión.

• Haga un seguimiento con los participantes entre las reuniones para asegurarse de que los elementos de acción estén en el buen camino y ofrecer asistencia y / o recursos si el voluntario está experimentando problemas.

Roles de líder adicionales

El líder de la reunión asume estas responsabilidades, pero también tiene roles relacionados con la comunicación, los informes y el desempeño del compañero de equipo.

Cada miembro de un equipo o reunión con funciones cruzadas tiene la obligación de mantener informado a su departamento o función acerca de las actividades y el progreso de una reunión o un equipo continuo. También tienen la responsabilidad de buscar opiniones de compañeros de trabajo que no están en el equipo o en la reunión. No todos los empleados pueden asistir a todas las reuniones.

El líder tiene la responsabilidad adicional de mantener a los gerentes senior involucrados e informados a través de una comunicación y retroalimentación efectivas. Desarrollar la propiedad de los empleados fuera del equipo o la reunión, especialmente los líderes de la organización, garantiza que el equipo o la reunión sea exitoso en el desarrollo, implementación e integración de sus soluciones o ideas.

Si un participante de la reunión se desempeña de manera ineficaz en la reunión, el líder tiene la responsabilidad de corregir el comportamiento a través de técnicas efectivas de líder de la reunión durante la reunión y un entrenamiento efectivo fuera de la reunión. Un participante de la reunión que monopolice la reunión con sus opiniones o critique a otros miembros por las suyas debe ser corregido antes de que el individuo sabotee el éxito de la reunión.

Estas acciones son necesarias hasta que los participantes de la reunión alcancen un nivel de comodidad y madurez que les permita ayudar al líder a medida que se activan a medida que se desarrollan los eventos ineficaces y los miembros disfuncionales interrumpen el progreso.

Un líder de reunión efectivo no garantiza que un proyecto o equipo se desempeñe con éxito, pero es un factor clave que contribuye cuando los proyectos, departamentos, reuniones o equipos tienen éxito.

Las actas de las reuniones son un contribuyente efectivo para las reuniones exitosas cuando las actas se escriben y distribuyen de manera oportuna.