¿Cuáles son los gastos de viaje que los empleadores pagarán?

Los gastos de viaje son los gastos que realiza un empleado mientras viaja en el negocio de la empresa. Los negocios de la empresa pueden incluir conferencias, exposiciones, reuniones de negocios, reuniones de clientes y clientes, ferias de empleo, sesiones de capacitación y llamadas de ventas, por ejemplo.

Los gastos pueden incluir alojamiento, reembolso de millas por automóvil personal, vuelos, transporte terrestre, propinas a botones, comidas, propinas a camareros, servicio a la habitación y otros gastos imprevistos que un empleado pueda experimentar mientras está en la carretera.

Los gastos que una organización reembolsará se encuentran en la política de viajes de negocios de la empresa. Familiarícese con la política de su empresa porque los gastos de los viajes prolongados, además de los gastos de viaje, alojamiento y comidas, pueden cubrirse para los empleados, que pueden variar tanto como la limpieza en seco y la membresía en el gimnasio.

Gastos de viaje para empleados en asignaciones a largo plazo

Cuando se usan instalaciones de vivienda a largo plazo para empleados que viajan, muchos empleadores también brindan oportunidades para que la familia del empleado visite cuando el empleado viaja extensamente por negocios para su empleador. Cuando un empleado se asigna a la ubicación de otra compañía de manera temporal, los empleadores a veces pagan para que la familia del empleado visite a intervalos de tiempo prescritos.

Los empleadores buscan ofrecer opciones de valor para los empleados que están lejos de su hogar y su familia durante largos períodos de tiempo. Debe aprovechar los privilegios de viaje que su empleador ofrece para desarrollar la moral y la dedicación de los empleados.

El entretenimiento de los clientes en conferencias, llamadas de ventas y visitas al sitio es otro gasto reembolsable, pero conozca las políticas de su compañía para que no exceda los límites establecidos en los costos de entretenimiento.

Conozca también la política de su empresa sobre la concesión de créditos de millas aéreas. Varía. Algunas compañías permiten que los empleados acumulen millas de viaje de línea aérea que luego pueden usar para viajes familiares personales. Otros acumulan un banco de millas de viaje que utilizan para cubrir viajes de negocios de empleados adicionales. Una vez más, conocer las políticas de su empresa es crucial.

¿Cómo pagan los empleadores los gastos de viaje de los empleados?

Normalmente, las organizaciones pagan los gastos de viaje de los empleados de estas tres maneras.

Tarjetas de crédito de la empresa

Las tarjetas de crédito se emiten a los empleados que deben viajar con frecuencia por negocios. Los empleados pueden cobrar la mayoría de los gastos en que incurren en un viaje de negocios a la tarjeta de crédito de la empresa. Para el reembolso de gastos imprevistos, como propinas y comida rápida, los empleados deberán completar un informe de gastos cuando regresen de su viaje.

Las tarjetas de cargo son convenientes para los empleados, ya que no tienen que reunir el efectivo para pagar los gastos del negocio antes del reembolso. Sin embargo, infórmese sobre las políticas de su compañía; Es posible que aún tenga que entregar los recibos y otra documentación de respaldo, incluso cuando cargue estos gastos a una tarjeta de crédito.

Efectivo

Las organizaciones sin tarjetas de crédito de la empresa de los empleados requieren que los empleados completen un informe de reembolso de gastos por cada gasto mientras el empleado está en el camino. Por lo general, requieren recibos y algún nivel de justificación para cada gasto.

Solo en raras ocasiones una organización les pide a los empleados que paguen por los artículos de alto precio, como la tarifa aérea, y luego solicitan un reembolso. Una orden de compra de la compañía o una tarjeta de crédito de la compañía pagará grandes gastos por adelantado. Pero a los empleados a menudo se les exige pagar en efectivo los gastos diarios de viaje que luego se reembolsan.

Por día

Un pago diario es una asignación diaria de una cierta cantidad de dinero que un empleado recibe para cubrir todos los gastos. El empleado es responsable de tomar decisiones acertadas de gastos de viaje dentro de los parámetros de la cantidad de dinero que se le asigna diariamente.

Algunas compañías pagan directamente por el transporte y la vivienda, pero dan a los empleados que viajan diariamente una dieta para todos los demás gastos, incluidas las comidas y el transporte terrestre. Se sabe que los empleados subestiman los gastos para mantener el dinero extra de las dietas. Las empresas generalmente permiten esto.

El conocimiento sobre las políticas de gastos de viaje del empleador es responsabilidad del empleado

Se recomienda a los empleados que viajan por negocios que se mantengan al día sobre las políticas de viaje de la empresa y los costos cubiertos para el reembolso. Los gastos que caen fuera de las pólizas generalmente no son reembolsados ​​ni cubiertos.

Los recibos son requeridos por la mayoría de las compañías, excepto por aquellas que pagan un viático. Es probable que su empresa también tenga un formulario que esperan que los empleados utilicen para pagar los gastos de viaje.

Para mantenerse al tanto de los gastos reembolsables, a los empleados a menudo se les otorga una fecha límite en la cual deben presentar un informe de gastos y entregar los recibos correspondientes. El departamento de finanzas tendrá pautas que lo ayudarán a mantenerse actualizado.

Si tiene preguntas sobre lo que constituye un gasto de viaje apropiado en su organización, consulte con su gerente y Recursos Humanos. No quieres gastar el dinero y recibir una sorpresa más tarde.

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