Registros de empleados que los empleadores deben mantener

¿Quieres saber qué registros de empleados mantener como empleador? El empleador mantiene cuatro archivos de registro de empleados para cada empleado. Además, el empleador mantiene otros archivos de registro de empleados para todos los empleados.

Archivos de personal de registros de empleados

Se mantiene un archivo de personal para cada empleado. Estos archivos de personal contienen documentos confidenciales y son administrados y mantenidos por el personal de Recursos Humanos. Los archivos de personal son los principales registros de empleados utilizados por el empleador, el empleado y el gerente del empleado en algunas compañías.

En otros, y este es el enfoque recomendado, el acceso al archivo de personal del empleado está restringido a RH y al empleado bajo supervisión.

Los documentos típicos en un archivo de personal incluyen la solicitud de empleo, un formulario de contacto de emergencia familiar, un historial documentado de acciones disciplinarias, un currículum vitae, la aprobación del empleado del manual del empleado, las hojas de aprobación del empleador a voluntad, la evaluación periódica, la evaluación del trabajo o el desempeño plan de desarrollo, certificados de capacitación y evidencia de asistencia, e información de contacto personal actual sobre cada empleado.

No todos los archivos de personal contienen los mismos documentos, pero cada archivo de personal tiene algunos documentos que son iguales. La documentación del desempeño de un empleado no pertenece al archivo de personal a menos que justifique una acción disciplinaria, un premio o algún otro signo de logro sobresaliente. Dichas notas de desempeño cotidiano pertenecen al archivo que los gerentes mantienen para rastrear el desempeño, los objetivos y las contribuciones de sus empleados.

Archivos de nómina de registros de empleados

Los archivos de nómina también mantienen registros de empleados. Los archivos de nómina contienen un historial de los trabajos, departamentos, cambios de compensación, embargos, préstamos y otra información esencial del empleado para pagarle a un empleado y mantener una copia del historial de compensación del empleado.

El archivo de nómina también contendrá el historial de los formularios del gobierno, como el W-2, el W-4 y los documentos de retención de seguridad social completados por el empleado. El archivo también contendrá información de beneficios para empleados y permiso para retirar pagos del cheque de pago del empleado.

Archivos médicos de registros de empleados

El empleador también mantiene un expediente médico del empleado. Los registros del empleado en el archivo médico no están disponibles para nadie, excepto el personal designado de Recursos Humanos y el empleado cuyos registros se conservan en el archivo. Los archivos médicos contienen notas del médico, documentos de solicitud de FMLA, información sobre pruebas de drogas, información física requerida y otra documentación similar relacionada con la salud médica de un empleado o miembro de su familia.

Los archivos médicos, debido a la confidencialidad de los registros de los empleados, reciben el mayor grado de almacenamiento seguro y confidencialidad. Se recomienda que los archivos médicos se guarden en cajones de archivos cerrados que estén encerrados en una habitación a la que no puedan acceder los empleados que no sea el personal designado de Recursos Humanos.

Archivos I-9 de Registros de Empleados

Los archivos I-9 albergan registros de empleados que se mantienen para todos los empleados en un archivo que está separado de otros registros de empleados. Los empleadores mantienen este registro de empleados separado de otros registros de empleados para mantener la confidencialidad de los empleados de los funcionarios del gobierno y otras entidades que están autorizadas para revisar los I-9 del empleado.

Mantener los I-9 en una ubicación separada garantizará que, si se selecciona para una revisión del archivo Federal I-9, los empleados del gobierno no tendrán acceso a ningún otro registro sobre el empleado o su empleo en su organización con la excepción del Formulario I-9. Estas investigaciones aumentan cada año, así que asegúrese de que sus empleados hayan completado correctamente los formularios I-9 o puede estar sujeto a multas y posiblemente a una pena de cárcel.

Acceso a los registros de los empleados por los empleados

Los empleados pueden ver sus registros de empleados poniéndose en contacto con un miembro del personal de Recursos Humanos durante el horario laboral normal. Ningún empleado puede alterar o eliminar ningún documento de sus registros que deba verse en presencia de un miembro del personal de Recursos Humanos.

Debe tener una política de visualización de registros de personal de empleados en su manual para empleados y seguirla indiscriminadamente con respecto a las solicitudes de los empleados para ver sus archivos.

Si un empleado envía una solicitud por escrito para obtener una copia de sus registros de personal después de dejar su empleo, debe enviar una copia.

Ocasionalmente, se encontrará con un empleado que sospecha sobre qué tipo de registros de empleados retiene su departamento de Recursos Humanos. Estos son los empleados que tienen más probabilidades de solicitar una copia de sus archivos de empleados. Nuevamente, sin discriminación, haga una copia del archivo y envíelo. (Es probable que reciba comentarios de que el empleado se sorprendió por la poca documentación que retuvo el personal de Recursos Humanos).

En algunas jurisdicciones, es legal cobrar al empleado el costo de duplicar y enviar el archivo.