Lo que los empleadores no deben mantener en los archivos de personal

Los empleadores nunca deben colocar elementos particulares en sus registros generales de personal. El contenido de los archivos y registros del personal de su empleado es generalmente accesible para el personal de Recursos Humanos, el empleado y el gerente o supervisor del empleado en algunas compañías.

En otros, el acceso está limitado al personal de recursos humanos y los empleados pueden solicitar acceso a sus registros. Los abogados también pueden citar el contenido de los registros de personal para los juicios y las quejas de la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC). Un ex empleado también puede solicitar una copia de sus registros personales.

Las mejores prácticas hacen que solo los miembros del personal de Recursos Humanos puedan acceder al archivo de personal. Debe mantener los archivos de personal bajo llave en un área de almacenamiento que los haga inaccesibles para otros empleados.

Con todos estos usos potenciales y espectadores potenciales de los registros de personal de su empleado, un empleador debe cuidar de mantener la documentación objetiva e imparcial del historial de empleo de un empleado en los registros de personal de su empleado.

En consecuencia, deseará aplicar estas pautas generales a la documentación que conserva en los registros de personal de su organización.

Pautas para el contenido del archivo de personal del empleado

La información en los registros de personal debe ser objetiva.

Opiniones del supervisor o del personal de Recursos Humanos; notas al azar; chisme; rumores infundados; preguntas, informes o acusaciones de otros empleados que no se hayan explorado; alegatos no perseguidos, investigados y concluidos; y cualquier otra información no objetiva, comentario o nota debe ser excluida del archivo personal de un empleado.

Uno de los peores ejemplos de comentarios ofensivos que un gerente de recursos humanos encontró archivado en el registro de personal de un empleado, involucraba notas de la entrevista de un gerente de contratación. Uno dijo: "Posiblemente sea demasiado gordo para subir y bajar las escaleras según sea necesario". Imagine que el empleado, un abogado e incluso futuros empleados y supervisores leen comentarios como estos.

En otra compañía, el gerente encontró notas sin fundamento que los gerentes y otros habían colocado en los archivos del empleado, tales como "Mary está enojada porque no recibió un aumento de sueldo. Ralentizó su trabajo a propósito para vengarse de su gerente". ¿Ves el problema?

Los registros de personal deben asignarse cuidadosamente a sus ubicaciones de archivo apropiadas.

Determine un protocolo para los registros de personal de su empresa según las leyes estatales y federales, las leyes de empleo, como la Ley de responsabilidad y portabilidad de seguros de salud de 1996 (HIPAA), y las mejores prácticas de los empleadores.

Entonces, quédate con el protocolo. No desea buscar excusas médicas aleatorias en el archivo del personal cuando pertenecen a un archivo médico. Tampoco desea la justificación y justificación de la promoción de un empleado en el archivo de nómina.

Tampoco desea los registros de una decisión de contratación que implique una verificación de antecedentes o notas de las discusiones con los empleadores anteriores en el archivo de personal.

Los supervisores, gerentes y otros empleados que colocan la documentación en los registros de personal necesitan capacitación.

Cualquier persona que tenga acceso y pueda colocar documentos en el archivo del personal de un empleado necesita capacitación para escribir la documentación de manera adecuada.

Indicar en una reprimenda de un empleado que el empleado fue un completo obstáculo no le ganará a su personal, no registra ningún premio. Sin embargo, se sabe que los supervisores sin capacitación escriben declaraciones similares y las colocan en los archivos de personal de los empleados.

Mejor aún, limite el acceso a los archivos a su personal de recursos humanos que es responsable de los registros y sabe qué debe y no debe colocarse en un archivo de personal.

Equilibre la información que coloque en los registros de personal.

Incluya los aspectos positivos y negativos del historial laboral de un empleado. Con demasiada frecuencia, los registros del personal enfatizan cada ocurrencia negativa y pierden los componentes positivos que cada empleado experimenta. Piense en los aumentos, las promociones, las recompensas de excelencia y las copias de los elogios y notas de agradecimiento.

Reconozca la diferencia entre las notas personales de un supervisor sobre el personal de informes y los registros oficiales de la empresa.

Las notas del supervisor que se utilizan para mejorar el rendimiento, para hacer un seguimiento de los proyectos y el cumplimiento de los objetivos, y para determinar de manera justa los aumentos y los planes de desarrollo del rendimiento, por ejemplo, pertenecen al archivo privado de un supervisor, no a los registros oficiales del personal de la empresa.

Reconozca, también, la necesidad de capacitar a los supervisores sobre cómo tomar notas y mantener la documentación en su archivo de gestión. Los mismos criterios para hechos, no opiniones y ejemplos específicos, no rumores, se aplican a notas privadas.

Las notas privadas del supervisor pueden ser citadas en el caso de una demanda, por lo que se recomienda precaución incluso para notas privadas. No se recomienda la práctica de que los supervisores conserven copias de los registros que existen en el archivo oficial del personal del empleado en su archivo de administración.

La contratación de documentos y notas de la entrevista presenta un poco de dilema.

La mejor práctica es mantener un archivo separado para cada puesto que ocupe que incluya toda la documentación relacionada con el llenado de ese puesto desde la publicación del trabajo hasta las verificaciones de referencia. Los currículums, las cartas de presentación y las solicitudes de los solicitantes pertenecen a este archivo, excepto que debe mover la solicitud del empleado contratado al archivo de personal del empleado.

Este archivo tiene las listas de verificación oficiales y los formularios que buscan la representación imparcial de las calificaciones de un empleado potencial y respaldan su decisión de contratar al candidato más calificado. Las opiniones y notas del gerente de contratación que se tomaron durante el proceso de contratación no pertenecen a este archivo.

Recursos humanos puede recopilar estas notas para mantener la documentación completa sobre una decisión de empleo, pero no pertenecen a los registros de personal.

Documentación fáctica sobre decisiones de empleo.

Esta documentación incluye decisiones tales como la promoción, la transferencia a una oportunidad lateral y los aumentos de salario, y pertenecen a los registros de personal. Las opiniones del supervisor o de RR. HH. Sobre el empleado no lo hacen. La documentación oficial de medidas disciplinarias, como una advertencia por escrito, también pertenece al archivo personal del empleado.

Ejemplos específicos de documentación que no deberían estar en los registros de personal

La siguiente información no debe ser colocada en los registros de personal. La documentación puede requerir un archivo separado, puede ser clasificada como notas de supervisión o de gestión, o no debe ser guardada en absoluto por un empleador.

• Cualquier información médica pertenece al expediente médico.
• La información de nómina pertenece al archivo de nómina.
• Los documentos que incluyen los números de seguridad social de los empleados o la información sobre las clasificaciones protegidas de los empleados, como edad, raza, sexo, origen nacional, discapacidad, estado civil, creencias religiosas, etc., nunca deben guardarse en los archivos de personal.
• La documentación de supervisión con el fin de administrar el trabajo de un empleado, establecer metas, comentarios proporcionados, etc., debe archivarse en una carpeta privada, del supervisor o del gerente.
• El material de investigación que incluye la queja del empleado, las entrevistas con los testigos, la entrevista con el empleado, los hallazgos, las recomendaciones de los abogados y la resolución, además del seguimiento para garantizar que no haya represalias, debe residir en un archivo de investigación que esté separado de los registros de personal.
• Presente los formularios I-9 del empleado en un archivo o ubicación I-9, lejos de los registros de personal de los empleados.
• Coloque verificaciones de antecedentes, incluidos antecedentes penales, informes de crédito, etc., y los resultados de las pruebas de detección de drogas en un archivo separado al que los supervisores, gerentes y el empleado no puedan acceder. SHRM recomienda este archivo por separado o recomienda que esta información también se pueda archivar en el archivo médico del empleado.
• Los registros de igualdad de oportunidades de los empleados, como los formularios de autoidentificación y los informes gubernamentales, no deben guardarse en el archivo del personal ni en ningún lugar al que tenga acceso el supervisor.

Si sigue estas pautas, su organización está almacenando de manera efectiva el historial de empleo factible y de hecho y los registros de personal en los lugares apropiados.

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