Política de acceso a archivos del personal y enlaces a muestras

Todos los departamentos de Recursos Humanos mantienen registros extensos. La ley exige que RH mantenga muchos de ellos durante ciertos períodos de tiempo. Los empleados son conscientes de que estos registros existen (y algunos tienen la impresión de que el archivo los sigue de una compañía a otra, lo que no es cierto).

Debido a que los empleados saben que estos registros existen, querrán verlos de vez en cuando para ver qué contiene el archivo.

Al decidir cómo proporcionar a los empleados (y al acceso de empleados anteriores), tenga en cuenta cualquier ley que se aplique a su empresa. Muchos estados tienen leyes que requieren que una compañía ponga partes específicas del archivo a disposición de los empleados actuales y anteriores. Verifique con su abogado de empleo para asegurarse de que su política cumpla con todas las leyes.

La ley federal, por ejemplo, requiere que los registros relacionados con la Ley de Estadounidenses con Discapacidades se mantengan separados de los registros de personal. Si su compañía está sujeta a HIPAA, asegúrese de que su registro médico cumpla con eso también.

Es posible que tenga mucho margen de maniobra en lo que permite que los empleados vean en su archivo. Sin embargo, tenga en cuenta que incluso si determina que un empleado no puede tener acceso a cierta información, como verificaciones de referencia, en el caso de una demanda, esa información es visible.

Por lo tanto, pídale a su personal que registre las cosas con precisión y que respete la ley en todo momento. Los registros de los empleados no son el lugar para bromas internas o comentarios sarcásticos. Estos no van bien en un tribunal de justicia.

Como regla general, tener un controlador de acceso a los registros garantiza que los procedimientos se sigan y sean coherentes. No desea que un administrador de recursos humanos permita que las personas lleven sus registros a sus escritorios, mientras que otro se niega a acceder.

Requerir que todos pasen por una sola fuente ayuda a mantener las cosas consistentes y legales. Las leyes con respecto a los registros y la retención y el acceso a los registros son difíciles. Asegúrate de estar al día.

La política a continuación es un buen comienzo para su negocio, pero tenga en cuenta que las leyes locales y estatales pueden variar.

Ejemplo de política de acceso a los registros de empleados

Todos los empleados, antiguos empleados y representantes de los empleados pueden ver ciertos contenidos de su archivo de personal con aviso previo al personal de Recursos Humanos. Se pueden ver los documentos que se relacionan con las calificaciones de contratación del empleado, como la solicitud, la promoción, la acción disciplinaria y la transferencia. Además, el empleado puede revisar los formularios de aprobación de políticas y los registros de capacitación.

Los documentos que el empleado no puede revisar incluyen referencias o verificaciones de referencia, registros de cualquier investigación realizada por la gerencia, registros médicos, documentos relacionados con un procedimiento judicial, cualquier documento que viole la confidencialidad de otro empleado y documentos utilizados para la planificación del empleado.

Procedimiento

Un empleado que quiera revisar el contenido permitido de su archivo personal debe comunicarse con Recursos Humanos con 24 horas de anticipación (excluyendo los fines de semana). Los ex empleados, o personas desconocidas para el personal de Recursos Humanos, deben presentar una identificación y / o prueba de permiso para acceder al archivo de personal.

Los empleados deben revisar sus archivos de personal en presencia de un miembro del personal de Recursos Humanos.

Los empleados no pueden eliminar de la oficina ninguna parte del archivo de personal.

El empleado puede solicitar fotocopias del archivo o partes del archivo. Dentro de lo razonable, el personal de Recursos Humanos entregará fotocopias. Para realizar copias extensas, el empleado deberá pagar las fotocopias.

Si el empleado no está satisfecho con un documento en su archivo personal, en presencia del personal de Recursos Humanos, el empleado puede escribir una explicación o aclaración y adjuntarlo al documento en disputa. Bajo ninguna circunstancia el personal de Recursos Humanos o el empleado alterarán el documento real.

El empleado también puede solicitar que se elimine un documento del archivo de personal. Si la persona del personal de Recursos Humanos está de acuerdo, el documento puede ser eliminado. Si la persona del personal de Recursos Humanos no está de acuerdo, el asunto puede ser apelado de la manera prescrita en la Política de puertas abiertas de la compañía.

Es de esperar que esta política le haya resultado útil a medida que desarrolla su propia política de acceso a archivos de personal para su organización. Personalice la política para que se ajuste a las necesidades y la cultura de su organización.