Resumen de archivos de personal y política de archivo de muestra

Un archivo de personal es una documentación guardada de los empleadores sobre el historial y el estado de toda la relación laboral con un empleado individual. El empleador mantiene esta documentación de empleo en un archivo personal por tres razones.

• El empleador desea tener información precisa a mano y organizada cuando necesite acceder a la información por cualquier motivo. Los cambios en los contactos de emergencia, las direcciones de los empleados, el seguimiento de las evaluaciones de desempeño, las cartas disciplinarias, el reconocimiento de los empleados y los materiales de solicitud de empleo son ejemplos de los tipos de información a los que el empleador querrá acceder rápidamente.
• El empleador debe conservar la documentación sobre temas de personal, como la selección de empleados, el rendimiento, el historial de trabajo, la justificación de la remuneración y las aplicaciones de promoción interna, solo por mencionar algunas.

  Un reclamo de la EEOC, una demanda o incluso la necesidad de justificar la falta de un aumento o promoción a un empleado requiere que el empleador haya recopilado y retenido este tipo de documentación del empleado.

• Algunos registros de empleados son requeridos por los gobiernos federales o estatales para que los empleadores los mantengan. Organizar la información del empleado en un archivo de personal tiene sentido para el acceso y el cumplimiento legal y la preparación.

Tipos de archivos de personal

Un empleador generalmente mantiene varios tipos de archivos de personal, para uso comercial, para la confidencialidad de los empleados, para la privacidad médica y para el cumplimiento legal. No tengo conocimiento de ninguna ley que diga cuántos archivos debe conservar un empleador.

Sin embargo, existen muchas leyes y existen prácticas recomendadas de personal para la confidencialidad de los empleados, que rigen el contenido de los archivos de personal y quién tiene acceso a esa información. Estos son los archivos de personal que la mayoría de los empleadores en los Estados Unidos mantienen. (Las leyes y prácticas mundiales pueden diferir.)

• Archivo personal: Este es el archivo principal del empleado que contiene el historial de la relación laboral.
• Archivo de nómina: Desea mantener un archivo separado para todas las cuestiones de nómina con respecto al salario y los beneficios.
• Expediente médico del empleado: La Ley Federal de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud de 1996 (HIPAA) exige que los empleadores protejan los registros médicos de los empleados como confidenciales.
• Formularios de empleado I-9: Debe mantener un archivo separado para todos los formularios I-9 de empleados (no por empleado) ya que no desea que los empleados del gobierno, quienes están autorizados para revisar estos formularios en diversas circunstancias, revisen sus archivos principales y confidenciales de personal de empleados.

Acceso de los empleados a los archivos de personal

Los empleados pueden acceder a los archivos de personal de sus empleados bajo la guía y supervisión del personal de Recursos Humanos. Los archivos de personal de los empleados se consideran propiedad del empleador que tiene la responsabilidad de mantenerlos y protegerlos.

Política de archivo de personal de muestra

A continuación se muestra una política de archivo de personal de muestra para su uso en su empresa. Discute los diversos archivos que se recomiendan y quién debe tener acceso a cada archivo.

Política de muestra

La Compañía mantiene tres archivos de empleados para cada empleado.

UNA Archivo personal Se mantiene para cada empleado de (Nombre de su empresa). Estos archivos de personal contienen documentos confidenciales y son administrados y mantenidos por el personal de Recursos Humanos.

El acceso a este archivo está limitado al personal de recursos humanos y asume que el gerente de cada empleado mantiene su propio archivo con documentos relevantes para el desempeño laboral del empleado.

Los documentos típicos en un archivo de personal incluyen la solicitud de empleo, un formulario de contacto de emergencia familiar, un historial documentado de acciones disciplinarias, un currículum vitae, un manual del empleado y hojas de aprobación del empleador a voluntad, información personal actual y referencias de trabajo.

No todos los archivos de personal contienen los mismos documentos, pero cada archivo de personal tiene algunos documentos que son iguales.

Archivos de nómina También se mantienen; Los archivos de nómina contienen un historial de los trabajos, departamentos, cambios de compensación, etc. del empleado. El acceso al archivo de nómina está limitado al personal de contabilidad y recursos humanos adecuado.

Un expediente médico del empleado También se mantiene. El contenido del archivo médico no está disponible para nadie, excepto el personal designado de Recursos Humanos y el empleado cuyos registros se conservan en el archivo. En el nombre de su empresa, los archivos médicos reciben el mayor grado de almacenamiento seguro y confidencialidad.

Un empleado puede ver su archivo personal poniéndose en contacto con un miembro del personal de Recursos Humanos durante el horario laboral normal. Ningún empleado puede alterar o eliminar ningún documento de su archivo personal que debe ser visto en presencia de un miembro del personal de Recursos Humanos.

También conocido comoArchivos de empleados, registros de empleados, archivos de recursos humanos, documentación

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