Consejos para animar su reunión de empresa

¿Es usted el planificador de la reunión mensual o periódica de la empresa o departamento? Pueden ser aburridos si no tienes cuidado. Ya sabes que hacer. Un grupo de cabezas que hablan se alinean para dar información de la compañía a la gente. Sí, definitivamente lo felicitamos por celebrar esta reunión periódica.

Los empleados necesitan la información para alinearse con la dirección estratégica de la empresa. Quieren saber qué está sucediendo en toda la compañía, especialmente cuando la información toca su trabajo o el éxito general de la compañía. Están sinceramente interesados ​​en lo que está sucediendo en los distintos departamentos.

Por lo tanto, sus empleados están interesados, pero dales un descanso de las cabezas parlantes y los puntos de poder interminables. Las reuniones más efectivas atraen su atención con preguntas y respuestas que hacen pensar, audiovisuales y participación. Estos consejos te traerán éxito.

Lo que necesitas para una reunión exitosa

• Soporte de altavoz o mesa
• Micrófono
• Agenda
• Ayudas visuales
• Camara de video
• Trípode
• Dispositivo de codificación
• Tecnología de transmisión en vivo

10 consejos para mejores reuniones

1. Comience sus reuniones, presentaciones y sesiones de entrenamiento con un rompehielos o una actividad de calentamiento. En una reunión grande o una reunión corta, el rompehielos puede ser una sola pregunta que hace que la gente piense y hable con su vecino. Como ejemplo, haga una pregunta que haga que las personas levanten la mano. La duración del rompehielos depende de la duración de su reunión, por lo que debe planificar con prudencia.
2. Diversifica tus métodos de presentación. Si todos los oradores hablan a la audiencia, en formato de conferencia, incluso los jefes interesados ​​pronto asienten. Pida a las personas que hablen en grupos pequeños. Use materiales audiovisuales como videos, diapositivas y presentaciones de PowerPoint e imágenes. Si está hablando de un nuevo proceso de pintura, muestre a sus empleados antes y después de las piezas pintadas. Pase encuestas de clientes positivas y tarjetas de comentarios.

1. Invite a oradores invitados para la participación de la audiencia y la emoción. Sus clientes tienen mucho que decir a sus empleados sobre sus necesidades y requisitos de calidad. Una organización cliente que se asocia con asociaciones caritativas sin fines de lucro cuenta con oradores invitados de las organizaciones que reciben sus donaciones. Los oradores de las organizaciones que sus empleados apoyan financieramente son dinamita.
2. Fomente las preguntas para iniciar un diálogo. Pídales a las personas que escriban sus preguntas antes de la reunión y durante la reunión. Permita tiempo para las preguntas dirigidas a cada orador a medida que avanza. Si no puede responder la pregunta de manera inmediata y correcta, dígale a la gente que regresará cuando tenga la respuesta correcta. Si las preguntas exceden el tiempo, programe una reunión sobre el tema.

1. Una táctica de reunión exitosa, a menudo pasada por alto, pero crucial, es pedirle a cada orador que repita en voz alta cada pregunta que se le haga. La persona que hace la pregunta entonces sabe que el orador entendió la pregunta. Otras personas que asisten a la reunión también pueden escuchar y conocer la pregunta, no solo suponer la pregunta, tal vez incorrectamente, por la respuesta del orador.
2. Establezca metas para su reunión periódica. No puede presentar todos los aspectos del negocio de la compañía en una reunión de una hora. Por lo tanto, decida los temas importantes y oportunos y dedique tiempo a la reunión. Tenga en cuenta también los intereses de la mayoría de los asistentes. Recuerde que tiene otros métodos para comunicar información de la empresa que incluyen programas como Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype Empresarial, Flowdock, correo electrónico y mensajería instantánea. La comunicación de toda la información estratégica de la empresa no tiene que realizarse en una reunión.

1. Formule su agenda con cuidado. Identificar las necesidades e intereses de la mayoría de los participantes. Comience con las buenas noticias que harán que los asistentes se sientan bien.
2. Varíe el orden de los oradores en la agenda cada mes. No quieres que la gente se aburra con la igualdad. Distribuya los elementos comerciales necesarios en la agenda para que las personas no desconecten el final de la reunión o piensen que los elementos finales son menos importantes. Un artículo en el "Wall Street Journal", hace varios años, afirmaba que los gerentes de los EE. UU. Ahorrarían el 80 por ciento del tiempo que perdían en las reuniones si hacían dos cosas correctamente. Lo primero fue siempre tener una agenda. El segundo fue comenzar a tiempo y terminar a tiempo. Agregaré que debe permitir a cada orador la cantidad de tiempo necesaria para cubrir su tema. Manténgalos en su límite de tiempo, muy bien.

1. Organice el entorno físico para que las personas estén atentas al contenido de la reunión.Nadie debe sentarse detrás o al lado de sus altavoces. Asegúrese de que haya asientos para todos los asistentes, y si se requiere tomar notas, también debe escribir una superficie. Asegúrese de que las imágenes sean visibles y que las personas puedan escuchar. Es posible que necesite usar un micrófono. Puede pasar objetos o muestras alrededor de la sala para verlos. Si el tamaño de su reunión es demasiado grande para el entorno físico de su sala de reuniones, use la tecnología para transmitir la reunión en varias ubicaciones adicionales de salas de conferencias. Si bien ciertamente podría transmitir la reunión a las computadoras portátiles de las personas, esto niega el impacto positivo de la creación de equipos que fomenta la asistencia con otros empleados en varias salas de conferencias.

1. Nunca subestimes el poder de los alimentos en una reunión. La comida relaja el ambiente, ayuda a que las personas se sientan cómodas, ayuda a las personas a mantener niveles de energía positivos y fomenta la camaradería del equipo. Asegúrese de satisfacer las diversas necesidades de su grupo con la comida que sirve. Como ejemplo, ofrezca frutas y yogurt además de donas. Ofrezca hot dogs vegetarianos y kosher con los franks regulares.