Cómo planificar una reunión de empresa

¡Felicidades! Su compañía llevará a cabo una reunión para un grupo de empleados seleccionados de todos los niveles de la compañía. El CEO le ha dado la responsabilidad de Project Manager para el evento. Estos consejos y el plan de proyecto de muestra demuestran una forma en que un Gerente de Proyecto podría abordar la construcción del plan de proyecto para una reunión de la empresa o un proyecto igualmente complejo.

Pre-planea el proyecto

Tu primer paso es planificar el plan. Se comienza discutiendo el evento con las partes interesadas. Si esto se hizo el año pasado, ¿qué salió bien? ¿Qué salió mal? ¿Quién gestionó el proyecto y pueden ayudarlo a evitar las dificultades este año? Ya que el CEO le asignó el proyecto, ¿qué quiere él / ella fuera del evento? ¿Cuándo será el evento? ¿Dónde? ¿Cuál es el presupuesto?

Reúna toda la información que pueda. Este será el esqueleto sobre el que construirá el plan del proyecto.

Construir el equipo

¿Qué otros recursos necesita para que este proyecto sea un éxito? ¿Hay personas en otros departamentos que puedan ayudarlo a que este evento sea un éxito? ¿Qué necesitas hacer para conseguir ayuda? ¿Puedes preguntar o necesitas obtener la aprobación formal de su jefe? ¿Cuánto tiempo necesitas de ellos? ¿Qué habilidades específicas necesitas que proporcionen? ¿Puede alguien más proporcionar esa habilidad si la persona que desea no está disponible?

Dado que esta es una reunión de toda la empresa, ¿cómo puede ayudar HR? ¿Necesita ayuda del Departamento de Instalaciones? ¿Qué pasa con el Departamento de Marketing? ¿Necesita ayuda en esa área?

Planificar la agenda

Una vez que sepa cuánto durará la reunión, comenzará a completar los bloques de tiempo. ¿Necesita un altavoz de apertura? ¿Quien será? ¿Va a mantener a los asistentes juntos o los dividirá en grupos más pequeños para una parte del programa? ¿Cuántos otros oradores necesitarás? ¿Quién facilitará las sesiones más pequeñas si sales?

¿El evento durará más de un día? ¿Cómo cerrarás el primer día? ¿Cómo volverás a abrir el segundo día?

¿Cómo terminarás al final? ¿Necesita un discurso de cierre? ¿Cómo manejará la logística de las personas que se retiran del hotel si reserva uno?

Encuentra el espacio

Averigua cuánta gente viene. Luego, determina el espacio que necesitas. ¿Dónde se realizará el evento? ¿Hay espacio en la oficina corporativa o necesita un espacio más grande? ¿El CEO quiere que la reunión se celebre fuera del sitio para que las personas puedan concentrarse, o desea que se lleve a cabo en la oficina para minimizar el costo?

¿Qué propiedades en su área pueden proporcionar el espacio que necesita? ¿Es un hotel cerca del aeropuerto una buena opción para minimizar el tiempo de viaje de las personas que llegan de fuera de la ciudad o debería encontrar algo fuera de la ciudad que sea más tranquilo?

¿Qué cobran las diferentes sedes por sus instalaciones? ¿Qué incluyen y qué necesitarán comprar y haber traído? ¿Asignarán un individuo para que trabajes? ¿Cuál es su política con respecto a los materiales y personas del exterior?

Sacalo

Una vez que haya reunido las respuestas al menos a la mayoría de estas preguntas, puede comenzar a preparar el plan del proyecto. Recuerde que lo que estamos mostrando aquí es la lista de tareas del proyecto, la estructura de desglose del trabajo (WBS) solamente. No incluye ninguna de las dependencias entre tareas o las líneas de tiempo. Esos serían añadidos más tarde.

Plan de proyecto de reunión de empresa de muestra

En Cómo planificar un proyecto utilizando las herramientas básicas de la gestión de proyectos, discutimos el pensamiento detrás de la planificación de proyectos y el uso de habilidades de gestión de proyectos durante el proceso de planificación. Aquí es cómo una estructura de desglose de trabajo (WBS) del plan del proyecto puede buscar un proyecto para planificar una reunión de la empresa:

1. Pre-planear el proyecto

1. Determinar el presupuesto
2. Discuta con el CEO para establecer los objetivos del proyecto.
3. Póngase en contacto con el director del proyecto anterior (PM) para obtener consejos
4. Determine la lista de partes interesadas
5. Póngase en contacto con las partes interesadas para obtener información.
6. Establecer fecha preferida para el evento.
7. Determine cuántos oradores / presentadores se necesitan
8. Determine cuántos equipos de apoyo se necesitan
9. Determine cuántos empleados asistirán
10. Lista de lugares posibles para el evento

2. Construir el equipo del proyecto

1. Obtener representante de Marketing
2. Obtener representante de recursos humanos
3. Vea si Compras le asignará a alguien para ayudar
4. Pídale a Susan que se encargue de todos los detalles de los oradores
5. Obtener representante de Instalaciones
6. Programar la reunión de inicio del equipo de proyecto.

3. Desarrollar la agenda

Plan 3a Día Uno

1. Establecer hora de inicio
2. Establecer hora, organizar lugar y dotar de personal para el registro.
3. Establecer la duración de la sesión de la mañana
4. Establecer la longitud de los discursos
5. Calcular el número de oradores necesarios para la sesión de la mañana
6. Reclutar ponentes
7. Plan de descanso a media mañana (tiempo y duración)
8. Organice la renovación de la sala de conferencias durante el recreo (agua, basura, etc.)
9. Planifique la pausa para el almuerzo (hora, duración, ubicación, menú, quién paga)
10. Plan de sesión de tarde (duración, número de hablantes)
11. Reclutar oradores por la tarde
12. Plan Día uno cierre (hora, quien, duración)

Plan 2b día dos

1. Establecer hora de inicio
2. Establecer la duración de la sesión de la mañana
3. Calcular el número de oradores necesarios para la sesión de la mañana
4. Reclutar ponentes
5. Plan de descanso a media mañana (tiempo y duración)
6. Organice la renovación de la sala de conferencias durante el recreo (agua, basura, etc.)
7. Planifique la pausa para el almuerzo (hora, duración, ubicación, menú, quién paga)
8. Plan de sesión de tarde (duración, número de hablantes)
9. Reclutar oradores por la tarde
10. Discurso de clausura del plan (tiempo, quién, duración)
11. Organizar el horario de salida con el hotel.

4. Planifica el espacio

1. Determinar el número de asistentes.
2. Plano de disposición de los asientos (filas vs. mesas)
3. Calcular el espacio necesario
4. Investigue los lugares disponibles con esa cantidad de espacio (costos, ubicación, servicios incluidos)
5. Cuente el número de oradores por día y el total.
6. Determine la cantidad y el tipo de personal de apoyo necesario
7. Averigüe cuántos asistentes / oradores / personal necesitarán salas
8. Negociar costos y fechas con ubicaciones disponibles
9. Firmar contrato con la ubicación seleccionada

5. Publicar el evento

1. Finaliza todos los detalles con la ubicación del evento.
2. Asegúrate de que los asistentes sean notificados
3. Notificar a todos los oradores sobre el tema y el tiempo de presentación / día.
4. Notificar a todo el personal de soporte de deberes y turnos.
5. Obtener RSVPs de los asistentes
6. Notificar a los asistentes de reemplazo cuando sea necesario

6. Seguimiento

1. Obtener discursos en borrador de todos los oradores
2. Repasar los discursos finales.
3. Obtenga etiquetas con nombres para todos los asistentes, oradores, personal
4. Compra cualquier material y regalo para los asistentes.
5. Reconfirmar con la ubicación del evento

7. Revisar y calificar

1. Enviar encuesta de satisfacción a todos los asistentes.
2. Enviar encuesta de revisión a todos los ponentes
3. Enviar gracias a todos los oradores y personal
4. Celebrar una reunión de cierre con el equipo del proyecto.

Planificación adicional

La estructura de desglose del trabajo del plan del proyecto (WBS) anterior muestra una muestra para planificar una reunión de la empresa. Es sólo un esquema. El equipo del proyecto todavía tendría que trabajar en estos elementos y ampliar muchos de ellos. Además, tendrían que trabajar el tiempo necesario para cada tarea, la importancia relativa de las tareas y las interrelaciones / dependencias entre tareas.