¿Cuánto tiempo debe HR mantener archivos de empleados

Una de las cosas importantes de los Recursos Humanos es que tenemos toneladas de papeleo. Toneladas y toneladas y toneladas. Por supuesto, muchos de ellos son electrónicos en estos días, pero el principio permanece. HR hace mantenimiento de registros. Y, tenemos que mantener esos registros, pero ¿por cuánto tiempo?

Aquí están las pautas básicas para el mantenimiento de registros de recursos humanos. Sin embargo, recuerde que las leyes estatales pueden variar de estas pautas. Si las leyes estatales y las leyes federales entran en conflicto, mantenga siempre los registros basados ​​en el requisito más largo. Es mejor mantener algo durante demasiado tiempo que no lo suficiente.

Registros de contratación

Debe guardar todos esos currículums, notas de entrevistas, solicitudes y ofertas de trabajo, e incluso un registro de sus búsquedas a través de su sistema de seguimiento de solicitantes durante un año después de que se tomó la decisión de hacer una oferta de trabajo. Por lo tanto, si se entrevista a un solicitante y todo el proceso se prolonga durante tres meses, no es hasta que se toma la decisión final de contratación que el reloj comienza a funcionar.

¿Por qué tienes que hacer esto? Si alguna vez alguien cuestiona su decisión de contratación, deberá demostrar que no discriminó ilegalmente de ninguna manera, forma o forma. Las leyes como la Ley de Estadounidenses con Discapacidades, el Título VII y muchas otras requieren que demuestre que cumple con las normas. Mantener estos registros te ayuda a hacer esto.

Registros de prueba de drogas

Si necesita pruebas de drogas para el empleo previo, es parte del registro de contratación y debe conservar una copia de los resultados durante un año. Si realiza pruebas de drogas adicionales, ya sea debido a un incidente en el trabajo o como parte de un control aleatorio, también debe mantener estos registros durante un año. Sin embargo, si está sujeto a las regulaciones del Departamento de Transporte, entonces el plazo mínimo para los registros de pruebas de drogas es de cinco años.

Nómina / Timecards, etc.

La ley requiere que usted mantenga estos registros durante tres años, pero las demandas recientes significan que sería más inteligente para usted mantenerlos por más tiempo. Desea mantener un registro de cuánto le pagaron a cada empleado y cuántas horas trabajaron durante su permanencia en su empresa. Mantenga sus registros durante al menos cinco años después de que el empleado se haya ido, independientemente de la razón.

Por supuesto, para los empleados exentos no es necesario mantener registros de tiempo, ya que su salario es el mismo independientemente del número de horas trabajadas. Sin embargo, si alguna vez clasificó erróneamente a un empleado como exento cuando debería haber estado no exento, estos registros de horas trabajadas pueden guiarlo para pagar las horas extraordinarias debidas. Asegúrese de incluir la forma en que la empresa calculó el pago. Por ejemplo, debe hacer un seguimiento de si fue un salario normal, un salario más una comisión, horas extra, un trabajo por pieza o un pago directo por hora.

Debe hacer esto no solo para las cuestiones de pago e impuestos, sino que muchas otras decisiones dependen de la cantidad de horas trabajadas. Por ejemplo, la elegibilidad para FMLA depende de la cantidad de horas trabajadas en un año. Si tiene un empleado exento a tiempo parcial, es posible que desee considerar la necesidad de tiempo de grabación para determinar la elegibilidad de FMLA. También debe poder demostrar que pagó a sus trabajadores todas las horas que trabajaron.

Formulario I-9

Mantenga el Formulario I-9 del empleado, almacenado por separado de los registros de su personal, durante los tres años posteriores a la contratación del empleado y durante un año después de la terminación del empleo, lo que ocurra más tarde.

Información de beneficios de salud / pensión

Debe mantener los registros de sus planes para todos sus beneficios durante un mínimo de seis años. Los tribunales han sostenido que si un empleado lo demanda, diciendo que él o ella merece una pensión más alta, por ejemplo, es responsabilidad del empleador demostrar que no deben más, no la responsabilidad del empleado de demostrar que sí lo hacen. Guarde todas esas descripciones resumidas del plan.

Si tiene ex empleados que son elegibles para COBRA, extendiendo sus beneficios de salud, también debe mantener esos registros durante seis años solo para estar seguro. La ley no especifica la retención, pero como esto podría aplicarse bajo la Ley de Seguridad de los Ingresos de Retiro de los Empleados (ERISA), esta ley requiere la retención durante seis años. Para estar en el lado seguro, no tire esos discos.

Registros de FMLA

Cuando un empleado solicita FMLA, debe mantener ese rastro en papel, incluso si niega la licencia por tres años. Asegúrese de llevar un registro de la licencia de cada empleado, cuándo comenzó y cuánto tiempo se utiliza. Si el empleado tiene FMLA intermitente, asegúrese de realizar un seguimiento de cada licencia y documente la cantidad de horas utilizadas. Las fechas y el número de horas deben ser documentadas. Recuerde, la licencia intermitente se puede usar por unas pocas horas en un día, o unos pocos días en una semana. Documentar todo y mantener esos registros.

Recuerde, esta no es una lista completa y se aplica solo a los estatutos federales. Puede estar sujeto a leyes de retención de registros adicionales si, por ejemplo, usted es un contratista federal o su estado tiene estándares diferentes. En caso de duda, no lo tire.

Puede acceder a recursos adicionales sobre mantenimiento de registros e informes obligatorios en la Sociedad de Gestión de Recursos Humanos (SHRM).

Renuncia: Tenga en cuenta que la información proporcionada, aunque con autoridad, no garantiza la exactitud ni la legalidad. El sitio es leído por una audiencia mundial, y las leyes y regulaciones laborales varían de estado a estado y de país a país. Solicite asistencia legal o asistencia de los recursos gubernamentales estatales, federales o internacionales para asegurarse de que su interpretación legal y las decisiones sean correctas para su ubicación. Esta información es para orientación, ideas y asistencia.