Seguimiento de su proyecto sin gráficos de Gantt

Los diagramas de Gantt son una herramienta fantástica y muy útil para rastrear y coordinar todos los pequeños pasos que forman parte de un proyecto grande, pero pueden volverse abrumadores y desordenados, especialmente para las personas que no saben cómo leerlos. Intente usar un gráfico de Gantt para explicar su progreso a un cliente o colega en otro departamento, y es posible que tenga todo el desafío en sus manos.

Este no es el único desafío que presentan los gráficos de Gantt. Los datos en un diagrama de Gantt generalmente requieren un software especial para verlos y editarlos, e imprimirlos es casi siempre un desafío. Además, a veces solo desea centrarse en una pequeña parte de un proyecto sin sentirse abrumado por toda la información adicional.

Si bien los diagramas de Gantt son una gran solución, no son los únicos. Cuando necesite ver una muestra más pequeña de la información, o presentar una versión simplificada o parte de la información en una situación en la que un diagrama de Gantt no sería práctico, aquí hay cinco alternativas que podría usar.

Listas de tareas

Todos en la comunidad empresarial deben estar familiarizados y cómodos con una lista de tareas básicas. De hecho, organizarse es una de las mejores habilidades para un gerente de proyecto.

Una lista de tareas lleva la lista de tareas al siguiente nivel. Con una lista de tareas, puede agregar columnas adicionales para mostrar quién completará cada tarea, el estado de la tarea, las fechas de inicio y finalización y la probabilidad de que la tarea se complete a tiempo. Incluso puede agregar casillas de verificación para que los miembros de su equipo verifiquen a medida que se completen los elementos.

Hojas de calculo

Un gráfico simplificado en una hoja de cálculo es otra alternativa. Aún puede enumerar tareas a lo largo del lado izquierdo, y aún puede sombrear barras para mostrar su nivel de progreso y las fechas estimadas de inicio y finalización de las tareas.

Sin embargo, las hojas de cálculo pueden llevar mucho tiempo y actualizarse, por lo que no querrá usarlas como su solución total de gestión de proyectos. Sin embargo, para un informe de una sola vez simple para un cliente o administrador, una hoja de cálculo simplificada puede diseñar visualmente el proyecto de una manera que sea

Fácil de explicar y entender. También es una buena opción para seguir el progreso del proyecto.

Diagramas de flujo

Los diagramas de flujo, o diagramas de red, muestran las tareas del proyecto en el orden en que deben completarse. Los diagramas de flujo pueden ser tan simples o complejos como desee. Por ejemplo, puede o no desear enumerar información como la fecha de inicio y finalización de cada paso, el número de identificación de la tarea o

La locación. Tenga en cuenta que agregar demasiada información puede hacer que estos gráficos sean difíciles de leer.

Si bien muchas personas encuentran que los diagramas de flujo son más fáciles de leer y entender que los diagramas de Gantt, hacerlos puede ser una molestia. Además, a menudo son inadecuados para problemas grandes y complejos. Los diagramas de flujo son los mejores para presentar proyectos simples con tareas que progresan naturalmente de uno a

la siguiente, pero no debe utilizarse como una herramienta a largo plazo o para proyectos demasiado complejos.

Tableros kanban

¿Tiene su proyecto una gran cantidad de pasos que no necesariamente tienen que realizarse en orden secuencial? ¿Tiene varias personas trabajando en el mismo proyecto o las tareas se actualizan con frecuencia? Si es así, Kanban puede ofrecer la solución ideal para usted. (Obtenga más información sobre cómo funciona Kanban en la gestión de proyectos).

Con un tablero Kanban, cada tarea del proyecto se escribe en una nota adhesiva y se coloca en la columna apropiada, como "hacer", "en progreso" o "listo". A medida que se completa cada tarea, la nota adhesiva correspondiente se mueve a través del tablero hasta que todas las notas están en la columna "listo".

Este sistema organizativo es muy fácil de entender y modificar rápidamente, pero no es muy portátil, y tendrá que tener cuidado de que ninguna de las notas se caiga y se pierda.

Informes de estado

Los diagramas de Gantt son excelentes herramientas para rastrear sus proyectos, no necesariamente para comunicarlo. Si todo lo que necesita hacer es comunicar su progreso a un cliente, al patrocinador de su proyecto u otros miembros del equipo, un informe de estado puede ser su mejor opción. Además, muchos programas de software de administración de proyectos crearán informes de estado simplificados y fáciles de entender con solo unos pocos clics del mouse, lo que le ahorrará tiempo y energía.

Los diagramas de Gantt son muy prácticos para realizar un seguimiento de todas las tareas que forman parte de un proyecto grande, pero no siempre son los mejores para comunicar esta información a otros, especialmente a aquellos que no están acostumbrados a leerlos.

Tienes otras alternativas. Pruebe una de estas cinco alternativas de Gantt chart usted mismo. Puede sorprenderse gratamente por el tiempo que puede ahorrar.