Respuestas a las preguntas de la entrevista sobre cómo manejar un alto volumen de llamadas

Cuando solicite un puesto administrativo o de oficina, una pregunta típica de la entrevista de trabajo será "¿Se siente cómodo utilizando un sistema telefónico con múltiples líneas y manejando un gran volumen de llamadas telefónicas?"

Claramente, desea expresar que está cómodo con varias líneas telefónicas. Es más fácil si ha manejado altos volúmenes de llamadas en el pasado, pero incluso si no ha tenido esa experiencia, aún puede responder la pregunta de manera segura.

Ejemplos de las mejores respuestas

Aquí hay ejemplos de respuestas de entrevista que puede editar para adaptarse a sus experiencias personales y antecedentes:

• Sí, me siento cómodo usando múltiples líneas telefónicas con un alto volumen de llamadas y lo he hecho en el pasado. Puedo mantener las conversaciones separadas y tratar con los clientes de una manera amistosa y eficiente.
• No he manejado directamente varias líneas telefónicas, pero comprendo la importancia de ser cortés y eficiente, y aprendo rápidamente.
• Entiendo que el contacto telefónico es a menudo la primera interacción que un cliente tiene con la compañía, y la primera impresión es extremadamente importante. Es fundamental mantener un trato amable y profesional en el teléfono en todo momento.

Redacción de sus respuestas sobre los sistemas telefónicos

Comience por examinar la descripción del puesto de trabajo que ha solicitado y haga coincidir sus calificaciones con el puesto. ¿Se puede entregar un volumen alto si se cumplen los requisitos? Si es así, puede estar seguro de que el entrevistador le preguntará acerca de su capacidad para manejar todas esas llamadas. Incluso si los requisitos no establecen explícitamente la capacidad de manejar un gran número de llamadas telefónicas, puede apostar a que se producirá durante la entrevista de todos modos.

Mire sus trabajos actuales y anteriores y haga una lista de los sistemas telefónicos que ha utilizado. Piense también en cualquier trabajo no remunerado o voluntario, trabajos de estudiantes y trabajos de capacitación que tuvo donde contestó el teléfono. Es posible que desee tomar notas sobre los teléfonos de cada elemento de su currículum para ayudarlo a guiar sus respuestas a las entrevistas.

¿Qué sistema telefónico utiliza el trabajo?

Es posible que desee hacer una pequeña investigación antes de la entrevista para ver qué sistema telefónico se usa en la oficina. Eso puede ayudarlo a prepararse para una respuesta a la pregunta. Si no ha usado ese sistema en particular, el hecho de que haya explorado cómo funciona aún debería causar una buena impresión en el entrevistador.

Pero, ¿cómo sabes qué sistema usan? Puede preguntarle a la persona que programó la entrevista con usted. También debe tener en cuenta qué teléfonos se están utilizando cuando llega para la entrevista (si puede verlos). Preste atención a cómo se contesta el teléfono si realiza una llamada para confirmar la hora y el lugar de la entrevista, esto le dará una idea de lo que se espera.

Aquí hay una lista de preguntas que puede esperar que le hagan sobre sus experiencias con los sistemas telefónicos:

¿Qué sistemas telefónicos has usado?

Hay varios sistemas y es posible que no recuerdes cuáles usaste. Puede ponerse en contacto con sus empleadores o colegas anteriores y preguntar. Espere que le hagan alguna de las siguientes preguntas:

• ¿Qué marcas eran?
• ¿Qué modelos de teléfonos has usado?
• ¿Cuántas líneas telefónicas manejaste en cada una?
• ¿Cuál fue el volumen habitual de llamadas cada día?
• ¿Con qué frecuencia tuvo más de una persona a la vez?
• ¿Usaste unos auriculares?
• ¿Usaste un altavoz?
• ¿Usaste un sistema telefónico de conferencia?
• ¿Usaste un sistema de video teléfono?

¿Qué habilidades telefónicas has usado?

Es posible que desee retocar su currículum para incluir cualquiera de estas habilidades, si las tiene. Además, su entrevistador puede preguntar sobre estas habilidades:

• Poner en espera a las personas que llaman
• Llamadas de detección para el supervisor
• Poner llamadas a supervisor
• Transferencia y reenvío de llamadas
• Llamadas de conferencia: configurarlas, colocarlas, gestionarlas, participar en ellas
• Gestión de correo de voz
• Tomando mensajes

Las habilidades telefónicas de servicio al cliente que ha utilizado

El manejo de un gran volumen de llamadas incluye más que presionar los botones correctos. Necesitará expresar qué tan bien puede manejar a las personas que llaman también. Piense en estas habilidades de servicio al cliente antes de comenzar su entrevista:

• Tratar con personas enojadas o frustradas
• Teléfono de primera línea que responde a una oficina grande, transfiriendo a las personas que llaman a sus contactos previstos
• Uso de modales comerciales apropiados y lenguaje en el teléfono.
• Manejo cortés y respetuoso de las llamadas hacia y desde ejecutivos y clientes de nivel superior