¿Qué pertenece en un archivo de personal del empleado?

El archivo de personal del empleado es el archivo principal del empleado que contiene el historial de la relación de empleo desde la solicitud de empleo hasta la entrevista de salida y la documentación de terminación de empleo. Solo el personal de Recursos Humanos y el supervisor y gerente inmediato del empleado pueden tener acceso a la información en el archivo del personal del empleado, y nunca abandona la oficina de Recursos Humanos.

El archivo del personal del empleado generalmente se almacena en un archivador cerrado, a prueba de incendios, en un lugar cerrado al que puede acceder el personal de Recursos Humanos. La confidencialidad de la información del empleado en el archivo de personal es de suma importancia.

De todos los archivos de empleados mantenidos por la empresa, el personal, el supervisor o el personal de Recursos Humanos acceden con más frecuencia al archivo de personal del empleado para obtener información.

Consideraciones sobre el contenido del archivo del personal del empleado

Los principios fundamentales y las preguntas que se deben tener en cuenta al presentar cualquier documento en un archivo de personal del empleado son estos.

• ¿Necesitará el empleador un documento en particular para justificar las decisiones si el empleador fue demandado? ¿Necesitaría el empleador el documento en un tribunal de justicia?
• ¿El empleado sabe y comprende que el documento se archivará en su archivo personal? En la mayoría de los casos, los empleadores deben hacer que el empleado firme el documento, no para expresar un acuerdo con el contenido del documento, sino para reconocer que están al tanto y han leído el documento.
• No se deben colocar sorpresas, opiniones o notas personales sobre el empleado en un archivo personal del empleado. Solo los hechos, sin pensamientos especulativos, pertenecen a un archivo de personal del empleado.

Contenido de un archivo de personal del empleado

Las siguientes son recomendaciones sobre la documentación que un empleador debe guardar en un archivo de personal del empleado.

Historial de empleo

• Aplicacion de trabajo
• Currículum
• Letra de cubierta del curriculum vitae
• Verificación educativa
• Verificación de empleo
• Carta de rechazo
• Posición de la descripción del trabajo
• Registros de análisis de trabajo
• Carta de oferta de trabajo o contrato de trabajo.
• Acuerdo de agencia de empleo o agencia de trabajo temporal, si se usa
• Información de Contacto en caso de Emergencia
• Formulario de acuse de recibo del manual del empleado firmado que muestra el recibo del manual del empleado
• Lista de verificación de la orientación para nuevos empleados que muestra los temas cubiertos y por quién
• Cualquier acuerdo de reubicación y documentación.
• Cualquier contrato, acuerdo escrito, recibo o acuse de recibo entre el empleado y el empleador (como un acuerdo de no competencia, un contrato de trabajo o un acuerdo relacionado con un automóvil proporcionado por la compañía)

• Formularios oficiales de vida del empleo que incluyen solicitudes de transferencia, ascensos, solicitudes de empleo internas, etc.
• Cualquier otra documentación relacionada con el empleo.

Desarrollo del desempeño de los empleados, planes de desarrollo y mejoras

• Copias de cualquier evaluación de desempeño utilizada o planes de desarrollo de empleados.
• Autoevaluaciones de empleados
• Registros de cualquier sesión de asesoramiento formal.
• Notas sobre la asistencia o tardanzas.
• Documentación del plan de mejora del rendimiento.
• Informes de acciones disciplinarias.
• Reconocimiento de empleados presentado como certificados, cartas de reconocimiento, etc.
• Sugerencias y recomendaciones formales de los empleados, respuestas de la organización.
• Registros de entrenamiento
• Solicitudes de formación.
• Evaluaciones de competencias
• Clases de entrenamiento o notificaciones de sesiones o horarios.

• Evaluaciones de necesidades firmadas
• Informes de gastos de formación.
• Quejas de clientes o compañeros de trabajo

Registros de terminación de empleo

• Carta de renuncia del empleado.
• Salir de la documentación de la entrevista.
• Notificación de cobra
• Lista de verificación de finalización de empleo
• La contabilidad final de todos los aspectos del empleo del empleado, como el cheque de pago final, el pago de vacaciones, la devolución de la propiedad de la empresa, etc.