Secretario de archivo Descripción del trabajo: Salario, habilidades y más

Los secretarios de archivos mantienen el orden y el control de los registros y documentos escritos, incluida la correspondencia y las facturas. A veces también organizan y mantienen datos electrónicos, aunque otros empleados pueden encargarse de esto por su cuenta sin la necesidad de asistencia externa. En cualquier caso, el trabajo implica el uso de un sistema prescrito, ya sea numérico o alfabético, para garantizar que la información pueda ubicarse rápidamente cuando sea necesaria.

Aproximadamente 135,000 empleados de archivos trabajaron en los EE. UU. En 2016. Trabajan en servicios de salud, servicios sociales y en varios despachos profesionales, como bufetes de abogados, básicamente cualquier negocio que genere muchos papeles y documentos.

Deberes y Responsabilidades del Secretario de Archivos

Las empresas grandes y pequeñas tienen armarios, cajones, habitaciones o incluso almacenes designados donde se almacenan los archivos de casos, documentos e información. Los empleados de archivo son responsables de mantener estos espacios. También pueden asumir algunas otras responsabilidades:

• Desarrollar y mantener sistemas de archivos organizados.
• Crear, procesar y mantener registros de archivos.
• Archivar y recuperar documentos para otro personal.
• Prepare los registros para el almacenamiento fuera del sitio.
• Mantenga registros de la sala de archivos para rastrear la ubicación de los archivos en toda la empresa.
• Deseche los archivos de acuerdo con los horarios de retención de documentos establecidos.

Empleado de archivo Salario

Esta es a menudo una posición de nivel de entrada y la paga refleja eso.

• Salario anual mediano: $ 30,120 ($ 14.48 / hora)
• Top 10% del salario anual: Más de $ 48,340 ($ 23.24 / hora)
• Salario anual inferior al 10%: Menos de $ 20,290 ($ 9.76 / hora)

Educación, Formación y Certificación

Los estándares educativos no son altos para esta profesión, y la mayoría de la capacitación ocurre en el trabajo.

• Educación: Un diploma de escuela secundaria o su equivalente suele ser necesario, aunque algunos que trabajan en estos puestos tienen títulos universitarios y avanzados. Alrededor del 11% tiene certificados de educación postsecundaria.
• Formación: Alguna experiencia laboral en un campo similar puede ser muy útil. La capacitación en el trabajo generalmente implica trabajar con un empleado más experimentado durante tres a 12 meses.

File Clerk Habilidades y competencias

Trabajar como empleado de archivo requiere fuertes habilidades de organización y comunicación. La atención al detalle también es importante. Se les puede pedir a los empleados de archivos que realicen levantamientos pesados ​​ocasionales de cajas de archivos y documentos. Otros rasgos y habilidades pueden ser vitales también:

• Comprensión lectora: Una buena parte de esta posición implica derivar la naturaleza de un documento a partir de su contenido para ubicarlo en un lugar donde sea lógico que otros lo busquen.
• Habilidades de escuchar: Esto es importante para comprender las necesidades de los compañeros de trabajo y para implementar sus sugerencias.
• Habilidades de pensamiento crítico: La lógica y las habilidades de toma de decisiones pueden ser clave para clasificar rápidamente varios documentos y determinar qué hacer con ellos.

Perspectiva de empleo

Los empleados de archivo no tienen una perspectiva profesional particularmente brillante. Se espera que esta profesión disminuya en aproximadamente un 2% desde 2016 hasta 2026. El almacenamiento de datos tecnológicos está creciendo en capacidad y uso, haciendo que los empleados de archivos humanos queden obsoletos.

Ambiente de trabajo

Como empleado de archivo, obtendrá una visión interna de cómo opera un departamento de registros de abogados. También tendrá la oportunidad de conocer e interactuar con muchos niveles de personal de bufetes de abogados.

Horario de trabajo

Estos trabajos generalmente se mueven en conjunto con las horas regulares de oficina. Cuando una oficina está abierta para los clientes y hay otro personal presente, se espera que esté disponible un empleado de archivo. Además, la cantidad de documentación producida puede ser significativa según el tamaño y la naturaleza de la empresa o empresa. Es posible que los empleados de archivos tengan que trabajar a tiempo completo para mantenerse al día con el flujo, pero esto no quiere decir que los trabajos a tiempo parcial no estén disponibles. Normalmente no se requiere tiempo extra.

Comparando trabajos similares

Trabajos similares están disponibles en campos distintos al típico escenario de oficina profesional. Estos son algunos, junto con su salario medio anual a partir de 2017. Sin embargo, muchos requieren educación y capacitación más extensas.

• Técnico de registros médicos: $139,180
• Bibliotecario: $58,520
• Empleados de contabilidad: $39,240