Aprenda cómo solicitar una transcripción para una solicitud de empleo

Cuando solicite un empleo, un empleador puede solicitar una copia de su expediente académico de escuela secundaria, universidad o posgrado como parte de su solicitud de empleo. Revise la información sobre las transcripciones oficiales, las transcripciones no oficiales, cómo solicitar las transcripciones y cómo proporcionar copias a los posibles empleadores.

Transcripciones oficiales

Una transcripción oficial es una lista de las clases tomadas por un estudiante, junto con las calificaciones y el GPA (Promedio de calificaciones). Una transcripción enumera todos los cursos y calificaciones recibidos, especializaciones, concentraciones, honores y cualquier título obtenido por un estudiante. La mayoría de los estudiantes pueden acceder a una transcripción no oficial en el portal en línea de su escuela, pero la mayoría de los empleadores requieren un documento más oficial.

Un expediente oficial se emite generalmente por la oficina de orientación o el registro de la escuela con un sello o firma oficial. Aquí le indicamos cómo solicitar una copia de su transcripción oficial.

Transcripciones no oficiales

Las transcripciones que hayan sido manejadas por estudiantes o cualquier otra persona en ausencia de un sello o sobre cerrado se consideran no oficiales. Las transcripciones no oficiales se imprimen en papel regular y, por lo general, son gratuitas y de acceso instantáneo.

Las transcripciones no oficiales a menudo se pueden usar como un marcador de posición temporal mientras se espera que llegue la transcripción oficial. Estas transcripciones seguirán describiendo los cursos y los créditos de transferencia, la posición académica, la acción disciplinaria, los honores y cómo los cursos se alinean con ciertos grados y trayectorias profesionales. En el caso de una educación incompleta o de esperar las calificaciones finales, las transcripciones no oficiales incluirán el CIP (curso en curso) para describir un curso que aún no ha recibido una calificación.

Si se solicita una transcripción no oficial, es aceptable enviar una fotocopia de un informe de calificación o una copia descargada de la transcripción, siempre que contenga todos sus cursos, calificaciones y GPA.

Cómo solicitar una transcripción oficial

Cuando los empleadores requieren un expediente académico oficial, el estudiante o el alumno debe solicitarlo y enviarlo directamente desde la escuela secundaria o la universidad. La institución emisora ​​normalmente lo enviará directamente al empleador para evitar cualquier posible manipulación del documento. Una transcripción puede considerarse nula o fraudulenta si el sello se rompe o se abre antes de que el empleador lo reciba.

Los estudiantes de secundaria y graduados deben comunicarse con la oficina de orientación, y los estudiantes universitarios y graduados deben comunicarse con el registrador para que se les envíe un expediente académico oficial. Muchas escuelas requieren que los alumnos no tengan saldos pendientes adeudados a la escuela. Si los hay, se reservan el derecho de retener sus transcripciones oficiales hasta que el saldo haya sido pagado.

Algunas escuelas requieren una solicitud por escrito antes de emitir el documento, pero muchas ofrecen una alternativa electrónica. Ambas formas de solicitud pueden requerir que el estudiante divulgue prueba de identidad con firmas, número de seguro social, números de identificación del estudiante y fecha de asistencia.

Las transcripciones oficiales generalmente se emiten con una tarifa nominal de $ 5 a $ 30, excluyendo el envío, dependiendo de la institución.

Ley de privacidad y derechos de educación familiar

La Ley de privacidad y derechos de educación familiar (FERPA) otorga a los estudiantes el derecho de acceder a sus registros educativos, independientemente de los obstáculos que les impidan obtenerlos en persona. Los colegios y universidades deben proporcionar a los estudiantes una copia de sus registros educativos, incluso si el estudiante no vive en el área o no puede visitar la escuela en persona.

Aunque muchas escuelas prefieren que los estudiantes envíen una solicitud formal y en persona para una transcripción, FERPA les exige que envíen por correo o envíen documentos de educación, independientemente de la proximidad del estudiante. Sin embargo, esta copia no necesita ser una transcripción oficial, y la ley no requiere que las instituciones envíen nada a proveedores externos o empleadores.

Ejemplos:

• ABC Corporation requiere un currículum, una carta de presentación, una muestra de escritura y una transcripción oficial de los solicitantes para el programa de capacitación en administración.
• La compañía solicitó una transcripción oficial además de una copia del título para garantizar que los candidatos tuvieran los antecedentes adecuados para el puesto.
• John envió una copia de su transcripción no oficial al gerente de contratación como representante hasta que llegó la transcripción oficial.