3 escenarios cuando la comunicación en línea no está bien

Hay tantas maneras de comunicarnos en línea. Hay correo electrónico, mensajes de texto o mensajes a través de una de las muchas aplicaciones que lo admiten. Pero usar el correo electrónico o los mensajes no siempre es la forma más efectiva de comunicarse.

En determinadas circunstancias, debes evitarlos. Claro, es fácil esconderse detrás de tu computadora y decir lo que quieres decir a través del teclado. Pero a veces necesitas salir al mundo y usar tu voz.

Aquí hay tres situaciones en las que sería mejor si no pulsaras enviar.

Evitar los golpes Enviar para resolver conflictos

Todos hemos sido parte de un correo electrónico o cadena de mensajes entre dos partes que intentan resolver un problema. A veces, puede que sea uno de los dos participantes principales o tal vez sea simplemente una de las muchas personas que alguien se sintió obligado a incluirlo.

Con cada respuesta de correo electrónico o mensaje, el problema se intensifica. Al final, lo que quizás era un problema relativamente pequeño se ha vuelto mucho más grande. Esto generalmente resulta en una reunión cara a cara entre las dos partes, así como un supervisor o gerente para resolver el conflicto.

En lugar de utilizar el correo electrónico o la mensajería para resolver conflictos, llame a la persona o programe una reunión cara a cara. Si es el destinatario de un correo electrónico o un mensaje de otra persona que intenta resolver un problema, resista la tentación de responder por correo electrónico. Levante el teléfono o diríjase a la oficina de la otra persona y diga: "Recibí su correo electrónico y pensé que sería mejor si discutiéramos esta situación individualmente en lugar de hacerlo por correo electrónico. ¿Tiene unos minutos para hablar?"

Si el correo electrónico es su única opción, no copie a otras personas en él. Si lo hace, se intensifica el problema. Si se encuentra en el extremo receptor de dicho correo electrónico, no haga clic en "responder a todos". Simplemente responda solo a la persona que envió el correo electrónico. Si responde "responder a todos", su respuesta debe decir: "Aprecio que me haya llamado la atención sobre esta situación. Le llamaré en un minuto para discutir". Esto alertará a todos los que han sido copiados de que usted se está ocupando de la situación uno a uno.

Evita golpear el envío cuando estés molesto

Después de una situación o interacción perturbadora, lo que necesitamos es un período de enfriamiento. El correo electrónico y los mensajes no se prestan a esto; Es instantáneo por diseño. En cambio, una vez que se haya calmado, llame o visite a la persona para hablar sobre la situación. Si se encuentra en el extremo receptor de un correo electrónico mordaz, evite las ganas de responder. Tómese tiempo para calmarse y luego llame a la persona y pida hablar en persona.

En el futuro, decida de antemano que nunca usará el correo electrónico ni los mensajes cuando esté molesto. Haz de este un pacto no negociable contigo mismo.

Si siente la necesidad de escribir algo cuando está molesto, escriba un mensaje a mano. No lo ingrese en el correo electrónico aunque no tenga la intención de enviar el mensaje. Usted no sería la primera persona que accidentalmente presionó el botón "enviar" en lugar del botón "guardar".

Evitar los golpes Enviar a enviar malas noticias

A nadie le gusta recibir malas noticias y recibirlas por correo electrónico o un mensaje puede agregar sal a la herida. ¿Alguna vez le ha enviado un correo electrónico a un cliente para informarle que su pedido se retrasó?

Si la respuesta a cualquiera de estas preguntas es sí, deje de usar el correo electrónico o los mensajes para comunicar malas noticias. El uso de correo electrónico o mensajes para comunicar malas noticias puede enviar el mensaje de que no le importa o que el problema no es lo suficientemente importante como para justificar su atención personal. Cuando utiliza el correo electrónico o los mensajes para comunicar malas noticias, no tiene forma de juzgar la reacción de la persona. Lo más probable es que la gente se sienta decepcionada o molesta. Si no está transmitiendo las noticias en persona, sus sentimientos de decepción pueden aumentar y crear una situación aún peor.

Por último, cuando utiliza el correo electrónico o los mensajes en este escenario, aparece cobardemente. Los clientes, compañeros de trabajo, jefes y amigos aprecian a las personas que tienen el coraje de comunicar malas noticias en persona.

Si no está seguro de si su mensaje califica como una mala noticia, pregúntese: "¿Deseo recibir un correo electrónico o un mensaje con este tipo de noticias o preferiría que me lo comuniquen personalmente?". Entonces actúa en consecuencia.

Si bien no hay duda de que el correo electrónico o los mensajes son un medio de comunicación rápido y eficiente, no siempre es el adecuado. Siga las pautas anteriores y evite usar el correo electrónico o el mensaje cuando sea inapropiado hacerlo.