¿Qué es un sistema de información de recursos humanos?

El Sistema de Información de Recursos Humanos (HRIS) es un software o solución en línea para las necesidades de ingreso de datos, seguimiento de datos e información de datos de las funciones de Recursos Humanos, nómina, administración y contabilidad dentro de una empresa. Es útil para todos los procesos que desea rastrear y de los cuales espera recopilar datos útiles y útiles.

Normalmente empaquetados como una base de datos, cientos de compañías venden algún tipo de HRIS y cada HRIS tiene capacidades diferentes. Elija su HRIS cuidadosamente en función de las capacidades que necesita en su empresa. A medida que HRIS se ha vuelto cada vez más sofisticado, la elección se ha convertido en suficiente para paralizar prácticamente un departamento de recursos humanos.

Ver a una compañía de tecnología, donde existen expertos en informática, pasar por tres sistemas HRIS diferentes en diez años antes de finalmente decidirse por su sistema actual, fue una educación en su complejidad. Esta es la razón por la cual elegir un HRIS es una tarea importante para un negocio.

Consideraciones clave al mirar sus opciones de HRIS

La selección de un HRIS es una situación estresante ya que existen tantas opciones. Elegir las mejores opciones para sus necesidades en su empresa es un desafío. Vadear a través de la información proporcionada por cada sistema también es un desafío.

Los vendedores suelen ser comisionados que le pueden decir verbalmente que el sistema satisfará sus necesidades. Asegúrese de verificar esto con múltiples fuentes, incluidos los clientes actuales, los grupos de discusión en línea, LinkedIn, otros miembros de SHRM y las revisiones de Google.

Estos son los otros factores a considerar al seleccionar su HRIS.

• Recuerde que incluso si su compañía es hoy solo de unas pocas personas, puede tener el doble de muchas o incluso 10 veces más que muchos empleados en el futuro, así que elija un sistema que pueda crecer con su negocio.
• Otro factor clave que debe tener en cuenta es que muchos HRIS son capaces de lograr solo una parte de lo que necesita lograr con la automatización. En estos casos, querrá asegurarse de que los componentes de cualquier complemento o sistema adicional funcionen juntos sin problemas. Nuevamente, no tome la palabra del vendedor sobre los sistemas que trabajan juntos. Haz tu investigación.

• Verifique también para ver qué tipos de capacitación y soporte continuo están disponibles para su personal. También debe asegurarse de que las promesas del consultor de ventas sobre la capacitación y el seguimiento después de la compra estén escritas en su contrato para comprar el HRIS. Y, consulte con otras organizaciones para asegurarse de que su compañía seleccionada tenga un historial de soporte continuo y útil.

Funcionalidad esperada de mejores opciones de HRIS

Por lo general, los mejores sistemas de información de recursos humanos (HRIS) proporcionan en general:

Gestión de toda la información del empleado:

Los datos como nombres, títulos, direcciones y salarios son un comienzo básico. Historial de salarios y posiciones, estructuras de informes, historiales de evaluación de desempeño y otra información crítica de los empleados.

Documentos relacionados con la empresa:

Esto incluye Artículos tales como manuales para empleados, procedimientos de evacuación de emergencia y pautas de seguridad.

Administración de beneficios:

Usted querrá la administración de beneficios, incluida la inscripción, los cambios de estado y la actualización de la información personal. En un sistema ideal, puede permitir que los empleados busquen y revisen su propia información, incluido el seguimiento de vacaciones.

Integración completa con la nómina:

Esta integración también incluirá otros sistemas financieros y contables de la compañía. Cuando estos están conectados, puede asegurarse de que los cheques de pago son correctos. Nunca hay una desconexión entre la tasa oficial de pago y la información que tiene la nómina. Si los sistemas no se integran, es fácil actualizar un salario en un sistema y no en el otro.

Seguimiento del solicitante y gestión de currículum:

Cuando su sistema no tiene problemas, el reclutador puede hacer clic en un botón contratado y toda la información del solicitante se transfiere al lado del empleado de las cosas. Esto ahorra mucho tiempo porque la entrada de datos y el papeleo prácticamente desaparecen.

Si un solicitante ingresa su propia información al momento de la solicitud, puede garantizar la exactitud. Si la carta de oferta se genera a partir del mismo sistema que el sistema de nómina, el salario coincidirá perfectamente y no hay malentendidos.

Planes de desarrollo del desempeño:

No solo es suficiente tener planes si se registran en un sistema central, luego pueden seguir fácilmente al empleado de una posición a otra. El liderazgo principal puede generar informes para ver dónde están las personas y qué planean sus jefes individuales en términos de planificación de la sucesión para sus futuros.

Acciones disciplinarias:

Es importante hacer un seguimiento de quién ha sido suspendido, degradado o se han tomado otras medidas negativas en su contra, incluso después de que el empleado se haya retirado de su organización. Cuando una compañía llama y solicita una referencia de ex empleado, es fácil para un administrador del departamento de recursos humanos buscar e informar si la persona es elegible para volver a contratarla.

Registros de entrenamiento:

Esto es especialmente importante en una empresa donde se requieren certificaciones y licencias. En otras empresas, es posible que los registros de capacitación no tengan ese nivel de importancia, pero es posible que la información sea útil a medida que desarrolla a sus empleados, un factor clave que desean obtener del trabajo.

En resumen, el HRIS que sirve más eficazmente a las empresas rastrea esta información:

• asistencia y uso de la PTO,
• los aumentos de sueldo y la historia,
• pagar las calificaciones y los puestos ocupados,
• planes de desarrollo del desempeño,
• entrenamiento recibido,
• Acción disciplinaria recibida,
• información personal del empleado, y ocasionalmente,
• Gestión y planes de sucesión de empleados clave.
• alto potencial de identificación de empleados, y
• Seguimiento de candidatos, entrevistas y selección.

Beneficios del derecho HRIS

Un HRIS efectivo proporciona información sobre casi cualquier cosa que la compañía necesite para rastrear y analizar acerca de los empleados, antiguos empleados y solicitantes. Su empresa deberá seleccionar un sistema de información de recursos humanos y personalizarlo para satisfacer sus necesidades. Si su compañía está en una ruta de crecimiento, elija un sistema que pueda crecer con usted.

Es bastante económico implementar un HRIS básico, pero asegúrese de que todo lo que implementa satisfaga las necesidades reales de su empresa. ¿Desea poder ejecutar informes de facturación? Publicar organigramas?

¿Permitir que los gerentes accedan electrónicamente a evaluaciones de desempeño anteriores? ¿Desea que todo se haga a través del departamento de recursos humanos o desea que los gerentes accedan a la información ellos mismos?

Con un HRIS adecuado, el personal de Recursos Humanos les permite a los empleados hacer sus propias actualizaciones de beneficios y abordar los cambios, liberando así al personal de Recursos Humanos para más funciones estratégicas. Además, se facilitan los datos necesarios para la gestión de los empleados, el desarrollo del conocimiento, el crecimiento y desarrollo de la carrera y la igualdad de trato.

Finalmente, los gerentes pueden acceder a la información que necesitan para respaldar legal, ética y efectivamente el éxito de sus empleados que reportan. Pueden ejecutar sus propios informes e ingresar planes en el sistema para ayudar con la sucesión.

El Sistema de Información de Recursos Humanos (HRIS) es un software o solución en línea para las necesidades de ingreso de datos, seguimiento de datos e información de datos de las funciones de Recursos Humanos, nómina, administración y contabilidad dentro de una empresa.

Normalmente empaquetados como una base de datos, cientos de compañías venden algún tipo de HRIS y cada HRIS tiene capacidades diferentes. Elija su HRIS cuidadosamente en función de las capacidades que necesita en su empresa.

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