Cómo elegir los recursos humanos Tecnología de la información

El sistema de información de Recursos Humanos (HRIS) es esencial para que las empresas administren sus planes de beneficios y la información de sus empleados. La tecnología de gestión de beneficios ya no es algo agradable, sino una necesidad de ayudar a los RR.HH. a gestionar tanto un mar de información como el dinero gastado en los planes de beneficios, ya que los RR.HH. se enfrentan a recursos limitados y datos en constante cambio.

Pero, ¿cómo saben Recursos Humanos y otros ejecutivos que están seleccionando la mejor tecnología de información de Recursos Humanos para administrar todos los detalles, y que la solución que seleccionen resistirá el paso del tiempo?

Las siguientes son las preguntas clave para hacer y responder en el proceso de selección de la tecnología de la información de Recursos Humanos.

¿Cuál es el grado de flexibilidad y escalabilidad que proporciona el software de tecnología de la información de recursos humanos?

Los profesionales de recursos humanos deben determinar si el software puede importar datos de múltiples hojas de cálculo de Excel, bases de datos y documentos en papel, y el nivel con el que puede interactuar con todo tipo de otros sistemas y datos necesarios.

El software debe poder captar y filtrar información de múltiples fuentes. Idealmente, este proceso también debería ser automatizado. Muchas soluciones de inscripción en línea requieren que los datos se manipulen manualmente antes de que pueda ir a un operador para actualizar sus sistemas. La automatización del formato de actualización, el programa de transmisión y el método de entrega pueden ayudar a eliminar los problemas de facturación y elegibilidad.

¿El software será capaz de acomodar las reglas de la compañía de RR.HH. y de los portadores de beneficios?

Un motor de inscripción realmente capaz evaluará cada actividad de inscripción y aplicará cualquier combinación necesaria de reglas, mensajes, solicitudes y opciones específicamente diseñadas para cumplir con los requisitos de elegibilidad exactos que se desean. El software debe adaptarse a cualquier regla de elegibilidad que tengan la empresa y los operadores.

¿Podrá la tecnología de la información de recursos humanos crecer y escalar con la organización?

El departamento de recursos humanos debe evaluar la capacidad de la tecnología para crecer a medida que la empresa contrata nuevos empleados, oficinas, cambios en los beneficios y reglas. HR debe preguntar sobre los umbrales para cada uno de estos elementos.

¿Puede el software tecnológico integrarse con otros sistemas?

La nómina y otras funciones a menudo comparten gran parte de la misma información que la gestión de beneficios. HR puede obtener mayores eficiencias cuando los datos y otra información de los empleados ingresados ​​en un sistema se comparten con otro sistema. El seguimiento del reclutamiento de empleados es otra función necesaria.

¿Quién es responsable de implementar o construir la solución?

¿Qué nivel de entrenamiento está involucrado? Algunas soluciones requieren que el cliente esté muy involucrado con la implementación inicial, lo que puede ser abrumador para los administradores de recursos humanos ya ocupados.

Los RR.HH. deben tener un claro entendimiento del nivel de capacitación y experiencia técnica que se requerirá y la cantidad de tiempo esperado. Preguntar a los proveedores de soluciones sobre este tema puede proporcionar información sobre áreas sutiles que inicialmente pueden parecer simples, pero que implican una experiencia tecnológica significativa. Luego, HR puede determinar tareas específicas que pueden ser tan complicadas como para impedir de manera realista la finalización, lo que podría reducir el valor de la tecnología de la información de HR y el ROI.

¿Hay un cargo si la capacitación está involucrada?

Los costos de la capacitación también deben evaluarse, incluyendo el tiempo fuera y los gastos de viaje para viajes fuera del sitio. El departamento de RR.HH. debe tomar conciencia de todos los costos y costos involucrados en la adopción de la tecnología de la información de recursos humanos.

¿Quién será el propietario de los datos?

La respuesta a esta pregunta debe ser la organización de Recursos Humanos. Las empresas deben poder transportar sus datos a cualquier Proveedor de Servicios de Aplicación (ASP). Si los datos residen en el servidor propietario de un operador, a veces a la compañía se le pueden cobrar tarifas adicionales si cambia de proveedor.

¿Qué tipos de mantenimiento y mantenimiento se requieren? Cuando se instala software en las estaciones de trabajo o servidores de una empresa, a menudo se requieren actualizaciones periódicas de esa tecnología y pueden ser complicadas de planificar y administrar. Las actualizaciones de la tecnología de la información de recursos humanos a menudo se realizan automáticamente con el software disponible en línea a través de un modelo de Proveedor de Servicios de Aplicación (ASP) o Software como Servicio (SaaS).

¿Qué medidas de seguridad están incorporadas en la tecnología de la información de recursos humanos?

Si el software está disponible en línea, a través de un modelo ASP o SaaS, el proveedor debe ofrecer copias de seguridad diarias, servidores de copia de seguridad y capas protectoras adicionales. Deben existir sistemas y procedimientos adicionales para evitar que la información sea perdida o accesada por personal no autorizado. HR, en consulta con otros gerentes, debe tener autoridad exclusiva para decidir a quién se le permitirá el acceso a la tecnología de la información de HR y qué grado.

¿Podrán los empleados inscribirse en los planes de beneficios y hacer cambios en tiempo real a sus datos personales y opciones de planes?

El acceso de los empleados debe ser un hecho, teniendo en cuenta el acceso generalizado a las computadoras.

La mayoría de la población de empleados tiene acceso a internet en casa. El autoservicio para empleados ofrece un enorme potencial para ahorrar tiempo y dinero. Un buen sistema de autoservicio guiará a los empleados sin problemas al ingresar información sobre ellos mismos y sus dependientes.

El sistema debe presentar claramente los planes disponibles y permitir a los empleados hacer selecciones a su conveniencia, simplificando estas acciones a lo largo del proceso con asistentes. Los empleados también deben poder agregar dependientes y cambiar la información según sea necesario, las 24 horas del día, los siete días de la semana, durante todo el año.

Estas son preguntas adicionales para responder a medida que evalúa las necesidades de tecnología de la información de Recursos Humanos de su organización.

¿Proporcionará la tecnología a los recursos humanos la autoridad para decidir a quién se le permitirá el acceso y en qué grado?

En la misma línea que proporciona acceso a los empleados, la tecnología debe dar a HR la última palabra. RR.HH. debe tener la autoridad para aprobar todos los datos antes de que se transmitan a los transportistas, y también debe determinar hasta qué punto los empleados y otras personas tienen acceso.

¿Qué tipos de capacidades de informes están disponibles a partir de la tecnología de la información de recursos humanos?

La tecnología de informes debe ofrecer múltiples vistas y formatos (hoja de cálculo, PDF, HTML), evaluación de imagen general y la capacidad de profundizar para mejorar la toma de decisiones. El departamento de recursos humanos debe poder evaluar, en cualquier momento, las inscripciones en planes específicos, acciones destacadas y cambios en la información demográfica de los empleados en relación con los beneficios y otros datos de los empleados.

¿Ofrece el software características específicas para ayudar a los recursos humanos a ahorrar tiempo?

Dependiendo de sus propias necesidades departamentales, es posible que RH quiera consultar sobre la capacidad de la tecnología para procesar información en lotes, administrar notificaciones y facturar las políticas de COBRA, proporcionar herramientas de autofacturación y conciliación de facturas e informes específicos.

¿Ofrece el software características específicas para ayudar a que HR se comunique mejor con los empleados?

Algunos programas brindan a RH la flexibilidad de comunicarse con los empleados en varios niveles, a través de correo electrónico masivo, tableros de anuncios electrónicos y por criterios de filtro específicos (como ubicación, departamento, planes de seguro, estado de inscripción, estado de retiro y otros) a través de Sistema de tecnología de la información de recursos humanos. Tener una serie de medios para comunicarse puede automatizar aún más los procesos y ayudar a los recursos humanos a orientar mejor los mensajes.

¿Ofrece el software características específicas para ayudar a que HR se comunique mejor con los empleados?

Además de permitir que Recursos Humanos apruebe las transacciones, muchos sistemas de tecnología de la información de Recursos Humanos también brindan capacidades para que Recursos Humanos se desempeñe como el guardián en la auditoría de las facturas de los operadores para asegurarse de que estén de acuerdo con los datos del sistema. Esto puede:

• Asegurar la exactitud de las facturas del transportista.
• ahorra tiempo y dinero
• asistir en la entrega oportuna de inscripciones de empleados, y
• mejorar la confirmación de elegibilidad cuando los empleados van a recibir atención.

¿Cómo se intercambiará la información con los transportistas?

¿Y quién será el responsable de esta interacción? La integración del sistema de tecnología de la información de recursos humanos debe evaluarse no solo por la cantidad de proveedores con los que el software tiene relaciones, sino también por el tipo de conexión que permite. Asegurar la interacción exitosa con los operadores a través de un software de administración de beneficios requiere muchos pasos, que incluyen:

• recopilación de datos de la aplicación inicial del censo;
• configurar la integración inicial para el intercambio de información en curso;
• coordinar la interacción diaria o semanal para garantizar que los datos se reciban y se apliquen con precisión;
• revisar las actualizaciones en curso;
• garantizar que se cumplan los requisitos del operador para la inscripción de conformidad con los reguladores; y
• fomentando una relación proactiva con cada operador para mejorar la relación de intercambio de datos.

Saber quién es el responsable de cada tarea es esencial para comprender plenamente la oferta de un producto. Cada proveedor de software ofrecerá un nivel diferente de integración al proporcionar algunas de las tareas descritas anteriormente. El departamento de RR. HH. Debe trabajar con los proveedores que demuestren relaciones sólidas, continuas y fluidas con los operadores seleccionados de la empresa.

Muchos proveedores permiten la transmisión de un archivo ANSI 834 genérico, que puede ser aceptado o no por el operador, un factor que a menudo se ve afectado por el tamaño del grupo.

Los gerentes deben buscar proveedores que ofrezcan transferencias limpias y validadas (que garanticen la elegibilidad de la transacción), que se adapten a las necesidades de cada operador para evitar problemas. También deben consultar a los proveedores que tienen un departamento dedicado de intercambio electrónico de datos (EDI) para interactuar con el idioma de transferencia específico del operador.

¿Qué nivel de servicio al cliente se proporciona?

¿Hay algún cargo adicional por el servicio? Los RR.HH. deben determinar el nivel de acceso a la ayuda que se proporciona y lo que constituye el servicio al cliente: ayuda en línea a través de una base de datos, chat en línea, asistencia por correo electrónico, conversaciones con una persona en vivo o una combinación de ellas. Dada la sensibilidad de los beneficios y otra información de recursos humanos, los gerentes deben esperar una respuesta a las consultas dentro de las 24 horas de un contacto directo que pueda ayudar.

¿Cuál es el costo del sistema de tecnología de la información de recursos humanos y supera los beneficios?

HR debe evaluar el costo total del sistema de tecnología de la información de HR, incluidos todos los cargos anuales, mensuales y únicos, junto con los beneficios proporcionados. Un sistema un poco más caro puede más que pagar por la diferencia con características que les permiten a los empleados mantener sus propios registros y ofrecer mayor comodidad, ahorro de tiempo y precisión. Estos factores deben considerarse y sopesarse al seleccionar un sistema de tecnología de la información de recursos humanos.

La necesidad de sistemas de tecnología de la información de recursos humanos está aumentando. Dado que el personal de recursos humanos encuentra una amplia gama de opciones en los sistemas de tecnología de la información de recursos humanos, es cada vez más importante analizar y sopesar todas las opciones disponibles.

La elección de un sistema de tecnología de la información de recursos humanos debe considerarse como una inversión que crecerá con el departamento y las necesidades de la empresa. Estas preguntas lo llevarán al sistema de tecnología de la información de recursos humanos adecuado para su empresa.