Cómo el personal de recursos humanos tiene que pensar en los problemas todos los días

La pregunta del empleado parece simple, directa y debe ser fácil de responder. ¿Derecha? No si tu trabajo es en Recursos Humanos. Incluso la pregunta más simple de los empleados genera innumerables señales de alerta para el equipo de recursos humanos de un empleador. Una vez más, caminas ese camino de cinco puntas. ¿Cómo satisface a las cinco partes interesadas mientras trata al empleado actual de manera justa?

¿Qué es lo mejor para el empleador? ¿Qué es lo mejor para el empleado? ¿Qué es legal o requerido por una agencia gubernamental? ¿Qué establece el precedente para futuras decisiones sobre el trato justo de los empleados? ¿Qué decisión lo demandará con todos los costos concurrentes y la agravación?

No puede tomar una decisión a menos que la decisión satisfaga a las cinco partes interesadas, hasta cierto punto. ¿Es realmente sorprendente que algunas veces sea el empleado interesado el que sufre? Así es como la gente de Recursos Humanos tiene que pensar y tomar decisiones para responder una pregunta de un empleado. Vamos a usar la modificación de la política de viajes de esta feria como ejemplo.

Cómo HR piensa, toma decisiones y responde preguntas

La pregunta proporcionada por un lector parecía bastante simple. Un empleado, que viaja en el negocio de la empresa a ferias comerciales y otros eventos para clientes, quiso extender su tiempo en la ciudad del evento utilizando el tiempo de vacaciones. No hay problema.

No hay problema, es decir, hasta que RH le haya informado de cómo se cobrarían los días en su tiempo de vacaciones pagadas. Con simpatía hacia RH y el empleado, aquí se explica cómo una persona de RH debe pensar y tomar decisiones.

El empleado viajó el domingo a una feria comercial. (No hay problema con este tiempo de viaje; la compañía, según la política, que todos los empleados entienden, no paga el tiempo de viaje del fin de semana para los empleados exentos). El empleado trabajó de lunes a miércoles en la feria comercial y quiso comenzar el día de vacaciones después del evento..

Está bien, dijo el gerente de recursos humanos, jueves y viernes son días de vacaciones. No, respondió el empleado, el jueves, normalmente regresaría a la compañía; dado que ese día se pagaría como parte de mi semana laboral normal, no es justo que me tome un día de vacaciones para cubrir el jueves. ¿Estás conmigo?

El pensamiento de RRHH y la toma de decisiones comienzan a rodar

Está bien, dice el gerente de recursos humanos, cuya primera inclinación es cobrar el jueves como día de vacaciones, ya que el empleado no está utilizando el día para viajar a la empresa. La persona de recursos humanos, con razón, no quiere tener que tomar decisiones de tiempo libre de los empleados caso por caso, para los empleados que asisten a eventos patrocinados por la compañía.

Al consultar con un par de directores ejecutivos y otra persona de recursos humanos, ambas decisiones tuvieron partidarios. Si se esperaba que el empleado regresara de la conferencia el miércoles y trabajara el jueves, entonces el jueves debería ser un día de vacaciones.

Si el jueves fuera normalmente un día de viaje, contaría como un día de trabajo, no como un día de vacaciones. En circunstancias normales, volvería a viajar de todos modos y la compañía no debería penalizarlo porque prolongó su estadía con unas vacaciones.

Pero, él ha optado por no viajar de regreso sino por irse de vacaciones, dijeron los disidentes. Ese no es el problema de la empresa y solo pagamos el tiempo de viaje si el empleado usa el día de la semana para viajar de regreso. Dado que no pagamos ningún tiempo de viaje los fines de semana y no existe un día de viaje, los empleados solo deben recibir el pago si están trabajando.

Además, normalmente se espera que un empleado, a menos que se le asigne un desmontaje de stand, viaje el miércoles e informe al trabajo el jueves.Podía llegar tarde con su gerente si su vuelo era de ojos rojos.

En ese caso, sin dudas, el jueves debe ser cobrado como un día de vacaciones. Pero, ¿qué ha sido práctica anterior en la empresa? ¿Se espera que los empleados regresen el miércoles, si es posible, o es el jueves el día normal de viaje para regresar?

La mayoría de los empleados quieren volver a casa y trabajar lo antes posible. Por lo tanto, viajan a casa el miércoles si es posible algún vuelo, en lugar de pasar una noche en una ciudad extraña sin nada que hacer.

Esta es también una cuestión del sector privado frente al empleado público. Si usted es un empleado del sector público, a menudo trabaja bajo las condiciones negociadas de un contrato sindical, espera consideraciones tales como el pago por cada minuto que trabaje. Si no está en compensación directa, un empleado del sector público espera tiempo de compensación por las horas trabajadas y espera recibir un pago por viajar el fin de semana, también.

Este pensamiento es un anatema para un empleador del sector privado que espera que los empleados exentos realicen el trabajo y cumplan los objetivos. De hecho, pensar como un empleado por hora obstaculizará su carrera y lo hará menos valioso como empleado. Aquí hay algunos pensamientos anteriores sobre compensar a los empleados por el tiempo de viaje.

Si el empleado es un empleado por hora o no exento, los empleadores deben tener en cuenta el tiempo de viaje pagado, más las horas trabajadas en la feria comercial. Cuando un empleado es elegible para horas extras, estas regulaciones se aplican incluso en la carretera.

(Esta es una de las teorías acerca de por qué los empleados no exentos rara vez viajan para asistir a eventos y capacitación de clientes. Las regulaciones gubernamentales hacen que su costo de asistencia sea prohibitivo, o al menos, una molestia para rendir cuentas y pagar por los empleadores., por más que estas reglas puedan inhibir la utilización y el crecimiento de la carrera de los empleados por hora, las simpatías de Recursos Humanos están con los empleadores.)

Consideraciones para la decisión de recursos humanos sobre la política de ferias comerciales

El siguiente problema que RH debe considerar, en este caso, es que muchos empleados viajan con frecuencia para asistir a ferias comerciales y otros eventos de la compañía. Una decisión tomada, en este caso, tiene ramificaciones de gran alcance para el empleador y decisiones sobre otras solicitudes de empleados en el futuro.

¿Realmente quiere RRHH tomar estas decisiones caso por caso? ¿En qué punto termina el trabajo y comienzan las vacaciones? Cuando la feria finaliza a las 4 p.m. ¿el miércoles?

¿Cuándo sale el último avión a la ciudad natal del empleado el miércoles por la noche? ¿Y si no hay avión el miércoles? ¿Cuánta documentación e investigación tendrá que requerir HR en el futuro de otros empleados para garantizar que las decisiones contables de tiempo libre de la empresa sean coherentes y justas?

En algún momento, RH debe determinar que una decisión a favor de permitir que este empleado use el jueves como día de vacaciones tiene demasiadas ramificaciones para solicitudes similares en el futuro. El empleado se sentirá comprensiblemente infeliz.

Pero, nadie en Recursos Humanos, a quien conozco, quiere pasar su tiempo de trabajo como el policía encargado del tiempo de Recursos Humanos. El empleado está eligiendo no viajar en el tiempo pagado; él puede viajar de regreso si quiere su paga, y luego irse de vacaciones. Cualquier otra decisión se abre demasiado grande de una lata de gusanos.

Un último pensamiento para la persona de recursos humanos es cómo los empleados han sido tratados en el pasado. ¿Los empleados generalmente viajan el miércoles por la noche o el jueves? Si el jueves, ¿se espera que aparezcan en la oficina? Si el miércoles por la noche, ¿cuánto del jueves se espera que trabajen?

Si en el curso normal de los negocios, regresaba el miércoles por la noche, entonces el jueves debería contar como vacaciones. Si en el curso normal de los negocios, viajaría el jueves, pero se espera que también se presente en el lugar de trabajo el jueves, entonces el jueves se debe cobrar como un día de vacaciones.

Ah, ¿es la primera vez que te encuentras con esta pregunta? Genial. Tiene la oportunidad de sentar las bases y establecer las políticas y prácticas de viaje de su empresa.

Probablemente incluso pueda agregar su decisión al manual del empleado, de modo que todos los empleados conozcan el terreno para orientar su toma de decisiones en el futuro.

HR alcanza una solución

¿Qué tal esto para una solución a la pregunta actual? ¿Cómo ha manejado la empresa los viajes de empleados a ferias comerciales y eventos de clientes en el pasado? ¿Los empleados regresan esa noche y trabajan al día siguiente o la compañía les da margen de maniobra y los deja volar al día siguiente del evento y se presentan al trabajo al día siguiente?

Determine lo que ha gobernado la administración de estas prácticas en el pasado, de acuerdo con varios de sus gerentes que son responsables de los empleados que asisten a los eventos orientados al cliente. La práctica anterior determinará el uso de un día de vacaciones, o no, para la ausencia del jueves.

¿Qué sucede si descubre, como es probable, que las prácticas han sido inconsistentes en todos los ámbitos y no existe una práctica previa clara? Dibuja la línea en la arena. Dígale al empleado que está preguntando, que no tenía reglas para guiarlo, que puede usar un día de vacaciones para el jueves. Entonces:

• Desarrolla tu política,
• Agregue la política al manual del empleado,
• Capacitar a los empleados que viajan sobre la política revisada,
• Informe a los gerentes que la discreción de la gerencia ya no guiará las decisiones de viaje de los empleados porque las decisiones no han sido consistentes y justas
• Utilice la nueva política para tomar decisiones coherentes y justas en el futuro.

Política de viajes Idioma para el futuro

En una empresa donde los empleados viajan frecuentemente por negocios, y especialmente si el grupo de empleados es grande, sería una pesadilla para la empresa tomar decisiones caso por caso y la compañía nunca podría ser justa en todos los ámbitos. Los requisitos de documentación para los empleados agregan una carga innecesaria.

Abordar con buenos empleados contribuyentes a lo largo del minuto es insultante y degradante, para el gerente, RH y el empleado. Y, anula su propósito de confiar en los empleados, tratar a los empleados como adultos y esperar que los empleados tomen decisiones responsables dentro de las pautas establecidas.

Por lo tanto, dependiendo de las necesidades de su empresa, esta es la política recomendada como parte de su política general de viajes. (Tiene muchas decisiones adicionales para una política integral).

Y, por cierto, ¿si solo tiene un par de empleados que viajan? Ignora todo este pensamiento de RR.HH. y la toma de decisiones. Duh! Los gerentes pueden tomar decisiones de contabilidad de tiempo caso por caso.

Viajes hacia y desde los eventos patrocinados por la compañía:

En (nombre de la empresa), los empleados frecuentemente viajan por negocios. Los empleados asisten a reuniones de capacitación o asociaciones profesionales, visitan proveedores y competidores, se reúnen con los clientes y asisten a ferias comerciales y otros eventos de interacción con los clientes, por nombrar solo algunos ejemplos. Debido a que estos eventos a menudo se llevan a cabo en lugares deseables, los empleados frecuentemente solicitan usar su PTO o tiempo de vacaciones para extender su estadía en el lugar del evento.

En estos casos, la compañía es responsable del costo de los viajes de los empleados, incluidos los aviones, taxis, autobuses del aeropuerto y los medios de transporte necesarios desde el día en que el empleado viaja hasta el evento hasta que el empleado completa el negocio de la empresa en el evento. El empleado debe tener en cuenta cada día de la semana adicional despegado del trabajo después del evento como tiempo de vacaciones pagado, tiempo de PTO o licencia no remunerada con permiso de la administración.

Todos los costos incurridos por el empleado, o compañeros de viaje, para viajes, comida, alojamiento, transporte, etc., mientras se toman un descanso, deben ser pagados por el empleado. La porción del boleto de avión, comprada por la compañía para la devolución del empleado después de la asistencia al evento, o el kilometraje, normalmente pagado por la devolución del empleado por la compañía, puede usarse para el regreso a casa del empleado.

La empresa no pagará gastos adicionales. El empleado debe dar cuenta de cada día despegado después del evento patrocinado por la compañía.

Sí, esta es una respuesta larga a la pregunta del empleado sobre el uso del tiempo de vacaciones para extender el viaje de eventos de su compañía. Pero, es un buen ejemplo de todos los factores que los RR.HH. deben considerar en el pensamiento y la toma de decisiones de RR.HH. No es divertido para Recursos Humanos, pero es necesario pensar y tomar decisiones de Recursos Humanos para satisfacer las necesidades de las cinco partes interesadas de la compañía.

¿No odias la jerga de recursos humanos? Comience con la palabra: incentivar.