5 elementos clave de un proyecto exitoso

01 Un patrocinador de proyecto comprometido

El patrocinador del proyecto es la persona de alto nivel en la organización que tiene la propiedad del proyecto. Un patrocinador de proyecto comprometido espera que el proyecto tenga éxito y hace lo que sea que él o ella pueda hacer para garantizar que el éxito se realice.

Un patrocinador del proyecto tiene cuatro responsabilidades principales relacionadas con el proyecto. Primero, el patrocinador defiende el proyecto. Él o ella anima al equipo del proyecto públicamente y en privado. Segundo, el patrocinador apoya al gerente del proyecto. Cuando un gerente de proyecto necesita que se eliminen los obstáculos, él o ella solicitan asistencia al patrocinador porque el patrocinador tiene la capacidad organizativa para hacer que las cosas sucedan. Tercero, el patrocinador alinea los recursos proporcionándolos directamente o trabajando con otras personas de alto nivel para obtener recursos. Cuando el patrocinador es un gran defensor de un proyecto, es más probable que los compañeros del patrocinador contribuyan con recursos significativos. En cuarto lugar, el patrocinador facilita la toma de decisiones. Cuando el equipo del proyecto se atasca, el patrocinador puede negociar la decisión o tomar la decisión de manera plana.

El patrocinador se mantiene informado a través de la comunicación constante con el gerente del proyecto. Los dos trabajan juntos para determinar cuándo el patrocinador debe intervenir y ejercer con más fuerza las responsabilidades del patrocinador en apoyo del gerente del proyecto. Por ejemplo, un gerente de proyecto podría tener problemas para obtener información del departamento de finanzas de la organización. El patrocinador del proyecto puede acercarse al director de finanzas sobre la situación y solicitar que la tarea de obtener la información tenga prioridad sobre las tareas en competencia.

02 objetivos claros y alcance

Antes de que el trabajo en un proyecto esté terminado o incluso planificado, el patrocinador del proyecto debe articular los objetivos y el alcance del proyecto. Los objetivos son las grandes cosas que se supone que el proyecto debe lograr. Tome un proyecto de mejora de software, por ejemplo. Un departamento de recursos humanos utiliza un conocido software empresarial personalizable para administrar la nómina. La organización quiere agregar un módulo para la gestión del aprendizaje. Los objetivos del proyecto son personalizar el software de gestión de aprendizaje a las necesidades comerciales de la organización e integrarlo con el sistema de nómina existente.

El alcance define los parámetros del proyecto. Continuando con el ejemplo del proyecto de software; El alcance de este proyecto se limita a activar el sistema de gestión de aprendizaje e integrarlo con el sistema de nómina. Muchas veces, es útil identificar cosas que están fuera del alcance para comprender su alcance. Para este proyecto, agregar otros módulos está fuera del alcance. El departamento de contabilidad no puede dirigirse al gerente del proyecto y solicitar módulos de facturación, cuentas por cobrar o cuentas por pagar.

La adición de un módulo una vez que se ha definido el proyecto permite la propagación del alcance. Los buenos patrocinadores de proyectos y los gerentes de proyectos se protegen contra el alcance del alcance y son muy reacios a agregar alcance a mitad del proyecto. Aumentar el alcance de un proyecto aumenta la necesidad del proyecto de recursos como tiempo y dinero. Además, trabajar en el alcance adicional pone en riesgo la calidad de los productos de trabajo.

03 un buen gestor de proyectos

Un gerente de proyecto planifica el trabajo y organiza los recursos para realizar un proyecto. Esta persona es el vínculo entre el patrocinador del proyecto que establece la visión y el equipo del proyecto que la realiza. Según corresponda y de manera oportuna, el gerente del proyecto reúne a las partes interesadas para ofrecer sus opiniones.

Los gerentes de proyecto usualmente tienen los siguientes rasgos que los ayudan a mover el proyecto a lo largo:

• Los gerentes de proyecto son planificadores. Piensan en la secuencia de trabajo y saben lo que debe suceder después de que el equipo complete la tarea en cuestión. Hacen buenos planes pero también saben cuándo ser flexibles y desviarse de un plan.
• Los gerentes de proyecto son confiables. Con su éxito dependiendo del trabajo de otros, los gerentes de proyectos necesitan personas que confíen en su buena intención y competencia. La confianza es particularmente importante en la relación entre el gerente del proyecto y el patrocinador del proyecto.
• Los gerentes de proyecto tienden a ser extrovertidos porque la gran mayoría de su trabajo implica la comunicación.

Hacen a las personas responsables de sus compromisos. Aquí hay un ejemplo. El supervisor de un miembro del equipo del proyecto le dijo al gerente del proyecto que el miembro del equipo podría dedicar cuatro horas a la semana al proyecto. Este miembro del equipo ha perdido dos reuniones semanales seguidas y no ha progresado en sus tareas asignadas en la estructura de desglose del trabajo. Después de la primera reunión perdida, el gerente del proyecto se reunió con el miembro del equipo para discutir la ausencia y las fechas límite perdidas. El miembro del equipo dijo que tenía prioridades más apremiantes. El gerente del proyecto sospechó que esto no era cierto, por lo que después de la segunda reunión perdida, el gerente del proyecto se reunió con el supervisor del miembro del equipo. El supervisor le dijo al gerente del proyecto que se aseguraría de que el comportamiento del miembro del equipo se recuperara.

04 partes interesadas comprometidas

Las partes interesadas en un proyecto son personas que tienen un gran interés en el éxito del proyecto, pero no son miembros del equipo del proyecto. No piensan en el proyecto a diario, como lo hacen el gerente del proyecto o los miembros del equipo del proyecto, pero quieren estar al tanto de las decisiones críticas y el progreso general hacia las metas del proyecto.

Los interesados ​​tienen sus motivaciones para mantenerse al tanto de las actividades del proyecto, pero es responsabilidad del gerente del proyecto traerlos al redil de manera que avance el trabajo hacia las metas del proyecto. En muchos casos, hacer esto implica un delicado equilibrio entre obtener demasiada información y muy poca. Las partes interesadas no pueden influir en cada decisión. Eso atascaría el proyecto y haría de cada decisión una pelea. A la inversa, las partes interesadas no pueden ser excluidas porque un aspecto importante de casi todos los proyectos es satisfacer a las partes interesadas.

05 miembros del equipo del proyecto dedicado

Los miembros del equipo del proyecto realizan el trabajo del proyecto. Muchas veces, los miembros del equipo del proyecto son asignados a un proyecto además de sus tareas regulares, lo que significa que no hay reducción en otro trabajo para compensar el trabajo adicional generado por el proyecto. Los gerentes de proyecto pueden ayudar a los miembros del equipo a negociar con sus supervisores sobre este tema, pero el gerente de proyecto no tiene control sobre las responsabilidades que tienen los miembros del equipo de proyecto fuera del proyecto.

La dedicación de los miembros del equipo al proyecto es muy valiosa. Sin dedicación, los plazos de entrega y los productos de trabajo no son de buena calidad. Los miembros dedicados del equipo están motivados para cumplir los objetivos del proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y hasta las expectativas de calidad.