Reglas para la etiqueta de correo electrónico en el lugar de trabajo

Aunque no puede usar el correo electrónico para comunicarse socialmente como lo hacía antes, es probable que aún lo use para la correspondencia profesional. Si interactúa de esta manera con sus colegas, jefes, clientes, clientes y posibles empleadores, asegúrese de seguir estas seis reglas para la etiqueta de correo electrónico adecuada.

1. Cuida tus modales

Incluso en un mundo en el que nos apresuramos a hacer las cosas lo más rápido posible para pasar a la siguiente tarea, tómese el tiempo para utilizar los buenos modales en su correo electrónico. No dejes de decir "por favor" y "gracias".

Cuando se dirija a personas que no conoce bien o del todo, o con las que solo tiene una relación formal, hágalas saber por su título y apellido, a menos que le hayan pedido que haga lo contrario. Por ejemplo, diga "Estimado Sr. White" o "Estimada Sra. Grey". Si está respondiendo a un correo electrónico y el remitente del mensaje original lo ha firmado solo con su nombre, entonces puede asumir con seguridad que está bien dirigirse a ellos de la misma manera.

2. Cuida tu tono

Tono es cómo usted, como escritor, puede expresar su actitud en un mensaje de correo electrónico. Influye en cómo se recibe. Por lo general, debes asegurarte de que el destinatario sea respetuoso, amigable y accesible. No quieres sonar brusco o exigente. Vuelva a leer su mensaje varias veces antes de pulsar enviar.

Cuando le escriba a alguien con quien se haya comunicado antes, comience diciendo algo amistoso como "Espero que esté bien". Si bien los emojis pueden ayudarlo a transmitir el tono con mayor facilidad, absténgase de usarlos en un correo electrónico profesional, a menos que escriba a alguien con quien tenga una relación muy informal. Nunca los uses cuando escribas a un posible empleador.

Siempre se considera una etiqueta de correo electrónico deficiente para escribir un correo electrónico o una porción de uno en todas las letras mayúsculas. Te hará parecer que estás gritando.

3. Sea conciso

Las personas ocupadas no tienen ni tiempo ni ganas de dedicar más de un minuto a leer un correo electrónico individual. Si desea permitir que su destinatario lea su mensaje rápidamente, y aún lo entienda, debe hacerlo breve.

Sin embargo, no omita los detalles pertinentes. Asegúrese de que su mensaje transmita claramente su razón para escribirlo en primer lugar. Nadie ahorra tiempo si terminas dando vueltas mientras intentas explicar los detalles que omitas.

4. Evite el uso de abreviaturas de mensajes de texto

Aunque desee ahorrar tiempo, no debe usar abreviaturas de mensajes de texto en su correo electrónico profesional. Si escribes mucho, como muchas personas lo hacen, puedes estar acostumbrado a usar una especie de taquigrafía para hablar con tus amigos.

Por ejemplo, puede usar "u", "ur" y "por favor" en lugar de "usted", "su" y "por favor". Estas abreviaturas no tienen lugar en la correspondencia comercial a menos que el destinatario sea alguien con quien tenga una relación casual.

5. Utilice una dirección de correo electrónico profesional

Para mensajes relacionados con su trabajo actual, siempre use la dirección de correo electrónico que su empleador le asignó. Sin embargo, nunca debe usarlo para enviar mensajes que no estén relacionados con su trabajo, por ejemplo, si está buscando uno nuevo. Utilice una cuenta de correo electrónico personal en su lugar.

Si no tiene una cuenta personal, por ejemplo, la que le proporcionó su proveedor de servicios de Internet cuando se inscribió en el servicio, obtenga una cuenta de correo electrónico gratuita. Use Gmail u otro servicio para configurar una dirección que suene profesional. No uses nada tonto o sugestivo. Su primera inicial y apellido o su nombre completo son opciones apropiadas.

6. No olvides la ortografía y la gramática.

Es imperativo que revises tu correo electrónico cuidadosamente. Nunca descuides este paso crítico, no importa lo ocupado que estés. Las cosas a las que desea estar atento son la ortografía correcta y la gramática adecuada. Además de escribir correctamente las palabras comunes, también debe escribir correctamente los nombres de las personas, incluido el de su destinatario y el nombre de su compañía.

Tenga cuidado de confiar demasiado en los correctores ortográficos. Es posible que no noten faltas de ortografía en las palabras cuando se usan incorrectamente. Por ejemplo, un corrector ortográfico no marca la palabra "a" en la oración, "Tengo preguntas para usted", aunque, en este contexto, debería ser "dos". Revise la ortografía de la que no esté seguro utilizando un diccionario en línea gratuito como Merriam-Webster.