Cómo hackear la planificación de espacio de oficina

A medida que las organizaciones crecen, la planificación del personal y la utilización del espacio se vuelve crítica. Necesita cubículos y oficinas para sus nuevos empleados, al mismo tiempo que mantiene la proximidad de los empleados que trabajan juntos con frecuencia. Debe planificar áreas comunes y salas de conferencias, creando un entorno que fomente la positividad, la motivación de los empleados y la satisfacción.

Cuando el espacio se convierte en un problema, los gerentes tienden a pensar que "construir más oficinas". A menudo, una solución de planificación de espacio menos costosa es razonable con la planificación y el rediseño de espacio. Obtener información de la administración para las necesidades de las personas proporciona un enfoque comprobado para tratar de mantenerse un paso por delante del crecimiento de su empresa.

Acomodando lo que los empleados quieren

Si se le pregunta, casi todos los empleados le dirán que se sentirían más cómodos, productivos y exitosos trabajando sin distracciones en una oficina privada. A menudo, la decisión de usar cubículos es una función del espacio y el costo.

Dependiendo del tamaño de su negocio, los cubículos pueden tener sentido. Si usted es una empresa grande con 300 o más empleados en cada piso, los cubículos maximizan los pies cuadrados y permiten que los empleados permanezcan en departamentos bien categorizados. Sin embargo, algunos encuentran el ambiente sofocante. Esto permite la opción de una estructura de oficina de plano de planta abierta, que no sacrifica nada del espacio de los cubículos y crea un entorno de trabajo menos constrictivo.

Además, los códigos y regulaciones de construcción gobiernan algunas decisiones de planificación del espacio que usted toma. Lo mismo ocurre con los aspectos de la legislación laboral en áreas como el alojamiento de los empleados y la accesibilidad.

Pasos en la planificación del espacio

Reconozca que muchas de las respuestas serán opiniones, y tendrá que depender de diseñadores y constructores profesionales para obtener respuestas definitivas y recomendaciones para la planificación del espacio. Si bien la recopilación de los comentarios de los empleados puede hacer maravillas por su satisfacción, vale la pena no olvidar los aspectos económicos del cambio.En proyectos a gran escala, esta será una consideración más importante.

• Para determinar si agregar al edificio actual, construir, mover ubicaciones, alquilar espacio, construir un edificio de oficinas o rediseñar el espacio actual, su personal proyectado para este año y el próximo es necesario.
• De este aumento de personal proyectado, ¿cuántos empleados requieren oficinas y cuántos requieren cubículos?
• Mirando su nivel actual de personal, ¿tiene la vivienda adecuada para cada empleado (por ejemplo, tiene gerentes sin oficinas)?
• En cuanto a los empleados actuales y proyectados, ¿es apropiado su acceso a salas de conferencias, comedores, espacio de almacenamiento y baños? ¿Cambiará esto a medida que agregue nuevos empleados?

• Liste cualquier pensamiento adicional que tenga sobre nuestra planificación de espacio. ¿Has visto conceptos exitosos implementados en otras organizaciones? ¿Qué más debería considerar la organización a medida que se desarrolla el plan espacial? Las imágenes del diseño del espacio que te han impresionado también son bienvenidas. Enviar los enlaces al personal de Recursos Humanos.

La línea de fondo

Antes de construir, necesita calcular la cantidad de espacio que realmente necesita. Usando la oficina existente como punto de partida, considere cómo podría utilizar mejor los pies cuadrados existentes antes de agregar espacio adicional en el proyecto final. A menudo, un simple reordenamiento le encontrará el espacio que necesita, incluso si a veces afecta la comodidad de los empleados.

De acuerdo con Robert J. Grossman, en un artículo titulado "Oficinas contra espacio abierto", el porcentaje de empleados que trabajan en un cubículo ha aumentado a las oficinas frente a espacios abiertos.