Habilidades básicas de gestión para principiantes

El nivel 1 de la pirámide de habilidades de administración muestra las habilidades básicas que cualquier administrador principiante debe dominar. Es la base de la pirámide de habilidades de gestión, que muestra las habilidades que un gerente debe dominar para tener éxito y muestra cómo estas habilidades de gestión se apoyan mutuamente hacia el éxito.

Habilidades básicas de gestión

Hay cuatro habilidades de administración básicas que cualquier persona debe dominar para tener éxito en un trabajo de administración. Estas cuatro habilidades básicas sonPlanificar, organizar, dirigir y controlar. y se discuten por separado en detalle a continuación.

Plan

La planificación es el primer paso y el más importante en cualquier tarea de administración. También es el paso más a menudo pasado por alto o saltado a propósito. Si bien la cantidad de planificación y los detalles requeridos variarán de una tarea a otra, omitir esta tarea es invitar a un desastre seguro, excepto por suerte ciega. Eso es lo que nos da el adagio de las 6 P de la planificación (o 7 P según la cuenta).

Aunque la mayoría de las personas asocian el término planificación con la planificación comercial general, también existen diferentes niveles de planificación:

• Planificación estratégica
• Planificación táctica
• Planificación operativa

Y hay diferentes tipos de planificación:

• Planificación de desastres
• Plan de sucesión
• Planificación de crisis
• Planificación de la compensación

Organizar

Un gerente debe ser capaz de organizar equipos, tareas y proyectos para que el trabajo del equipo se realice de la manera más eficiente y efectiva. Como gerente principiante, puede estar organizando un pequeño equipo de trabajo o un equipo de proyecto. Estas mismas habilidades serán necesarias más adelante en su carrera cuando tenga que organizar un departamento o una nueva división de la empresa.

Claramente, hay mucha superposición entre la planificación del trabajo y su organización. Cuando la planificación se centra en lo que se necesita hacer, la organización es más operativa y está más enfocada en cómo hacer el mejor trabajo.

Cuando usted organiza el trabajo, necesita:

• determinar los roles necesarios
• Asignar tareas a los roles.
• Determinar el mejor recurso (personas o equipo) para el rol.
• Obtener los recursos y asignarlos a los roles.
• Asigne recursos a los roles y delegue autoridad y responsabilidad a ellos.

Ya sea que se le haya asignado un equipo pequeño o un proyecto para administrar, los gerentes principiantes también deben poder organizar oficinas y sistemas de datos.

Es posible que no pueda mover físicamente a las personas para reunir a su equipo, pero debe considerarlo. Por otro lado, es posible que necesite mover a varias personas a un espacio pequeño y tendrá que organizar las cosas para que el equipo pueda trabajar de manera efectiva dentro de ese espacio. Más adelante en su carrera, es posible que deba organizar una oficina para acomodar equipos de varios departamentos diferentes y sus necesidades específicas.

También deberá poder organizar todos los sistemas que manejarán los datos que su equipo necesita recopilar o distribuir. En estos días, esos son probablemente los sistemas informáticos. Debe decidir si, por ejemplo, necesita configurar páginas web compartidas en la intranet de la empresa o simplemente una carpeta compartida en el servidor de archivos. ¿Cómo organizará los sistemas para que todos los que necesitan información tengan acceso a ellos (y que no esté disponible para quienes no la vean, como sus competidores)? Si su equipo necesita o produce algo más que información, debe organizarse para que su equipo obtenga lo que necesita, cuando lo necesita, y pueda compartir con otros lo que su equipo produce en el momento adecuado.

No te olvides de organizarte. Iremos a este nivel superior en el Nivel 3 de la Pirámide de habilidades de administración, pero incluso como administrador principiante, debe poder organizarse usted mismo, su tiempo y su espacio para que pueda ser más efectivo.

Finalmente, recuerde, que rara vez es suficiente organizar las cosas una vez. Con los cambios constantes en los recursos, los objetivos y los factores externos, normalmente deberá reorganizarse para ajustarse a ellos.

Directo

Dirigir es el paso de la acción. Has planeado y organizado el trabajo. Ahora tienes que dirigir a tu equipo para hacer el trabajo. Comience asegurándose de que el objetivo sea claro para todos en el equipo. ¿Todos saben cuál es el objetivo? ¿Todos saben cuál es su función para que el equipo alcance la meta? ¿Tienen todo lo que necesitan (recursos, autoridad, tiempo, etc.) para hacer su parte?

Tirar, no empujar

Serás más efectivo dirigiendo al equipo hacia tu meta si tiras (lideras) en lugar de empujar (sentarte y dar órdenes). Desea motivar a las personas de su equipo y ayudarlas e inspirarlas hacia los objetivos del equipo.

Controlar

Algunos escritores intentan "suavizar" esta habilidad llamándola "coordenada" o términos similares.Prefiero el término más fuerte, control porque es esencial que el gerente pueda controlar las actividades del equipo.

En los pasos anteriores, usted planificó el trabajo, organizó los recursos para que se realizara de manera más eficiente y ordenó al equipo que comience a trabajar. En el paso de control, usted supervisa el trabajo que se está realizando. Comparas el progreso real con el plan. Usted verifica que la organización esté funcionando como la diseñó.

Si todo va bien, no necesita hacer nada más que monitorear. Sin embargo, eso rara vez sucede. Alguien se enferma, la clasificación de la base de datos toma más tiempo en cada iteración de lo proyectado, un competidor clave baja sus precios, un incendio destruye el edificio de al lado y tiene que evacuar por varios días, o algún otro factor afecta su plan. El paso de control ahora indica que debe tomar medidas para minimizar el impacto y que las cosas vuelvan al objetivo deseado lo más rápido posible.

A menudo, esto significa volver a la etapa de planificación y ajustar los planes. A veces puede requerir un cambio en la organización. y tendrás que redirigir a todos hacia los nuevos objetivos e inspirarlos. Luego, por supuesto, usted controla el nuevo plan y lo ajusta si es necesario. Este ciclo continúa hasta completar la tarea.

Gerentes de Herramientas de Control

En el paso de control, establece estándares de rendimiento y calidad y luego supervisa para asegurarse de que se cumplan. Hay tantas herramientas disponibles como cosas que necesita monitorear.

• Herramientas de programación: una serie de herramientas de software le permiten ingresar su programa y luego actualizar el progreso regularmente. El programa resaltará los cambios en el cronograma para que pueda identificar las acciones correctivas a tomar.
• Controles financieros: como gerente, generalmente tendrá un presupuesto. Los informes del Departamento de Finanzas le informarán cómo sus gastos (en personas y otros recursos) coinciden con el plan.
• Controles de personas: debe asegurarse de que todas las personas de su equipo se desempeñen según lo planeado. Si no lo son, necesitas encontrar y arreglar la causa. ¿No entienden el objetivo? ¿No tienen algún recurso o habilidad que necesitan? ¿Es la tarea demasiado grande para ellos y necesita ser modificada o asignada a un recurso diferente? Su trabajo como gerente significa dar a los miembros de su equipo comentarios sobre cómo su desempeño cumple con el plan. Cuando no es así, es necesario tomar medidas correctivas.