Planea un proyecto con herramientas básicas de gestión de proyectos

Nuestro mundo de trabajo es cada vez más un mundo de proyectos. Los proyectos son la forma en que desarrollamos nuevos productos, ejecutamos iniciativas estratégicas y hacemos todo lo nuevo en una organización.

Por definición, los proyectos son iniciativas temporales y únicas, en contraste con las actividades de operaciones regulares. Si bien muchas empresas dependen de gerentes de proyectos capacitados y certificados para liderar sus iniciativas, las habilidades de los proyectos son cada vez más necesarias para todos los profesionales. Este artículo ofrece una introducción a la planificación de un proyecto para cualquier profesional interesado en adoptar las prácticas que funcionan tan bien para los gerentes de proyectos profesionales.

Tómese el tiempo para realmente definir y planificar su proyecto

Los gerentes de proyecto entienden que una parte considerable de la duración total del proyecto se gasta en la planificación. Muchos de nosotros tenemos la tendencia a apresurarnos a comenzar el trabajo, lo que en el mundo de los proyectos es similar a saltear las instrucciones de esa nueva pieza de mobiliario que compró en uno de esos minoristas que "lo ensambla usted mismo". Es probable que la prisa por hacer el trabajo sin leer las instrucciones cree algunos problemas serios en algún momento de su esfuerzo.

En lugar de apresurarse directamente al trabajo, es importante concretar algunos problemas críticos:

1. ¿Qué estás creando exactamente? Sea lo más específico posible.
2. ¿Cuándo debe ser completado por?
3. ¿A qué recursos (personas, equipo y presupuesto) tiene acceso para completar el proyecto?

Los tres elementos anteriores son los componentes fundamentales de una declaración de alcance. Cada gerente de proyecto trabaja para aclarar el alcance antes de comenzar el trabajo.

Alcanzar la iniciativa de la fiesta de vacaciones de la empresa

Una declaración de alcance de muestra para la fiesta de vacaciones de la compañía puede leerse como sigue:

Nuestro objetivo es planificar y entregar una fiesta de vacaciones de la empresa para 100 empleados y sus otras personas importantes antes de fines de diciembre, a un costo que no debe exceder los $ 10,000. Nuestra planificación y coordinación consistirá en el comité de 4 miembros supervisado por el CEO.La fiesta incluirá un bar abierto, plateado, postre y entretenimiento.

Solo tomarse el tiempo para elaborar esa declaración simple pero importante ofrece una guía poderosa para el equipo involucrado en el proyecto. Todos comprenden la naturaleza del proyecto, el marco de tiempo, los recursos y el presupuesto.

Divida el alcance en bloques de trabajo discretos

Los gerentes de proyecto crean algo que se llama una estructura de desglose del trabajo para describir en términos claros y prácticos, todo el trabajo del proyecto que debe ser completado por alguien en un marco de tiempo particular. En su situación, el desglose del trabajo podría incluir:

• Identificar ubicación.
• Confirme la disponibilidad de la habitación y asegúrela con un depósito.
• Seleccione las opciones de comida.
• Confirme la barra y lo que la barra incluye.
• Identificar las opciones de postre.
• Crea y distribuye invitaciones con opciones de comida.
• Finalice las elecciones de alimentos basándose en las invitaciones devueltas.
• Decidir sobre el tipo de entretenimiento.
• Revisa las opciones de entretenimiento y selecciona.
• Confirmar la configuración del comedor.
• Compra de regalos de mesa para invitados.
• Coordinar y entregar el evento.

Los gerentes de proyecto desarrollarían este desglose del trabajo del proyecto sin tener en cuenta los recursos o el tiempo, pero más en formato de lluvia de ideas. Una vez que se haya identificado todo el trabajo necesario para lograr el alcance del proyecto, es hora de ponerlo en orden, asignar responsabilidades y solicitar estimaciones de tiempo y costo a los miembros de su equipo.

Creación del plan de proyecto a partir del desglose de trabajo

Después de completar el sencillo desglose de trabajo identificado en la página anterior, ahora debe:

• Confirme que todos los elementos principales para lograr el alcance del proyecto han sido identificados.
• Confirme quién manejará qué elementos de trabajo y creará una matriz de responsabilidad que describa las principales tareas de trabajo de la parte responsable.
• Solicite a cada miembro del equipo que revise sus tareas, identifique el tiempo y las estimaciones de costos, tome nota de los plazos, resuma las necesidades de recursos y asegúrese de que hayan evaluado exhaustivamente el trabajo del que deben rendir cuentas.

Una vez que se hayan completado los pasos anteriores, el equipo del proyecto debe trabajar en conjunto para secuenciar los eventos en el orden correcto, señalando cualquier conflicto por recursos o posibles desafíos de programación. Un gerente de proyecto completaría este paso desarrollando un diagrama de red, calculando la ruta crítica y luego programando recursos, a menudo con la ayuda de un software de computadora.

Para su proyecto más pequeño que usa métodos informales, todo lo que se necesita es un enfoque simple del tipo de nota post-it para colocar los elementos en la secuencia. ¡Este proceso le permitirá desarrollar la imagen completa de los pasos involucrados y los plazos para la planificación y la entrega de una gran fiesta navideña!

Que comience el trabajo

Ahora que se ha tomado el tiempo para realizar un alcance adecuado del proyecto, identificar las tareas principales, secuenciar las tareas y evaluar el tiempo y los requisitos de recursos, está preparado para poner al equipo a trabajar en sus responsabilidades asignadas. Su función como gerente de proyecto informal es supervisar el trabajo, apoyar a los miembros del equipo y ayudar a identificar y resolver los desafíos a medida que ocurren. Un buen gerente de proyecto se reúne regularmente con los miembros del equipo para evaluar el progreso e identificar y navegar los riesgos emergentes.

La línea de fondo

Los mismos enfoques descritos anteriormente pueden aplicarse a cualquier situación de proyecto en su departamento o unidad de negocios. Desarrolle un alcance claro, identifique el trabajo, asigne recursos, desarrolle estimaciones y un cronograma, y ​​luego monitoree y controle el trabajo. Sus prácticas serán reconocidas y apreciadas por los gerentes de proyectos profesionales en su lugar de trabajo, y sus resultados serán mucho mejores que simplemente saltar al trabajo sin pensarlo.