Plan de Gestión de Actores en Gestión de Proyectos.

En la gestión de proyectos, un plan de gestión de partes interesadas es un documento formal que describe cómo se involucrarán las partes interesadas en el proyecto. Una parte interesada es una persona o grupo que tiene un interés personal en el proyecto. Al pensar cuándo y cómo participarán las partes interesadas, un equipo de proyecto puede maximizar el impacto positivo de las partes interesadas en el proyecto.

¿Qué son las partes interesadas?

Los interesados ​​pueden ser internos y externos a la organización. Los ejemplos de partes interesadas internas incluyen ejecutivos y unidades de negocios tales como contabilidad y tecnología de la información.Las unidades de negocio suelen tener representantes en el equipo del proyecto. Las partes interesadas externas pueden ser grupos de interés, empresas y organizaciones cívicas. Es raro que las partes interesadas externas estén representadas en el equipo del proyecto. Para las agencias con autoridad reguladora, las industrias que regulan suelen ser el grupo de partes interesadas externas más importantes para cualquier proyecto.

Si el equipo del proyecto identifica una parte interesada, esa parte interesada debe contemplarse en el plan de gestión de partes interesadas.

No es práctico que un equipo de proyecto esté formado por miembros que representen a cada grupo de partes interesadas. En muchos casos, es imposible. Sin embargo, el equipo del proyecto necesita la participación y la participación de los interesados ​​para que el proyecto tenga éxito. Por ejemplo, una organización gubernamental quiere renovar y modernizar completamente su programa de software propietario más utilizado. Casi todos en la organización usan el programa de alguna manera. Cada tipo de usuario no puede ser representado directamente en el equipo del proyecto, por lo que el equipo diseña maneras de recopilar información de los interesados ​​y decide cómo informar a los interesados ​​sobre el estado del proyecto.

Estos métodos de recopilación de aportes y estrategias de comunicación están documentados en el plan de gestión de las partes interesadas.

Grupo de Interés vs Plan de Comunicación

Puede haber una gran cantidad de sangrado entre el plan de gestión de las partes interesadas del proyecto y el plan de comunicación. Sus funciones son muy similares. El plan de gestión de las partes interesadas es más amplio, ya que facilita la aportación al proyecto y también resume los resultados. Un plan de gestión de partes interesadas es más estrecho, ya que solo se dirige a aquellos con intereses creados, mientras que un plan de comunicación podría incluir audiencias más amplias.

Evolución

El plan de gestión de las partes interesadas suele ser mantenido por el gerente del proyecto. A medida que un proyecto avanza, el gerente del proyecto revisa el plan de gestión de los interesados ​​y lo lleva periódicamente al equipo del proyecto para considerar las actualizaciones. Un proyecto puede verse muy diferente en la mitad de su línea de tiempo que en las etapas de planificación, por lo que es importante asegurarse de que los documentos de guía del proyecto se modifican si las circunstancias lo requieren.

Ejemplo

Este es un ejemplo de cómo un plan de gestión de partes interesadas puede cambiar en el transcurso de un proyecto. Una agencia estatal se embarca en un proyecto de reglamentación. Cuando comienza, el patrocinador del proyecto y el gerente del proyecto elaboran una lista de las partes interesadas para incluirlas en el plan de gestión de las partes interesadas. Una de las primeras tareas del equipo del proyecto es desarrollar el plan. Después de unos pocos meses, un miembro del equipo del proyecto identifica a una parte interesada que nadie pensó al principio del proyecto. El gerente del proyecto agrega el nuevo actor al plan y llama a una reunión del equipo del proyecto para discutir cómo involucrar al nuevo actor.

Una vez que el equipo decida qué hacer, el gerente del proyecto informará al patrocinador del proyecto.

El plan de gestión de las partes interesadas es un documento vivo. A medida que el proyecto cambia, el plan de gestión de las partes interesadas puede cambiar con él para satisfacer mejor las necesidades del proyecto. Con un ágil plan de gestión de partes interesadas, un equipo de proyecto puede recopilar información y comentarios de las partes interesadas de manera adecuada, así como mantener a las partes interesadas informadas.