Cómo escribir un plan de gestión de proyectos

Un plan de gestión del proyecto es un documento que establece cómo trabajará el equipo en el proyecto. Describe el ciclo de vida del proyecto y cubre cómo se ejecutará, monitoreará, controlará y luego cerrará formalmente el trabajo.

El plan de gestión del proyecto es en realidad un término genérico para todos los subplanos que producirá para el proyecto. Podemos definir el plan de gestión del proyecto como todo lo que se cubre en estos planes:

• Plan de gestión de requisitos.
• Plan de gestion de alcance
• Plan de gestión de horarios
• Plan de gestión de calidad, si tiene uno.
• Plan de manejo de costos
• Plan de gestión de riesgos (que debe hacer referencia a su registro de riesgos)
• Plan de gestión del cambio.
• Plan de gestión de adquisiciones, si lo necesita para el proyecto.
• Plan de administración de la configuración, nuevamente, solo si planea escribir uno: puede que no sienta que es necesario para su proyecto
• Plan de gestión de recursos humanos.

El plan de gestión del proyecto también incluye información importante sobre las líneas de base del proyecto, especialmente para el alcance y el calendario. Esto le da una línea en la arena a la que puede referirse para que pueda ver fácilmente qué ha cambiado cuando finalmente cierra el proyecto y compara el rendimiento planificado con el real.

Dicho esto, el plan de gestión del proyecto sí existe como un documento por derecho propio. Esto es lo que debe incluir y cómo hacer referencia a esas otras secciones.

Redacción del documento del plan de gestión del proyecto

Comience su documento con el nombre del proyecto y la fecha. Use una plantilla de su Oficina de Administración de Proyectos, si la tiene, para evitar tener que comenzar desde cero.

Luego incluye estas secciones:

Umbrales y líneas de base: Explique cómo se gestionarán las líneas de base para las áreas de planificación, alcance, costo y calidad del proyecto. Determine cuáles serán las variaciones aceptables para el plan (por ejemplo, +/- 10 por ciento) y qué hará si parece que se violarán. Es posible que ya haya documentado esto en su Carta del proyecto.

Gobernancia: Determine qué revisiones de proyectos, revisiones de pares y otras medidas de gobernabilidad aplicarán a medida que avance en el ciclo de vida de la gestión de proyectos. Como mínimo, debe incluir el cierre de sesión formal al final de cada fase. Este es uno de los roles del patrocinador del proyecto. También puede incluir detalles de las revisiones de calidad que realizará si es apropiado para su proyecto.

Decisiones metodológicas: Este es un buen lugar para anotar qué partes de su metodología de gestión de proyectos ha decidido no hacer porque no son relevantes. Por ejemplo, puede observar aquí que no va a hacer un plan de administración de adquisiciones porque no se requieren adquisiciones para su proyecto.

Algo más: No se limite a estos encabezados. Incluya cualquier otra cosa que considere que pueda ser relevante para la planificación del proyecto, como los vínculos con otros proyectos en la empresa, factores externos que pueden afectar la planificación que usted quiere llamar la atención de alguien, etc.

Los planes subsidiarios

Si combina todos los documentos de su proyecto en uno, será un gran plan de gestión de proyectos. Es mejor incluir enlaces (o al menos una descripción de dónde se puede encontrar el documento) en este documento. Entonces, si alguien quiere leerlo, puede encontrarlo, sin que su plan de gestión de proyectos sea tan abrumadoramente largo que nadie lo vea en absoluto.

No te olvides de enlazar a las líneas de base también. Para la línea de base del cronograma del proyecto, guarde una versión de su plan y haga un enlace a eso. Para la línea de base de costos, guarde una versión de su planificación presupuestaria a partir de hoy y haga un enlace a esa. Estos documentos son documentos vivos y cambiarán a medida que avance el proyecto, pero mantendrás esos archivos originales para que puedas mirarlos y hacer la comparación.

Finalmente, agregue el control de versiones a su plan de gestión de proyectos para que, si necesita actualizarlo, pueda ver fácilmente si está trabajando en la última copia.