Déle confianza a su jefe con un plan de gestión de riesgos

Los mejores gerentes de proyecto cuentan con la total confianza de su gerente de línea y patrocinador de proyecto. Los ejecutivos detrás de sus proyectos les creen cuando dicen que necesitan fondos adicionales, más recursos o ayuda para resolver un problema.

Cuando trabajas en situaciones de riesgo, necesitas el kit adecuado. Al igual que un excursionista con una mochila de cuerda y crampones, también necesita las herramientas para enfrentar el riesgo del proyecto.

Puede aumentar la confianza de su gerente en su proyecto con un plan de administración de riesgos. Un simple proceso de 5 pasos puede transformar enormemente la forma en que su jefe ve su proyecto (y usted).

¿Qué es la gestión de riesgos en la gestión de proyectos?

La gestión de riesgos en la gestión de proyectos es el proceso de identificar, evaluar y responder a los riesgos de proyectos.

Los riesgos del proyecto son cosas que pueden afectar el proyecto (de manera positiva o negativa, pero en general las personas interpretan el riesgo como eventos que tendrían un impacto negativo en el proyecto).

Ya sea que su proyecto sea grande o pequeño, tendrá riesgos asociados con él. Esto podría ser cualquier cosa, desde el riesgo de que se suspenda el desfile de su escuela hasta el riesgo de un aumento de precio hasta un componente crítico de su nueva placa de circuito.

El riesgo del proyecto, si no se administra correctamente, puede hacer que sea más difícil entregar su proyecto con éxito. Los riesgos no controlados pueden agregar tiempo a su horario, trabajar por su tiempo y dinero a su presupuesto. Los gerentes se ponen nerviosos por este tipo de cosas. Todo eso se puede evitar con un plan de gestión de riesgos.

Planificación de la gestión de riesgos

Un plan de administración de riesgos es una excelente manera de aumentar su propia confianza en la capacidad de su equipo de proyecto para cumplir, y eso también se traduce en aumentar la confianza de su gerente. Desea que crean que puede hacerlo y que estén al tanto de lo que podría impedirle realizar el proyecto con éxito. Un plan de gestión de riesgos es una herramienta perfecta para hacer eso.

¿Y adivina qué? Es muy fácil empezar.

La gestión de riesgos del proyecto es un proceso simple de 5 pasos. No lo hagamos más complicado de lo que debe ser. Esto es algo en lo que puede comenzar hoy, prepárese para discutirlo en su próxima reunión y termine ya que alguien está escribiendo los minutos.

Un proceso de gestión de riesgos de 5 pasos

Al igual que con muchas partes de la gestión de proyectos, la gestión de riesgos es un proceso. Los 5 pasos son:

1. Iniciado
2. Identificar
3. Evaluar
4. Respuestas del plan
5. Implementar

Si esos términos no significan mucho para ti en este momento, por favor, apégate a ellos, te lo explicaré todo.

Paso 1: Iniciar

Primero, desea establecer el contexto para su gestión de riesgos en su entorno de gestión de proyectos.

Probablemente no haya mucho trabajo por hacer aquí porque alguien en su empresa ya habrá preparado una política de riesgo corporativo y todo lo que debe hacer es rastrearla. Esto explicará el enfoque de la empresa respecto al riesgo e incluso podría exigirle las plantillas que necesita. Las plantillas siempre te ahorran un trabajo, así que ten cuidado con ellas también.

Incluso si no tiene una política de riesgo corporativo, otra persona que administra proyectos junto con usted puede tener un plan de administración de riesgos del proyecto que puede copiar. ¿Por qué reinventar la rueda? Reutilizar documentos es una necesidad si quiere ahorrar tiempo y hacer más.

Utilice lo que ha descubierto para elaborar un plan de gestión de riesgos para su proyecto. Esto es parte de su plan general de gestión de proyectos y habla sobre cómo abordará la gestión de riesgos en su proyecto.

Si no sabes qué poner, ¡sigue leyendo! Los próximos pasos le darán una mejor idea de qué hablar en su plan de administración de riesgos.

Esto mejora la confianza al: Mostrarle a su gerente que tiene un enfoque para lidiar con la incertidumbre en su proyecto y que va a administrar activamente el riesgo.

Paso 2: Identificar

Una vez que haya descrito un enfoque, puede comenzar a trabajar en ello.

Ahora identifica los riesgos que van a afectar su proyecto. Esta es solo una instantánea en el tiempo y su registro de riesgos es algo que querrá volver una y otra vez para asegurarse de que también se coloque algo nuevo allí.

Puede identificar los riesgos utilizando una lista de verificación de riesgos comunes, entrevistando a las partes interesadas en el proyecto (especialmente las partes interesadas difíciles, ya que generalmente tienen mucho que decir sobre lo que podría salir mal), intercambiando ideas y utilizando su sentido común.

Usted está buscando cosas que podrían causar problemas si alguna vez sucedieron. (Recuerde, los riesgos aún no han ocurrido. Los problemas del proyecto son cosas que ya sucedieron).

Sin embargo, si lo haces, deberías involucrar a otras personas. Solo, no tendrás la imagen completa y terminarás perdiendo cosas.

Los riesgos pueden y deben ser identificados por cualquier persona. Como gerente de proyecto, su trabajo es alentar a sus colegas a aumentar los riesgos con usted para que, como equipo, pueda hacer algo al respecto.

Todos los riesgos identificados deben ser registrados en el registro de riesgos. Si tiene un coordinador de proyectos en el equipo o una persona de apoyo al proyecto, ellos pueden hacer esto. De lo contrario, es parte de las tareas administrativas que debe hacer.

Esto mejora la confianza al: Demostrar que está al tanto de los riesgos clave que pueden afectar su proyecto y que cuenta con los medios para mantenerse al tanto de los nuevos riesgos.

Paso 3: Evaluar

Los riesgos son luego evaluados por probabilidad e impacto. Este artículo detallado sobre cómo evaluar un riesgo de proyecto lo cubre para eso. Dale una buena lectura si no estás familiarizado con el proceso.

Como medida adicional, también puede evaluar la proximidad, lo que significa qué tan cerca del tiempo es probable que ocurra el riesgo. Un riesgo con alta proximidad podría estar ocurriendo pronto. Un riesgo con poca proximidad puede ocurrir en algún momento en un futuro lejano. Esto puede darle otro factor para priorizar su tiempo y energía cuando se trata de lidiar con los riesgos.

Esto mejora la confianza al: Asegurarse de que su gerente y todos los integrantes del equipo tengan una idea clara de lo que sucedería si se materializara alguno de estos riesgos.

Paso 4: Planifica las respuestas

Ahora llegamos a la parte sustanciosa de su plan de gestión de riesgos. En este paso, usted averigua cómo administrar el riesgo identificando una respuesta adecuada.

Hacemos esto porque hasta ahora todo lo que tiene es una lista de lo que podría suceder para que su proyecto salga de su rumbo en el futuro y cuán grande sería el acuerdo. Lo que su gerente querrá saber a continuación es: ¿Qué va a hacer al respecto?

En general, hay 4 cosas que puede hacer para abordar y gestionar un riesgo de proyecto. Son:

• Evitar
• Transferir
• Mitigar (es decir, reducir)
• Aceptar.

Estos se cubren en detalle en esta profunda inmersión en estrategias de respuesta de riesgo para riesgo negativo.

Algunos de sus riesgos podrían tener un resultado positivo. Por ejemplo: existe el riesgo de que usted venda tanto de su nuevo producto que deje de funcionar las líneas telefónicas. Sería un buen problema, pero aún es un riesgo que deberíamos planear.

Hay varias formas en las que puede prepararse para un riesgo positivo, como por ejemplo:

• Explotar
• Compartir
• Mejorar
• Aceptar.

Estos se discuten con más detalle acerca de las estrategias de respuesta al riesgo para el riesgo positivo.

Deberá determinar qué estrategia de respuesta es la mejor para cada riesgo en su registro. Por ejemplo, podría decidir que el riesgo de que se derrumbe el techo de la fábrica es algo que simplemente aceptará ya que no es probable que ocurra. Sin embargo, el riesgo de que la intoxicación alimentaria saque a la mitad de su fuerza laboral es algo que usted va a mitigar activamente al capacitar nuevamente a todo su personal de catering. Si ya sucedió antes y es bastante probable que, a menos que haga algo al respecto, querrá mitigar el riesgo.

Una vez que se identifica y acuerda la respuesta, se puede designar a los propietarios de riesgos para llevar a cabo el plan de acción de gestión de riesgos. En otras palabras, necesita que alguien sea responsable de revisar las tareas que está de acuerdo.

Esto mejora la confianza al: Demuéstrele a su gerente que ha considerado qué hacer con respecto a las cosas que podrían causar problemas para su proyecto y que está implementando planes para reducir la incertidumbre y el riesgo del proyecto.

Paso 5: Implementar

Su plan de gestión de riesgos ya debe incluir quién será el responsable de realizar las actividades de mitigación de riesgos para cada riesgo. Ahora deben trabajar en esas tareas para que usted administre activamente los riesgos abiertos.

Esto mejora la confianza al: Demostrar que usted y su equipo de proyecto pueden llevar a cabo lo que dijeron que harían. Al informar sobre lo que ha logrado y los riesgos que ha mitigado, le muestra a su equipo de administración que está dispuesto a cumplir y hacer lo que sea necesario para hacer que su proyecto esté preparado para el futuro frente a los problemas.

Una vez que un riesgo ha pasado, cuando ya no es relevante porque o bien ha ocurrido o ya no puede suceder, puede cerrarlo de su registro de riesgos.

Poner en práctica este plan de gestión de riesgos del proyecto puede diferenciarlo de otros gerentes. Su propio jefe tendrá la evidencia de que puede pensar de manera estratégica y creativa acerca de lo que podría hacer que su proyecto se despegue y, lo que es más importante, hacer algo al respecto. ¡Serás la persona que gestiona los problemas de forma activa antes de que ocurran, eliminando obstáculos y preparándote para cualquier cosa!

Ser visto como un buen gestor del riesgo del proyecto es una manera segura de ser visto como un par o manos seguras por parte de la gerencia. No necesita mucha experiencia o certificados para comenzar a administrar el riesgo del proyecto con éxito (aunque existen calificaciones formales en la gestión del riesgo). Este sencillo proceso de 5 pasos pronto significará que la gestión de riesgos del proyecto está integrada en sus planes de proyecto.