Cómo escribir cartas de reprimenda para el desempeño de los empleados

Las cartas de amonestación son escritas por el supervisor para proporcionar una declaración oficial de un problema de rendimiento que un empleado debe mejorar. Las cartas de amonestación son a menudo un paso en el proceso formal de acción disciplinaria que puede resultar en una acción disciplinaria adicional para el empleado hasta e incluyendo la terminación del empleo si el empleado no mejora.

Las cartas de amonestación son un componente importante en la documentación de un problema de desempeño del empleado para el empleado y el empleador. Las cartas escritas de amonestación establecen clara y específicamente el rendimiento que debe mejorar y las consecuencias si el rendimiento no mejora.

Las cartas de reprimenda generalmente siguen el entrenamiento verbal de un supervisor. Con frecuencia están precedidos por una corrección verbal al empleado, llamada advertencia verbal o advertencia verbal formal, sobre el problema de rendimiento o problemas de rendimiento relacionados.

Dependiendo de la inmediatez y la gravedad del problema de rendimiento, la carta de amonestación podría iniciar el debate sobre el rendimiento, pero esto es inusual.

Componentes de las cartas de reprimenda

Las cartas efectivas de amonestación tienen estos componentes.

• Una declaración clara del problema o el problema de rendimiento que el empleado debe mejorar.
• La carta de amonestación puede enumerar varios ejemplos de formas en que el empleado puede cambiar su desempeño para cumplir con las expectativas de desempeño. (Esto proporciona al empleado una imagen compartida o un significado compartido en torno a las expectativas del supervisor).
• El impacto del incumplimiento en el éxito del empleado y de la organización. (La forma en que la falta de rendimiento tiene un impacto negativo en el lugar de trabajo).

• Si es relevante, una línea de tiempo dentro de la cual el desempeño del empleado debe mejorar.
• Si es relevante, una fecha de vencimiento o una fecha de finalización en la que el supervisor revaluará el desempeño del empleado.
• Una declaración clara sobre las consecuencias que un empleado puede esperar si su desempeño no mejora como se describe en la carta de amonestación.
• La firma del supervisor o el gerente del empleado.
• La firma del empleado cuyo desempeño es el foco de la carta de amonestación. La carta generalmente contiene una declaración de que la firma del empleado representa que ha recibido la carta, no necesariamente que está de acuerdo con su contenido.

• Una oportunidad para que el empleado se oponga, por escrito, al contenido de la carta de amonestación. El empleado puede estar de acuerdo, en desacuerdo, expresar arrepentimiento, etc. Las refutaciones escritas por el empleado se adjuntan a las cartas originales de amonestación.

A continuación se presentan dos ejemplos de cartas formales de reprimenda. Úsalos a medida que desarrolles tus propias reprimendas.

Ejemplo de carta de reprimenda

Este es un ejemplo de una carta de reprimenda. Descargue la plantilla de la carta de reprimenda (compatible con Google Docs y Word Online) o vea más abajo para ver más ejemplos.

Ejemplo de carta de reprimenda # 1 (Versión de texto)

Para: Jeffery Jones

De: George Peterson

Fecha: 1 de septiembre de 2018.

Re: Carta de reprimenda

Esta es una carta formal de amonestación para notificarle que su desempeño no cumple con los niveles de contribución esperados. En su trabajo como experto técnico en atención al cliente, las expectativas del trabajo fueron desarrolladas por todo el grupo de expertos en soporte técnico y su gerente. Esto significa que son el estándar aceptado para el desempeño de cada experto en soporte técnico.

Está fallando en realizar de las siguientes maneras.

• La cantidad de clientes a los que atiende en una semana es un 30% inferior al estándar que el resto de los expertos en soporte técnico están cumpliendo.
• El grado de dificultad de los problemas a los que elige responder es un 40% inferior al estándar que está alcanzando el resto del personal.
• La cantidad de tiempo que los clientes pasan en el teléfono con usted excede al resto del personal en un 25%.

Como puede ver, en las tres mediciones de rendimiento más importantes para su trabajo, no está teniendo éxito. Su supervisor ha hablado con usted varias veces y recibió capacitación adicional. En consecuencia, creemos que usted no está dispuesto a realizar. Esto está afectando adversamente la carga de trabajo del resto del personal técnico.

Necesitamos ver una mejora inmediata en las tres áreas de desempeño o se tomarán medidas disciplinarias adicionales hasta e incluyendo la terminación del empleo. Tenemos fe en que usted tiene la capacidad de mejorar. Necesitamos ver una mejora inmediata.

George Peterson, Supervisor

Marian Demark, Gerente de Recursos Humanos

Ejemplo de carta de reprimenda # 2 (Versión de texto)

Para: Linda Rodriguez

De: Mary Wilmont

Fecha: 1 de septiembre de 2018.

Re: Carta de reprimenda

El propósito de esta carta de reprimenda es avisarle formalmente que su asistencia está afectando negativamente su capacidad para completar su trabajo. Mientras que los empleados asalariados y exentos no están obligados a trabajar horas específicas, una semana laboral de cuarenta horas es estándar y se espera.

No ha asistido al trabajo al menos un día a la semana desde que comenzó su nuevo trabajo y está trabajando solo treinta y dos horas a la semana. Su gerente le ha informado sobre la disponibilidad de tiempo libre de FMLA para problemas médicos personales o familiares. También le ha preguntado si necesita una adaptación para que pueda realizar su trabajo de manera efectiva.

Él le ha sugerido que visite el departamento de Recursos Humanos para discutir estos temas y su asistencia. Ha rechazado las tres oportunidades que ofrecimos para ayudarlo a mejorar este bajo rendimiento.

La realidad es que no puedes realizar tu trabajo en menos de cuarenta horas. Faltan los plazos para sus asignaciones de trabajo y su retraso afecta negativamente el trabajo de sus compañeros de trabajo del departamento de marketing. Se les están perdiendo sus plazos como resultado de su incumplimiento.

Además, su trabajo sin terminar cuando se asigna a sus compañeros de trabajo está sobrecargando sus cargas de trabajo, ya que ya tienen trabajos que requieren cuarenta horas de trabajo por semana. Esto es injusto y no toleraremos estos impactos negativos en el lugar de trabajo a partir de ahora.

Necesitamos ver una mejora inmediata en su asistencia o terminaremos su empleo. Esto significa que debes asistir al trabajo cinco días a la semana. Si no asiste al trabajo cinco días a la semana, no puede cumplir con los objetivos para los cuales ha estado empleado.

Nuestras políticas estándar de tiempo libre remunerado le otorgan seis días de licencia por enfermedad y dos días de licencia personal que debe usar en el transcurso de un año. Debe solicitar días de vacaciones por adelantado.

Ya ha usado cuatro de sus días de enfermedad y todos sus días personales con sus ausencias actuales. No planeamos asignarle más tiempo. Esto lo deja con solo dos días de enfermedad y el tiempo de vacaciones pagadas que debe solicitar por adelantado.

Si tiene una ausencia en exceso de su tiempo libre pagado disponible, cancelaremos su empleo. Esperamos que entiendas lo cerca que estás de perder tu trabajo. No recibirás más advertencias.

Saludos, Mary Wilmont, Gerente

Thomas Credence, Director de Recursos Humanos

Consulte un acuse de recibo de muestra para obtener orientación sobre cómo un empleado que recibe una reprimenda tiene derecho a responder.

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Ejemplos de cartas de reprimenda

• Ejemplo de carta de reprimenda: Indiscreción de la gerencia
• Muestra de reprimenda por escrito: Asistencia

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