La importancia de mantener un diario en contabilidad

Una entrada de diario es el registro de una transacción financiera ingresada en un diario. La revista detalla todas las transacciones financieras de la empresa y toma nota de las cuentas afectadas por estas transacciones. Todas las entradas de diario se realizan utilizando el método de contabilidad de entrada doble o entrada única.

Las entradas de diario normalmente se ingresan en orden cronológico y los débitos se ingresan antes de los créditos: los débitos se ingresan en una columna a la izquierda y los créditos se ingresan a la derecha. Las entradas de diario se asignan a cuentas específicas mediante un plan de cuentas, y la entrada de diario se registra en un libro mayor. El libro de contabilidad realiza un seguimiento de varias cuentas.

El propósito de las entradas de diario

Las entradas de diario proporcionan información fundamental para todos los demás informes financieros de una empresa. Son utilizados por los auditores para analizar cómo las transacciones financieras afectan un negocio.

Cada entrada debe incluir la fecha de la transacción, las partes involucradas, un débito de al menos una cuenta, un crédito a al menos otra cuenta, un recibo o un número de cheque, y una nota que describa otros detalles involucrados en la transacción. Puede que no sea probable que recuerdes meses o años después.

Si compra y utiliza un software de sistema contable, lo más probable es que se encargue de todos estos detalles por usted. Pero deberías poder manejar tus entradas de diario y llevarte un libro con una comprensión básica del proceso si no crees que ese tipo de gasto es necesario todavía porque recién estás comenzando.

Contabilidad de entrada única

Como su nombre lo indica, cada entrada de diario se realiza en su propia línea separada cuando utiliza el método de contabilidad de una sola entrada. Puede restar lo que gasta en un nuevo sistema informático como débito, luego, en la siguiente línea y como otra entrada, podría recibir ingresos de un cliente o cliente como crédito. Tendrá dos transacciones separadas o entradas de diario, cada una con su propia línea. Es simple, no muy diferente de cómo realizaría un seguimiento de las transacciones que realiza desde su cuenta de cheques.

La contabilidad de una sola entrada puede ser apropiada si dirige su propia pequeña empresa como propietario único y sus libros y transacciones no son complejos. Cualquiera puede manejarlo. No necesitas ningún entrenamiento específico.

Contabilidad de doble entrada

Una entrada de diario que utiliza el método de contabilidad de doble entrada incluye una variedad de información en varias columnas en la misma línea. En un sistema de doble entrada, es posible que tenga un débito por la compra de la computadora, luego aparecerá un crédito o un aumento en sus gastos generales de equipo de oficina en la misma línea pero en una columna diferente para compensar el débito. Estas columnas deben ser iguales, como - $ 2,000 como débito y + $ 2,000 para el crédito.

Es posible que tenga que usar incluso más columnas dependiendo de la naturaleza de su entrada, pero como mínimo, debe haber dos, una para cada débito y crédito. La contabilidad de doble entrada generalmente hace una entrada de diario, no para la transacción en sí, sino para la cuenta, afecta a los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos. Los débitos y créditos a cada uno se indican en la misma línea.

Al final del año o en cualquier otro período contable que seleccione, todas las entradas de su diario para débitos deben corresponder a una cantidad igual a sus entradas de diario para el total de créditos. Esto significa que su cuenta está "equilibrada".