En defensa del escritorio desordenado

Cada día se te lanza más y más información. El correo nuevo, los informes de varios comités, las facturas, las propuestas y más, llegan a su escritorio varias veces al día. Estás demasiado ocupado para lidiar con eso de inmediato, así que simplemente comienza a acumularse. Tu escritorio comienza a parecerse a una zona de guerra.

El problema aquí no es que tu escritorio esté desordenado; El problema es que las cosas importantes se pierden. O bien es enterrado por el nuevo material que entra, o está en el nuevo material pero no se nota. Como resultado, pasa demasiado tiempo en cosas que son simplemente urgentes en lugar de aquellas que son importantes.

Cuando su jefe quiere saber qué tan pronto puede tener ese informe para el Vicepresidente, no quiere decirle que no se dio cuenta de la nota que le envió solicitando el informe. Su jefe tampoco estará encantado de saber que el diseño de la nueva línea de productos se retrasa porque lo dejó de lado y se cubrió y se olvidó de él.

Algunas personas le dirán que la mejor manera de resolver este problema es un escritorio limpio. Otros dicen que un desastre está bien. Quien tiene razon

Escritorio desordenado, mente desordenada

No hace mucho tiempo, había una expresión popular: 'un escritorio desordenado es un signo de una mente desordenada'. Esa expresión dio origen a toda una industria diseñada para ayudar a los ejecutivos de negocios a limpiar sus escritorios como un signo de su agudeza mental.

Sin duda, has visto películas donde el jefe se sienta en su oficina en lo alto de un rascacielos del centro. Se sienta detrás de un escritorio de cristal sin cajones. Los únicos adornos son el impresionante juego de bolígrafos para firmar documentos importantes y un teléfono o un intercomunicador para que pueda dar órdenes.

Por otra parte…

Mucha gente no ve nada malo en las pilas de papel que cubren el escritorio, incluso derramándose sobre los asientos de las sillas y el piso de la oficina. Citan adagios como "un escritorio desordenado es un signo de genio" y "un escritorio desordenado es solo un signo de un escritorio desordenado".

Todos conocemos a alguien cuyo escritorio es así. No ves cómo pueden incluso saber si el escritorio es de metal o madera. Sin embargo, cuando les pides algo, van directamente a una pila, hojean 2 o 3 hojas y sacan lo que pediste.

Lo que funciona para usted

Ambos lados son correctos. El problema no es cuál es el correcto. El problema es que te hará más efectivo. Existen algunas pautas fundamentales que se aplican a ambos enfoques, pero la clave es trabajar de una manera que le permita ser más efectivo. Casi todo el mundo necesita deshacerse de una parte del desorden en su escritorio, pero no tener más que un solo elemento en su escritorio a la vez no funcionará para muchos de nosotros.

Muchas personas están trabajando en varios proyectos al mismo tiempo (o casi al mismo tiempo). Los tipos creativos sienten la necesidad de tener inspiración a su alrededor. Los individuos orientados a los detalles necesitan volúmenes de material de referencia al alcance de la mano. Algunas personas sienten que los montones de trabajo los hacen parecer ocupados y, por lo tanto, los mantienen más seguros en tiempos de despidos. Otros sienten que un escritorio limpio muestra cuán eficientes son para hacer el trabajo. Lo importante es hacer lo que te funcione.

Cómo domesticar al monstruo

Ya sea que vaya por el escritorio de vidrio estéril, o simplemente quiera poner un poco más de orden en el caos de su escritorio, existen algunas pautas fundamentales:

• Realmente quiero mejorar: No recomendamos el enfoque severo que algunos hacen. Desafortunadamente, eso deja excusas para ser demasiado fácil contigo mismo. Este intento de hacer que su escritorio sea menos abarrotado y más eficiente depende de que usted haga un esfuerzo serio.
• Mantener, Lanzar o Mover: Encuentra tres contenedores. Etiqueta el más pequeño "mantener". Etiqueta el mayor "sorteo". Tener otro recipiente con la etiqueta "mover". Las cosas realmente vitales irán a su contenedor para ser ordenadas más tarde. Todo lo que quieras llevar a casa o regalar va al contenedor de "movimiento". Todo lo demás va en el contenedor de tirar.

• Comience con el más antiguo: Se puede ver al mirar qué pila es la más antigua. Por lo general, es más lejos de su silla. Será más fácil tirar artículos de esta pila.
• Evalúe cada pieza solo una vez: Mira cada artículo en la pila. Decide a qué contenedor irá. No puedes volver a ponerlo en tu escritorio para más tarde, debes decidirlo ahora. Ponga todo en uno de los tres contenedores. No hay otra opción.
• Pregúntate esto: La primera pregunta es "¿Tengo esto en otro lugar o puedo obtenerlo de alguien?" Si tiene una copia en su correo electrónico, en un informe o en el escritorio de la persona que preparó el análisis de mercado, etc., no necesita guardar otra copia. Echarlo. Luego pregunte "¿por qué necesito esto?" Si la respuesta es a) para tomar medidas al respecto, b) para hacer algo con ella cuando reciba más información de alguien, o c) para referirme a como hago otro trabajo, colóquela en la pila de mantenimiento. (Una vez que se haya liberado del desorden, las tres categorías se reordenarán, así que siéntase libre de separarlas ahora. Le ahorrará tiempo más adelante). Si su respuesta fue algo más, tire ese elemento.

• Sé implacable y valiente: A medida que avanzas a través de cada pila, acércate más y más a las cosas que acaban de llegar, sé implacable en tus decisiones. No tomar prisioneros. Si realmente no lo necesitas, tíralo. Y se valiente. No se aferre a algo solo porque alguien podría preguntarle algo al respecto algún día. No construyas una fortaleza de papel para protegerte.

Administrar el problema

Su escritorio no tiene que ser estéril y carecer completamente de papel, aunque puede serlo si eso ayuda. Su objetivo es organizar su escritorio para que maximice su eficiencia. Si eso significa un par de pilas más en su escritorio que la de la persona de al lado, está bien, siempre que todo lo que haya guardado le ayude a cumplir su objetivo de aumentar la eficiencia.