Escribir para empresas - Gestión y liderazgo

El propósito de la redacción comercial es transmitir información a otra persona o solicitarle información. Para ser una escritura efectiva para los negocios, debe ser completo, conciso y preciso. Su texto debe estar escrito de tal manera que el lector pueda entender fácilmente lo que les está diciendo o preguntando.

Muchos escritos para negocios son descuidados, mal escritos, desorganizados, llenos de jerga e incompletos. A menudo es demasiado largo o demasiado corto. Todos estos atributos contribuyen a la escritura de negocios ineficaces.

Ya sea que esté escribiendo una propuesta de venta, un correo electrónico a su jefe o un manual de instrucciones para un paquete de software, hay ciertos pasos que debe seguir para que sea efectivo. Siga estos cinco pasos:

1. Organiza tu material
2. Considera a tu audiencia
3. Escribe tus pensamientos
4. Revise su material
5. Edita tu material

La organización es clave

Si no organiza su material, no fluirá bien y no tendrá sentido. La escritura puede ser simple o complicada. Al escribir un correo electrónico anunciando una reunión de personal, esto es tan simple como recopilar sus pensamientos. Por otro lado, es probable que tenga que desarrollar un esquema complejo antes del material terminado si está escribiendo los resultados de un ensayo farmacéutico innovador. Cualquiera que sea la tarea, sin un nivel apropiado de organización (incluso organizando sus pensamientos), es posible que no incluya todo lo que necesita o que no le dé importancia a los temas más importantes.

Las omisiones o un enfoque incorrecto harán que su negocio sea menos claro.

Conoce a tu audiencia

Antes de comenzar a escribir, piense en su público objetivo. Por ejemplo, una presentación sobre el nuevo programa 401 (k) de su empresa puede tener el mismo esquema cuando se lo entregue a su director financiero y a sus empleados, pero el nivel de detalles que incluya variará. También hay que tener en cuenta el tono. Un correo electrónico rápido a su equipo, recordándoles el picknick anual de la compañía, no tendrá el mismo tono que su misiva con respecto al informe anual de su compañía.

Además, recuerde que se comunicará más efectivamente con su audiencia si se enfoca en lo que quiere que escuchen en lugar de lo que va a decir.

Una palabra sobre la buena escritura

Los buenos escritores tienen diferentes estilos de escritura. Algunos prefieren escribir todo y luego regresar y editar. Otros prefieren editar a medida que avanzan. A veces su estilo preferido varía dependiendo de lo que están escribiendo.

A medida que escribas (o cuando edites) ten en cuenta la longitud. Debe usar suficientes palabras para aclarar su significado, pero no use palabras innecesarias solo para hacerlo florido. La redacción comercial debe ser clara y concisa, no verbosa y florida. Recuerde, nadie en los negocios tiene tiempo para leer más de lo necesario.

Por otro lado, no hagas tu pieza demasiado corta. Debe escribir lo suficiente para que su significado sea claro y no sea mal entendido. Imagínese si una pieza de equipo en un almacén estuviera etiquetada como "usada pero buena". No estaría claro si eso significaba que el equipo se había utilizado mucho, o que el equipo ya no era nuevo sino que aún funcionaba. Unas pocas palabras adicionales habrían aclarado el significado. Además, evite usar jerga o abreviaturas porque pueden significar cosas diferentes para lectores diferentes.

Independientemente de su estilo de escritura, todos los escritores deben revisar y editar todo el material escrito, incluso los correos electrónicos.

Corrección y edición

Independientemente de su estilo de escritura, todos los escritores deben revisar y editar todo el material escrito, incluso los correos electrónicos. Después de que hayas terminado de escribir, revisa tu trabajo. Puede que necesites editarlo. La revisión es volver a leer lo que escribiste para asegurarte de que todas las palabras en tu cabeza lo hicieron correctamente en el papel. Debido a que nuestros cerebros funcionan más rápido que nuestros dedos, puede omitir palabras, dejar de lado un final o usar el homónimo incorrecto (por ejemplo, "allí" en lugar de "su"). La revisión atrapa estos errores. Obviamente, la revisión de un correo electrónico de una sola línea es fácil y basta con echarle un vistazo al escribir, ya que puede ser suficiente.

Sin embargo, si está escribiendo un manual de instrucciones, su corrección será más complicada y tomará más tiempo.

Después de que hayas revisado tu material, es hora de editarlo. A veces, la revisión y la edición se pueden realizar simultáneamente, pero es más eficaz cuando se realizan de forma secuencial.

La razón por la que editas es para corregir o cambiar lo que escribiste para que el material suene (y lea) mejor. Al escribir para negocios, esto significa corregir los errores y hacer que el texto sea lo más claro y conciso posible.

No estás escribiendo una novela

Cuando estás escribiendo para negocios, no estás escribiendo la próxima "gran novela estadounidense". Su escritura debe ser tan descriptiva como sea necesario, pero no necesita pintar imágenes de palabras vívidas utilizando muchas palabras grandes y figuras de lenguaje. Si te refieres a "casas de cristal", no escribas "domicilios vítreos", escribe "casas de cristal".