Gestión de proyectos Lingo

La gestión de proyectos es un trabajo que viene con mucha jerga y terminología. Una vez que sepa lo que significa todo esto, es bastante fácil seguir las discusiones y contribuir de manera efectiva. Aumentará su confianza en el trabajo si puede comprender de qué hablan todos los demás y lo ayudará a tomarse más en serio en el trabajo si usa los términos correctos. Aquí hay una guía de los términos de gestión de proyectos que debe conocer.

Riesgo

"Riesgo" es un término que se relaciona con lo que podría ir mal en su proyecto. Por ejemplo, si está construyendo un nuevo bloque de oficinas, el precio del acero podría subir, y eso podría afectar su presupuesto. Pero podría no subir. Del mismo modo, si planea realizar su picnic corporativo anual en el exterior, puede que haga buen tiempo, pero puede llover. En resumen, un riesgo es algo que aún no ha sucedido.

Es importante saber qué riesgos rodean su proyecto porque entonces puede planificarlos. Puede poner en práctica su 'Plan B' o planes de contingencia para intentar evitar que el riesgo ocurra en primer lugar. Con el precio del acero y el clima, no hay mucho que puedas hacer para evitar que ocurra, pero puedes hacer planes en caso de que lo hagan. Por ejemplo, puede alquilar una carpa o abastecerse de paraguas para que, si llueve el día de picnic, la gente todavía pueda pasar un buen rato.

Problema

Los miembros del equipo del proyecto a menudo confunden los problemas y los riesgos, y como gerente de proyecto es importante asegurarse de que está hablando de estos temas de manera adecuada. Un riesgo es algo que no ha ocurrido todavía, mientras que un problema es algo que ha ocurrido. Los problemas son solo problemas a los que se enfrenta su equipo de proyecto. Es posible que lo haya visto venir (y que lo haya manejado como un riesgo para comenzar) o que sea completamente inesperado. De cualquier manera, ya pasó y tienes que hacer algo al respecto.

Hito

Los hitos son puntos en el tiempo que marcan momentos clave durante el proyecto. A menudo se utilizan para:

• Comienzo de una fase
• Fin de una fase
• Fin de un trabajo importante o una gran tarea.
• Tomando nota de un determinado plazo de tiempo fijo
• Fechas inmóviles en el plan.

Piense en los hitos como el tipo de fecha que escribiría en su calendario en casa: los grandes momentos importantes de un proyecto, como terminar la prueba o la fiesta de lanzamiento. Los hitos son uno de los nueve componentes de un diagrama de Gantt, por lo que los verá en los calendarios de sus proyectos mostrados como un diamante.

Patrocinador

Su patrocinador del proyecto se sienta en la Junta de Proyecto. Son la persona que "posee" el proyecto y reciben los beneficios. Por ejemplo, si está lanzando un nuevo sistema de TI para que lo use el equipo de fábrica, el gerente general de la fábrica será el patrocinador del proyecto. El equipo de TI formaría parte del equipo del proyecto, pero no asumiría un rol de patrocinio. El patrocinador del proyecto es la persona a la que puede dirigirse cuando necesite la dirección de la gerencia superior. Esto podría ser para:

• Desbloquear un problema
• Encontrar algunos recursos
• Aprobar el presupuesto
• Tomar decisiones
• Acordar la especificación final.

Y así. El gerente del proyecto informa eficazmente al patrocinador durante la duración del proyecto, tanto en términos de estructura de gestión de línea como con informes semanales o mensuales (o en tiempo real) del proyecto.

Tenedor de apuestas

Las partes interesadas son las otras personas involucradas y afectadas por su proyecto. Algunos proyectos tendrán amplios grupos de partes interesadas, que abarcarán todos los departamentos de la organización. Otros tendrán un alcance más limitado. Algunas partes interesadas están fuera de su organización, como el gobierno o los organismos reguladores.

También deben mantenerse informados con noticias relevantes. La mayoría de las partes interesadas apoyarán (o serán ambivalentes) los cambios provocados por su proyecto, pero no todos lo harán. Se reunirá con partes interesadas que no van a recibir su proyecto con los brazos abiertos.