¿Qué significa la confidencialidad de recursos humanos?

¿Quieres saber qué significa realmente la confidencialidad en RRHH? Los profesionales de Recursos Humanos en línea reciben correos electrónicos frecuentes de los empleados que dicen: "Tuve un problema, así que fui a Recursos Humanos. Le dije a Recursos Humanos, y le dijeron a mi jefe, y ahora mi jefe está enojado conmigo. ¿Todo confidencial?

Cuando HR debe tomar acción

Es fácil ver cómo la gente puede pensar eso. Recursos humanos trata con mucha información que debe ser confidencial. Por ejemplo, manejan seguros de salud (aunque no están sujetos a las regulaciones de HIPAA, excepto en los casos en que las compañías tienen seguro propio), manejan salarios y manejan la disciplina de los empleados.

Un empleador despediría a cualquier persona de recursos humanos que compartiera información sobre cualquiera de estos temas sin autorización y por una buena razón. Pero ¿qué pasa con otras áreas que un empleado podría traer a Recursos Humanos?

Algunas cosas en las que HR tiene que actuar, y eso significa que no pueden mantener su información confidencial. ¿Conmocionado? Bueno, aquí están algunos de los temas en los que HR debe actuar.

Reclamo de acoso sexual

Si presenta una queja diciendo que su jefe, compañero de trabajo o incluso un proveedor lo acosó sexualmente, el departamento de recursos humanos tiene que actuar. Legalmente, si ignoran su reclamo, hacen a la empresa responsable de las acciones. Esto es cierto incluso si dices: "No quiero que hagas nada, solo quiero que te des cuenta". Legalmente, RR.HH. debe actuar o se podría considerar impasible.

La cantidad de personas involucradas depende del tipo de reclamo que hizo el empleado. Si, por ejemplo, su reclamo es que Jim mira pornografía en su computadora y le hace sentir incómodo, la persona de recursos humanos puede descolgar el teléfono, llamar al departamento de TI y pedirle que revise el historial informático de Jim. En un par de minutos, RH puede derrotar a Jim, y nadie tendrá que saber que se quejó en primer lugar.

¿Pero qué pasa si tu queja es que Jim hizo avances inapropiados? El departamento de recursos humanos tiene que investigar eso, y eso implicará hablar con la gente. Hablarán con Jim. Hablarán con otros testigos potenciales y, una vez que hayan recopilado la información, tomarán una decisión.

Muchas personas piensan que una reclamación es suficiente para que los RR.HH. castiguen a la persona, pero no lo es. La empresa siempre debe realizar una investigación exhaustiva y mantener una posición de neutralidad al hacerlo. Esto significa que no asumirán automáticamente que eres una víctima.

Ésto es una cosa buena. Quieres que vengan a la verdad. Recuerde, así como usted puede acusar a alguien más, alguien más puede acusarlo a usted. No querría que HR solo creyera a su acusador y tome medidas sin una investigación imparcial y exhaustiva.

Mientras que Recursos Humanos hace todo lo posible para mantener a la menor cantidad de personas involucradas en este tipo de investigación, es imposible mantenerlo completamente tranquilo. Algunas personas tendrán que saberlo.

Otros reclamos de discriminación

Si reclamas que tu jefe es malo contigo debido a tu raza, RH llevará a cabo una investigación muy parecida a un reclamo de acoso sexual. Es imposible mantener esto completamente tranquilo. Pero, ¿qué pasa si usted afirma que su salario es menor debido a su raza?

A veces, la persona de recursos humanos puede investigar una reclamación de discriminación de raza o de género simplemente mirando en su base de datos. Esto puede permitirles determinar que no, su pago es consistente con todos los demás en su nivel y experiencia, por lo que no se produce discriminación de pago. Caso cerrado, nadie más tiene que saberlo.

Pero, ¿qué sucede si lo sabe, aunque su salario sea igual al de sus compañeros de trabajo, no recibe las asignaciones que lo prepararán para la promoción? Luego, tendrá que presentar su caso y, luego, Recursos Humanos realizará una investigación y, nuevamente, las personas, incluido su gerente, lo sabrán.

Quejas generales

Aquí es donde la situación puede ser incompleta. Puede pensar que su persona de recursos humanos es solo una caja de resonancia, pero luego se dirige directamente a su gerente e informa lo que dijo. ¿Lo que acaba de suceder? En primer lugar, su persona de recursos humanos debe dejarle muy claro lo que compartirá y no compartirá fuera de su reunión a puerta cerrada.

También debe dejar claro cuáles son sus expectativas. Por ejemplo, diga: “Me gustaría recibir algunos consejos sobre cómo llevarse mejor con mi jefe, pero no me gustaría que hablara con él. ¿Está bien? "Deben decir sí o no, y luego puede continuar, pero con el pleno entendimiento de que su gerente de recursos humanos ha acordado no ir a su jefe para informar.

Tenga en cuenta que si uno de los problemas por los que lucha tiene que ver con él es violar la ley (acoso sexual, robo, fraude de valores), la persona de Recursos Humanos debe actuar. Incluso si al principio le dijeran que no lo harían, la naturaleza de sus quejas puede hacer que necesiten intervenir.

Si su queja es que su compañero de trabajo siempre llega tarde y nunca es castigado, ¿qué quiere que haga la persona de Recursos Humanos al respecto? ¿Quieres que hablen con tu manager? ¿Habla con tu compañero de trabajo? ¿Sólo escuchar su ventilación? Decide qué resultado quieres antes de entrar.

Recuerde, una persona de recursos humanos no es lo mismo que su representante sindical. Están allí para ayudar a la empresa. Claro, la mejor manera de ayudar a la empresa es asegurarse de que los empleados reciban un buen trato, pero eso a veces significa acudir a un gerente con su queja o ignorar su queja.

Francamente, no es su problema que su compañero de trabajo llegue tarde a menos que afecte su carga de trabajo. Ella puede recordarte eso. Si se queja demasiado por cosas que no son su problema, puede motivar a su gerente de recursos humanos para que vaya a su jefe y le haga saber a su jefe que usted es un empleado problemático.

Consejo general

Su gerente de recursos humanos mantendrá su salario de sus compañeros de trabajo (a menos que trabaje en una oficina donde los salarios son públicos), debe mantener la confidencialidad de sus problemas médicos y debe hacer todo lo posible para mantener las situaciones delicadas lo más cerca posible, solo con aquellos que necesitan saber sabiendo

Sin embargo, no debe contar con su gerente de recursos humanos para que actúe como su sacerdote o su abogado. Ellos protegerán el negocio. No se les exige realmente que guarden silencio en cualquier otra cosa que no sea la información médica (si su compañía está sujeta a HIPAA).

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Suzanne Lucas es una periodista independiente especializada en Recursos Humanos. El trabajo de Suzanne ha aparecido en publicaciones de notas como Forbes, CBS, Business Inside r y Yahoo.