Plan de comunicaciones de beneficios para empleados corporativos

Según estudios realizados por ADP, un proveedor líder de servicios de gestión de recursos humanos y nómina, el 80 por ciento de los encargados de tomar decisiones sobre recursos humanos piensan que es importante que los empleados entiendan sus opciones de beneficios completos. Desafortunadamente, estiman que solo alrededor del 60 por ciento de sus empleados lo hacen. Esto indica un desglose entre las expectativas de los líderes de recursos humanos y la realidad de que muchos empleados no entienden el valor de los beneficios patrocinados por su empleador.

¿Sus empleados saben qué beneficios proporciona su empresa? ¿Se lo comunica a los empleados existentes o es algo que solo ven durante la contratación y la incorporación? ¿Tiene un plan de comunicación de beneficios para mantenerlos actualizados para que no sean atraídos por los competidores?

Cambiar una variedad de beneficios para empleados

Los empleadores gastan una gran cantidad de tiempo y dinero asegurándose de que sus empleados tengan los mejores beneficios posibles. Todo es parte de asegurarse de que los empleados estén contentos y saludables para ser productivos en el trabajo. Según la investigación más reciente, las organizaciones en los EE. UU. Gastan alrededor de $ 0.43 por cada dólar de nómina solo por los beneficios para empleados, incluidos los seguros médicos, dentales, de la vista y de recetas médicas, los seguros de vida, los fondos de jubilación, las opciones de compra de acciones, el tiempo libre pagado y los empleados. programas de asistencia.

Estas cifras ni siquiera tienen en cuenta los otros beneficios y beneficios que las empresas invierten para mejorar el lugar de trabajo, como la programación flexible, los programas de descuentos corporativos y la vestimenta de trabajo informal. Y los beneficios siguen aumentando. En una edición especial de 20 años de su informe anual de investigación Beneficios para los empleados, publicado en 2016, la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos publicó su Informe de investigación de beneficios para empleados de 2016, señaló que, en comparación con la década de 1990, los empleadores están brindando a los empleados un paquete de beneficios mucho más rico que nunca, como resultado de intentar aumentar las tasas de retención y mejorar los esfuerzos de reclutamiento en un mercado competitivo.

Comunicar los beneficios de los empleados

El problema es que las empresas no están haciendo lo suficiente para comunicar el valor de sus programas para que los empleados los conozcan o entiendan sus opciones. Demasiadas empresas a menudo limitan sus esfuerzos de comunicación a momentos específicos, como durante los periodos de reclutamiento, incorporación o inscripción abierta.

La buena noticia es que en el mundo actual impulsado por la tecnología, existen múltiples formas de comunicar los beneficios de los empleados a su fuerza laboral. Es importante tener en cuenta que cada empleador querrá evaluar cómo los empleados prefieren estar informados y luego desarrollar planes para aprovechar estos recursos al crear comunicaciones. Siga leyendo para conocer algunas de las diferentes maneras en que los empleadores comparten la información del plan de beneficios con los empleados.

Materiales impresos

Desde páginas individuales impresas hasta campañas de marketing a gran escala, muchas empresas recurren a la documentación escrita e impresa para compartir información sobre los beneficios de los grupos de empleados. Esto puede ser muy efectivo porque la información se puede difundir rápidamente a todos los empleados en cualquier momento del año. Las comunicaciones de marketing también pueden reforzarse durante las horas pico, como la inscripción abierta y el procesamiento de incorporación de empleados. Además, la documentación escrita e impresa de la información de beneficios se puede editar a medida que cambian los planes de beneficios.

Es importante tener en cuenta que toda la documentación escrita debe incluir el acceso a una explicación detallada de los beneficios tal como lo proporcionan los administradores del plan. Cree un conjunto de documentos de beneficios impresos para los empleados que incluyen cronogramas de tarifas y montos de cobertura, y un conjunto separado de documentos que están diseñados para proporcionar información básica de beneficios a los candidatos antes de que sean reclutados para el empleo. Si su lugar de trabajo es multicultural, es posible que también desee crear un conjunto de documentos que se traduzcan a otros idiomas para facilitar la comunicación de los beneficios a todos los empleados.

Reuniones informativas

Ya sea que se manejen de manera informal o mediante sesiones formales facilitadas por los administradores de su plan de beneficios, las reuniones de beneficios pueden ser una forma efectiva de obtener información y respuestas a las preguntas del plan. Convierta en una política que todas las nuevas contrataciones tengan la oportunidad de hablar con un administrador del plan de beneficios antes de seleccionar cualquier beneficio para el próximo año.

Su administrador de beneficios en el sitio también puede estar disponible para programar reuniones con los empleados si tienen preguntas específicas sobre cómo usar sus beneficios. Esto puede ser especialmente importante si hay problemas de reclamaciones. Durante la inscripción abierta, asegúrese de que el equipo administrativo de su plan también esté disponible para llevar a cabo charlas para resaltar las actualizaciones importantes del plan de beneficios y alentar a más empleados a participar en las ofertas para grupos.

Métodos de comunicación digital

Ahora vivimos en un mundo donde la comunicación digital se ha convertido en la norma. La comunicación digital incluye correos electrónicos, mensajes de texto, mensajes instantáneos, aplicaciones móviles y más. Considere cómo puede proporcionar información de beneficios a sus empleados de manera regular para recordarles todos los beneficios que tienen disponibles para ellos.

Por ejemplo, durante la primera parte del año, muchos de sus empleados estarán pensando en ponerse en forma, perder peso o desarrollar otros hábitos más saludables. Use este tiempo como una oportunidad para compartir información sobre el programa de bienestar de la compañía o sobre cómo la compañía se compromete a ayudar a los empleados a dejar de fumar. Durante los meses de verano, cuando las actividades al aire libre aumentan y los niños están fuera de la escuela, es posible que desee presentar información sobre cómo mantenerse a salvo al sol y los beneficios familiares.

Una buena regla general cuando se utiliza la comunicación digital es mantener la mensajería breve y al punto.

Beneficios Corporativos Portales y Sitios Web

Las encuestas de ADP indican que nueve de cada 10 grandes empresas y siete de cada 10 medianas empresas tienen un portal de beneficios basado en la web para alojar información y recursos sobre los beneficios de los empleados. Esta es una forma segura para que los empleadores compartan información importante sobre beneficios e instrucciones para inscribirse en planes de beneficios. Los sitios web de beneficios deben estar encriptados al nivel más alto posible y diseñados con un proceso de inicio de sesión único para proteger la información de salud personal y otros datos, con el respaldo de las credenciales del usuario.

Aprovechar al máximo un portal web para la comunicación de beneficios puede incluir:

• Configuración de un sistema simple para acceder al portal en línea y a través de dispositivos móviles
• Agregando contenido valioso que se relaciona con los beneficios y objetivos de bienestar de los empleados
• Proporcionar un número de contacto central donde los empleados pueden obtener ayuda en vivo
• Compartir actualizaciones y planear documentos que se pueden descargar a pedido.
• Enlace del sitio web de beneficios a la intranet de la empresa.
• Asegurar que el sitio web sea compatible con 508 para que todos los empleados tengan acceso
• Incluir contenido que sea fácil de traducir a otros idiomas.
• Agregar un glosario de terminología básica de beneficios y una biblioteca de temas de beneficios

Comunicaciones en redes sociales

Las redes sociales también pueden ser una forma muy efectiva de comunicar los beneficios de los empleados. Muchos empleados consideran que esta es una forma amigable de tratar con Recursos Humanos. Cada compañía debe tener acceso a su propia página de negocios o al menos crear una con el propósito de comunicar actualizaciones importantes, incluida la información sobre los planes de beneficios.

Seleccione una de las principales redes de medios sociales como Facebook o Twitter para permitir la mayor cantidad de opciones de contenido y compartir. Asigne un administrador de beneficios y un miembro del equipo de marketing para que trabajen juntos para crear mensajes de beneficios que fomenten la participación en los planes de grupo. Comparta consejos de salud y bienestar, consejos de responsabilidad financiera y actualizaciones de los períodos de inscripción. Incluya historias de éxito y fotos de empleados que cumplan con sus objetivos de bienestar.

Declaraciones de compensación total

Para lograr un mayor impacto al comunicar los beneficios, se recomienda que su empresa envíe al menos una declaración anual de compensación total a todos los empleados. Este es un documento que está organizado por salario, beneficios y otros beneficios que la empresa ofrece a los empleados. Es un documento escrito que muestra en blanco y negro cuánto está invirtiendo la compañía en cada empleado.

Como lo demuestra la investigación, muchos empleados no se dan cuenta de cuánto los beneficia el lugar de trabajo, por lo que una declaración de compensación total puede crear un diálogo significativo entre usted y los empleados.Si no está seguro de cómo crear una declaración total de recompensas o compensaciones, trabaje con un proveedor externo para organizar todos sus datos en un documento central. Proporcione una copia de la declaración de compensación total y una copia digital que puede enviar por correo electrónico a los empleados.

Mejores Prácticas Adicionales

Cuando prepare materiales, evite la jerga. De hecho, no asuma que los empleados comprenden incluso la terminología básica de los beneficios. Cuando se comunique con sus empleados, mantenga las cosas simples y en términos que puedan entender. Si hay conceptos complejos que necesitan una explicación más detallada, use su portal web para crear un glosario de terminología que puedan revisar cuando sea necesario.

Es importante planificar lo antes posible antes de los períodos pico de inscripción para aumentar las posibilidades de que los empleados comprendan sus beneficios. Use una variedad de medios porque cada generación y cultura absorbe la información de manera diferente.

Busque el apoyo del administrador de su plan de beneficios cuando reúna materiales adicionales, incluidos materiales de marketing y documentos de resumen del plan. Sea creativo y mantenga los beneficios de los empleados amigables. Tendrá más éxito en transferir el valor de los beneficios a sus empleados para que aprovechen estos beneficios del empleo.