Gestión de cambios en proyectos de trabajo

Los gerentes de proyecto dedican mucho tiempo a elaborar planes y establecer objetivos de equipo. Los patrocinadores, las partes interesadas y los equipos pasan mucho tiempo realizando cambios en el alcance del trabajo y el proceso de implementación. Tener un proceso de gestión de cambios claro y fácil en su lugar y una mirada fija en el panorama general, incluso a medida que cambian algunos de los detalles, contribuye en gran medida a que el proyecto avance y le permita mantenerse fresco.

Aceptar que el cambio sucede

Los cambios se producen en prácticamente todos los puntos del ciclo de vida de la gestión de proyectos. Reconocer que los cambios son inevitables, de hecho, a menudo son beneficiosos, partes del proceso permite que los mejores gerentes de proyectos adopten enfoques más ágiles para la planificación y la ejecución. Tener estrategias implementadas para hacer frente a los cambios de manera efectiva a medida que ocurren es la forma más rápida de mantener la atención de todos en el premio, incluso frente a lo que a veces puede parecer cambios constantes en la dirección.

Un proceso de gestión de cambios definido y estructurado es su libro de jugadas de ejecución; tu estrategia 'biblia'. Definirá, para usted, la mejor manera de responder como líder a las sugerencias, incluso las demandas, para el cambio dentro del proceso de desarrollo. Le ayudará a navegar, con gracia y con seguridad, a veces en paisajes de colaboración polémicos hacia el logro de los objetivos finales de todas las partes.

El proceso de gestión del cambio

El proceso de gestión de cambios se ve así:

• Recibir solicitud / demanda de cambio en proceso en proyecto.
• Evaluar la solicitud / demanda de cambio con un enfoque en el presupuesto del proyecto con respecto a:
• materiales
• cualquier requisito de permiso relevante
• horas hombre
• tiempo perdido / ganado
• Prepare y presente a los accionistas / enlace del proyecto sus recomendaciones sobre cómo proceder en relación con las solicitudes
• Recibir la aprobación de la decisión del accionista o la declinación para proceder

Veamos cada uno de esos pasos a su vez:

Recibir Solicitud / Demanda de Cambio en Proceso en Proyecto

Recibirá una solicitud para cambiar el proyecto de cientos de maneras diferentes: en una reunión, por correo electrónico, por teléfono, en el corredor a medida que sale de la oficina por la noche.Lo ideal es que obtenga la información en un formulario de solicitud de cambio, pero debe saber que en la vida real muchas partes interesadas importantes piensan que completar este tipo de papeleo es tarea del gerente del proyecto, y en su empresa, podría serlo.

La plantilla de solicitud de cambio de proyecto (más de eso en un minuto) debe capturar con precisión y de manera sucinta todos los detalles de la solicitud, sin embargo, informalmente le llegan. Una vez que sienta que todos los detalles se registran con precisión, ejecute el formulario más allá del iniciador para verificar que todos los puntos se hayan abordado por completo.

Recuerde que los cambios también pueden ser sobre el ejercicio. No siempre asuma que los cambios se relacionarán con el trabajo. El proceso es el mismo, independientemente de si está aumentando o disminuyendo el alcance del proyecto.

Llevar a cabo la evaluación del cambio

Mira la solicitud de cambio en detalle. Estarás evaluando el impacto en:

• Programar
• Documentación
• Trabajo realizado hasta la fecha y trabajo por hacer.
• Presupuesto
• Medidas de calidad
• Alcance
• Disponibilidad de recursos

Por ejemplo, un cambio de software puede estimarse en 5 días. Esto no solo agregaría 5 días a la programación, ya que llevaría a cabo otra tarea y lo movería en un período de tiempo donde el recurso clave está en un día festivo. Esa tarea también tendría que ser movida, por lo que en general este cambio agregaría 8 días a la programación. Costaría $ 5k, y los 8 días adicionales nos llevan a otro mes con el contrato del proveedor, por lo que también hay costos que considerar. La calidad permanece igual, pero el alcance cambia para incorporar el nuevo cambio.

Toda la documentación relevante debería actualizarse, incluido el plan del proyecto y los manuales de capacitación, que ya se han iniciado.

Así que en el panorama general, un cambio simple de 5 días tiene efectos resonantes. Es importante tener en cuenta todos los factores relevantes antes de tomar una decisión de implementación, ya que tener el panorama completo puede cambiar el resultado.

Preparar y presentar recomendaciones

Armado con una comprensión del impacto total del cambio o cambios solicitados, presente sus recomendaciones con respecto a la viabilidad del cambio.

En algunos casos, los cambios no se implementarán porque el beneficio percibido será menor que el costo. En otros casos, se puede encontrar suficiente beneficio para compensar el costo de hacer el trabajo adicional. Aún así, otros casos probarán que los cambios son inevitables y están más allá de su control, independientemente de los efectos negativos, resultantes de problemas de cumplimiento normativo o problemas internos, como la reestructuración organizativa.

La decisión

Para los pequeños cambios que se encuentran dentro de su límite de autorización, la decisión de aceptar o rechazar los cambios recae en usted (con la información correcta del equipo). Cualquier cosa más grande debe ser aprobada por el patrocinador del proyecto o la junta del proyecto. Los términos de lo que corresponde a cada categoría generalmente se explican claramente al inicio de cualquier proyecto.

Independientemente del resultado, es importante mantener informados a todos los involucrados en el proceso. La alienación de los miembros del equipo en cualquier momento del desarrollo puede costar la integridad de todo el proyecto y también cualquier colaboración futura.

Herramientas de gestión de cambios

Se han desarrollado una serie de herramientas de gestión de cambios para hacer este proceso más fácil y más ágil. Central para cada caja de herramientas de gestión de cambios debe ser:

• Una lista de verificación o un mapa de proceso de las partes interesadas que caminan a través de los pasos apropiados para plantear un cambio en el alcance del proyecto
• Un formulario de solicitud de cambio de plantilla (Nota: Si sus proyectos trabajan en línea desde un flujo de trabajo automatizado, es una gran idea tener este formulario incluido en su lista de documentos)

Desarrollar un formulario de solicitud de cambio de proyecto

El formulario de solicitud de cambio de proyecto debe incluir:

• El nombre de la persona que solicita el cambio (el "solicitante").
• Un identificador único, como un número de cambio (puede agregarlo a usted más adelante, ya que es poco probable que alguna de las personas que presente la solicitud y utilice el formulario sepa qué debe ingresar aquí).
• Una descripción del cambio propuesto, con el mayor detalle posible.
• La categoría del cambio. Lo ideal es que los solicitantes puedan elegir entre una sección previamente rellenada para que solo tengan que marcar la casilla. Este es un buen lugar para observar si una solicitud de cambio es relativa a la regulación o al cumplimiento interno. Si es (realmente), puede omitir muchos de los pasos de planificación y evaluación y simplemente seguir adelante.
• El "por qué" del cambio. ¿Cuál es la justificación para implementarlo? ¿Por qué el solicitante lo quiere?
• Impacto potencial del cambio propuesto en los diferentes elementos del proyecto, incluidos el tiempo, el costo, la calidad y el alcance. Es posible que el solicitante no tenga todos los detalles, por lo que puede requerir su ayuda para completar estos espacios en blanco a través del paso de evaluación de cambios. El mínimo que está buscando en este momento es para aclarar si puede aumentar, disminuir o cambiar los parámetros del proyecto existentes.

Los formularios de solicitud de cambio deben completarse con espacio para que los detalles se completen a medida que se analiza el cambio. Una plantilla también debe incluir espacio para:

• Cambio de decisión: aceptar, rechazar o diferir
• Nombre de la persona que toma la decisión (o grupo) más la fecha en que se tomó la decisión y cualquier comentario adicional.

Gestión de Cambios y Alcance del Proyecto.

La gestión del alcance del proyecto es el proceso que filtra y refina las distinciones entre lo que es necesario para ejecutar un proyecto con éxito y lo que no lo es. Cuando se reciben solicitudes de cambio de proyecto, es necesario considerar cómo esos cambios pueden afectar el proyecto en general. Su proceso de administración de cambios lo ayuda a refinar y definir dentro del contexto, por qué un cambio es o no práctico o necesario.

Una guía para la gestión de proyectos Conocimiento (Guía de PMBOK): vale la pena mencionar la gestión de cambios de proyectos de la Quinta edición, ya que no es tan intuitiva como podría pensarse. La "Guía PMBOK" incluye excelentes pautas de inicio en la forma de un proceso denominado ‘Control Scope’ en la sección Gestión del alcance del proyecto. Sin embargo, el proceso de gestión de cambios en los proyectos debe manejarse de una manera más integrada, y eso se refleja en el texto. Los usuarios de la "Guía de PMBOK" también deben consultar el proceso de Realizar un Control de Cambio Integrado, ya que establece claramente cómo todo se vincula entre sí en el panorama más amplio.

Para los fines de convertirse en PMP, es importante comprender cómo la "Guía de PMBOK" cubre la gestión de cambios, ya que formará parte de su examen. Pero tenga en cuenta que el proceso de gestión de cambios que realmente utilizará en los proyectos debe ser integrado, fácil de seguir y práctico.

Dirigiendo a su equipo a través del proceso de cambio

El equipo del proyecto es fundamental para el éxito de cualquier proyecto, por lo que es útil que participen activamente en la gestión de los cambios en el proceso.

Aquí hay 5 formas en que puede ayudar a su equipo a aceptar rápidamente el proceso de gestión de cambio de proyecto:

1. Sea abierto sobre los cambios. Hágale saber a su equipo que se espera un cambio en los proyectos.

2. Sea abierto sobre el proceso. El proceso de gestión del cambio que se discute aquí no es natural para todos. La mayoría de los miembros del equipo no sabrán qué se espera de ellos hasta que se les informe. Organice una reunión informativa para pasar por el proceso con ellos y hágales saber a cada uno cuál es su papel en su ejecución.

3. Hazlo fácil. El cambio de proyecto suele ser, en el mejor de los casos, un caos controlado. Los pasos que sigue para navegar con éxito lo definen como un administrador de proyectos. Su equipo puede encontrar cambios inquietantes, especialmente los grandes o los que revierten las decisiones que durante mucho tiempo se pensaron que se habían resuelto y que los obstáculos se consideraban mucho más claros. El horario es incorrecto, el presupuesto puede ser diferente, los requisitos son ciertamente diferentes.

Tu equipo te busca para orientación y estabilización. Haz que el proceso sea lo más fácil posible para ellos.

4. Estar ahí para ayudar. Una nueva forma de trabajar requiere tiempo para integrarse con éxito. Si anteriormente ha administrado el cambio de proyecto de manera informal (o no lo ha hecho), entonces el cambio a un proceso formal puede tomar un tiempo para convertirse en "la forma en que hacemos las cosas por aquí". Deje que el equipo sepa que usted está allí para ayudarlo si necesita que algo le supere.

5. No tenga miedo de decir que no. No todos los cambios son propuestas sensatas. Hágale saber a su equipo que, si les parece que un cambio no es lo correcto para el proyecto en este momento, usted los apoyará en esa conversación con el solicitante del cambio.

No gestionar el cambio de manera efectiva es una de las principales formas en que un proyecto puede descarrilarse completamente, así que tenga cuidado. Armados con la información y los procesos correctos, los cambios en los proyectos pueden tratarse de una manera controlada, inteligente y beneficiosa para todos los involucrados.