Descripción general de un trabajo de gestión de proyectos

El Project Management Institute (PMI) define la gestión del proyecto como "cumplir con los requisitos del proyecto mediante la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para las actividades del proyecto. Esto se logra mediante el uso de la iniciación, planificación, ejecución, control y cierre de un proyecto.."

Si bien esta definición puede parecer compleja, los principios de gestión de proyectos en realidad están arraigados en el sentido común y la practicidad. Si desea proporcionar administración de proyectos a sus clientes o su objetivo es convertirse en un administrador de proyectos, considere los fundamentos de la administración de proyectos paso a paso. Antes de comenzar, determine si el servicio que está a punto de ofrecer (o la asignación que está asumiendo) es realmente un proyecto.

Dirección general frente a gestión de proyectos

¿Cómo decides si algo es o no es un proyecto? Para desglosar esto, separe las dos áreas diferentes de gestión en gestión funcional (o general) y gestión de proyectos.

La gestión funcional o general es la operación continua de una tarea. Un ejemplo sería si usted es dueño de una compañía de tecnología y tiene un cliente para el cual brinda asistencia de respaldo y si administra continuamente su cuenta anual al hacer una copia de seguridad de sus servidores y proporcionarles un informe de actividad semanal. Si hace esto durante cinco años y tiene un contrato renovable con el cliente, su trabajo es continuo y, por lo tanto, general o funcional.

Sin embargo, si su cliente desea implementar un nuevo sistema de gestión de contenido y tiene un año para desarrollar el nuevo sistema y pedirle que dirija su desarrollo, su cliente lo ha involucrado en un proyecto.

De manera similar, si trabaja con recursos humanos y su trabajo es administrar el presupuesto del departamento y supervisar a los asociados junior, entonces tiene un trabajo funcional porque es un trabajo continuo que no tiene un final definido.

Por otro lado, si tiene el mismo trabajo de recursos humanos y el director de su departamento le pide que implemente un nuevo programa de reclutamiento (y le proporciona un plazo y un presupuesto) y lo convierte en el gerente de proyecto, entonces este es un proyecto porque tiene una fecha de inicio y finalización y la tarea se realiza solo una vez.

Visualizando su proyecto en tres partes

Ahora que comprende la esencia de lo que constituye un proyecto, puede echar un vistazo más de cerca a la gestión de proyectos. Usando el programa de reclutamiento como ejemplo, ahora que sabe que hay necesidad de un proyecto, el siguiente paso es delinear el alcance, el tiempo y el presupuesto necesarios.

La gestión del proyecto es la planificación, organización y control del alcance, presupuesto y tiempo del proyecto del programa de reclutamiento. Para ayudar a visualizar el proyecto, dibuja una pirámide simple. Cada línea de la pirámide representa una de las tres partes principales de un proyecto (es decir, alcance, tiempo y presupuesto). El espacio vacío en medio de la pirámide es el calidad del producto entregado. La pirámide es una herramienta importante que debe tener en cuenta al planificar su proyecto porque a medida que sus tres partes principales aumentan o disminuyen, la calidad del producto se ve afectada.

El alcance del proyecto

La definición del alcance es a menudo la parte más difícil y compleja de la gestión de proyectos. Los detalles de un proyecto son generalmente desconocidos al principio, por lo que la estimación de qué actividades y tareas son necesarias para ejecutar el proyecto toma consideración. El alcance consiste en todas las diversas actividades y tareas que se llevarán a cabo para producir el producto final que entregará. La definición del alcance del proyecto lo ayudará a determinar el tiempo y el presupuesto que necesitará para finalizar el proyecto.

Una buena manera de comenzar es simplemente escribir lo que cree que es necesario para completar la tarea. A continuación, consulte con otros para obtener una visión completa de todas las actividades involucradas.

El tiempo del proyecto

Una vez que haya establecido un alcance inicial, puede comenzar a asignar un tiempo a cada actividad y tarea, y además, para ver el panorama general de los proyectos. Pregúntese qué actividades sucederán al mismo tiempo y cuáles sucederán secuencialmente. Además, preste mucha atención a cuántas personas revisarán las actividades del proyecto porque esto afectará el tiempo que tomará completar un paso. Es sorprendente cuánto tiempo puede llevar una tarea simple cuando tres personas necesitan revisarla. Después de calcular el tiempo que tomará completar las actividades y tareas acumuladas, estará listo para crear un cronograma de proyecto para que el equipo del proyecto lo siga.

El presupuesto del proyecto

En este punto, ha establecido qué (alcance) y la duración (tiempo) de un proyecto, ahora es el momento de determinar el presupuesto. Al igual que al calcular la cantidad de tiempo para un proyecto, a menudo tendrá que consultar a otros, incluidos los jefes de departamento para determinar un presupuesto preciso. Un presupuesto consiste en múltiples consideraciones que incluyen el uso de personas y materiales involucrados en las actividades emprendidas y por cuánto tiempo se necesitarán (es decir, las personas) y los materiales utilizados.

La comunicación es clave

Muchas veces, un cliente (o jefe) quiere que un proyecto se complete dentro de un tiempo y presupuesto predeterminados sin tener en cuenta el alcance del proyecto. El problema con esto es que, casi siempre, el alcance del proyecto no se puede completar razonablemente debido a las restricciones de tiempo y presupuesto. En consecuencia, parte de la gestión del proyecto es negociar los términos del alcance del proyecto con un cliente o jefe. A lo largo del proceso de negociación, así como a lo largo de todo el proyecto, una buena comunicación clara es la habilidad más importante que necesitará.

Mientras más claramente comunique los desafíos en el camino, más feliz será su cliente o jefe.