Cómo determinar los gastos de negocios ordinarios necesarios

El Servicio de Impuestos Internos (IRS) no explica los gastos comerciales deducibles de impuestos en términos fáciles. Sin embargo, sigue siendo el mejor lugar para encontrar información fiscal integral. Después de todo, el IRS escribe publicaciones de impuestos, crea formularios de impuestos y hace cumplir las leyes fiscales. Pero el IRS escribe con el supuesto de que las personas que leen su información ya tienen una comprensión básica de los términos impositivos.

En el caso de los gastos comerciales ordinarios y necesarios, las definiciones del IRS son un poco turbias.

¿Qué son los gastos de negocio?

Los gastos de negocios son costos asociados con la administración de un negocio existente. Los costos asociados con la creación de una empresa se deducen como “gastos de capital”. Muchos gastos comerciales son deducibles de impuestos si está operando su empresa para obtener una ganancia.

Los gastos comerciales no incluyen gastos de capital, gastos personales o gastos utilizados para calcular el costo de los bienes vendidos. Estos gastos se enumeran por separado en sus impuestos.

Los gastos para el uso comercial de su hogar son costos compartidos (es decir, seguro, hipoteca o alquiler, y facturas de servicios públicos) porque los costos benefician tanto al negocio como al propietario. Estos costos se consideran gastos comerciales, pero se enumeran por separado de otros gastos comerciales, en el Anexo C del IRS (Formulario 1040): Ganancias o pérdidas de la empresa.

Por definición, los gastos de negocios deben ser ordinarios y Necesario'

Para ser deducible como un gasto comercial, el gasto debe ser ambos ordinario y necesario. Los gastos ordinarios y necesarios, como se definen a continuación, también deben ser "razonables", o el IRS puede rechazar el gasto:

• Gastos Ordinarios: Gastos que son comúnmente utilizados y aceptados por los estándares generales de la industria. Esto significa gastos que son típicos en su comercio o negocio que son necesarios para administrar su negocio. Los gastos ordinarios también deben ser necesarios para deducirlos de sus impuestos comerciales.
• Gastos necesarios: Gastos que son útiles y apropiados para dirigir su comercio o negocio. Los gastos necesarios no son deducibles de impuestos a menos que también sean gastos ordinarios.

Un ejemplo de un gasto comercial ordinario y necesario razonable son los costos asociados con el envío de boletines informativos, tarjetas de vacaciones u otra documentación promocional que se distribuye para promover las relaciones con los clientes o generar nuevos negocios.

Un ejemplo de un gasto comercial irrazonable es pagar una gran suma por las cortinas de diseñador para la oficina de su hogar. Este gasto no se consideraría ordinario ni necesario.

Cómo determinar si un gasto comercial es ordinario y necesario

Si no está seguro de si un gasto es ordinario y necesario, haga dos preguntas:

1. ¿El gasto corresponde directamente al funcionamiento del negocio? Si el gasto es para beneficio personal simplemente para hacer su trabajo más fácil o más cómodo (es decir, usted conduce mucho, por lo que compra un cojín de asiento para su automóvil), no es deducible.
2. ¿Se puede deducir el gasto bajo “costo de bienes vendidos” o “gastos de capital”? Si es así, no puede deducir el artículo como un gasto comercial "ordinario y necesario".

Es importante guardar los recibos de todos los gastos que deduzca de sus impuestos, incluidos la hipoteca, el alquiler, el seguro, las facturas de servicios públicos y las cuotas obligatorias de la asociación de propietarios. (Tenga en cuenta que las cuotas opcionales, como las membresías de clubes o grupos, no son deducibles porque no son obligatorias para vivir y trabajar en el hogar).

Nota de alerta de auditoría: Las empresas domiciliarias que informan los gastos por el uso comercial de una casa tienen más probabilidades de ser auditadas por el IRS que otras empresas similares.

_{Fuente: Departamento de Hacienda; Servicio de ingresos internos. "Gastos de Negocios". 5 de abril de 2008}