Reembolso de gastos cuando viaja por negocios

El reembolso de gastos es un método para pagar a los empleados cuando gastan su propio dinero mientras trabajan en el tiempo de la empresa. Estos gastos generalmente ocurren cuando un empleado viaja por negocios.

Los gastos de viaje pueden incluir alojamiento, vuelos, transporte terrestre, propinas a botones, comidas y otros gastos imprevistos que un empleado pueda experimentar mientras viaja por trabajo. Otros gastos comerciales pueden incluir artículos como llevar a los clientes o posibles empleados a almorzar o cenar, comprar libros necesarios u otros materiales educativos que cubra el empleador, o gastos de manejo.

Los tipos de gastos que una organización reembolsará se encuentran en las políticas de viajes de negocios, entretenimiento y gastos generales reembolsables de la compañía en el manual del empleado. En algunos casos, los gastos tales como la limpieza en seco y la membresía en el gimnasio en viajes prolongados están cubiertos. Si bien el entretenimiento de los clientes en viajes de negocios es un gasto reembolsable común, la mayoría de las compañías establecen límites de gasto en comida y entretenimiento.

Cómo pagan los empleados los gastos

Cada vez más, las empresas confían a los empleados de nivel bajo a medio que viajan con frecuencia con tarjetas de crédito corporativas. En lugar de pagar los gastos con su propio dinero, los empleados cobran casi todos los imprevistos y las propinas a la tarjeta de crédito de la empresa.

Este es un enfoque conveniente para el reembolso de gastos para el empleado porque las facturas de la tarjeta de crédito documentan los gastos exactos sin que el empleado tenga que guardar los recibos y completar los informes de gastos de viaje.

Otro método para pagar a los empleados por los gastos de viaje de negocios es con un viático. Por día es la asignación diaria predeterminada que se paga a los empleados por los gastos incurridos mientras viaja por negocios. Estos gastos podrían ser por alojamiento, comidas, propinas, taxis y otras tarifas de transporte terrestre.

Rellenar el informe de gastos

Tanto en el caso del uso de la tarjeta de crédito de la empresa como del pago en efectivo, es probable que los empleados tengan que completar un informe de reembolso de gastos al regresar del viaje. Con la tarjeta de crédito de la empresa, tendrán que explicar los cargos menos evidentes que aparecen en la factura de la tarjeta de crédito (como una comida nocturna). También le cobrarán a la compañía los gastos adicionales adicionales que pagaron con su propio dinero o tarjeta de crédito.

Cuando un empleado paga en efectivo, deberá enumerar, y ocasionalmente justificar, cada gasto por el cual se solicita el reembolso. La mayoría de las compañías establecen una fecha en la cual deben presentarse los informes de reembolso de gastos y todos los gastos se revisan por contabilidad, al igual que los estados de cuenta de la compañía de tarjetas de crédito. Cualquier gasto injustificado, o aquellos excluidos por la política de la compañía, no se reembolsa, lo que causa problemas para el empleado.

Situaciones inusuales

Digamos que un representante de ventas se lleva a una mascota con ella en un viaje y le cobra una tarifa de mascota de hotel a la tarjeta de crédito de la compañía, alegando que el hotel no separaría la tarifa y que planeaban reembolsar a la compañía.

¿Es eso un mal uso de los fondos de la empresa? Así parece. Ya sea por escrito o no, está bastante claro, el uso de una tarjeta de crédito de la empresa debe usarse solo para los gastos de la empresa. En algunos casos, el uso personal de una corporación puede resultar en la terminación. Sin embargo, esto es lo que debe tener en cuenta. ¿El empleado fue a la contabilidad y explicó el problema de que el hotel no pudo separar los cargos por mascota? O, ¿la empleada fue sorprendida por una revisión cuidadosa de sus gastos en contabilidad?

Otra consideración es, ¿otros empleados han sido reembolsados ​​por la compañía en el pasado por gastos similares? Si es así, la acción disciplinaria no está en orden. Sin embargo, si la política de la compañía establece claramente que no se permite un gasto específico, y el empleado está atrapado (no de manera directa), el Departamento de Recursos Humanos debe tomar algún tipo de medida disciplinaria severa. No todas las situaciones son claras. A veces tienes que preguntar y investigar un poco antes de actuar.