Cómo realizar una evaluación simple de necesidades de capacitación

¿Desea aprender rápidamente las necesidades de capacitación de un grupo de empleados que tienen trabajos similares? Sin embargo, no desea tomarse el tiempo para desarrollar e implementar una encuesta, poner las preguntas en un programa de computadora o realizar un análisis de la información demográfica que recopila.

Esta evaluación de necesidades de capacitación funciona mejor en organizaciones pequeñas y medianas. Le proporcionará una evaluación rápida de las necesidades de capacitación de un grupo de empleados. En una organización más grande, a menos que trabaje con subconjuntos de empleados, el desafío es más difícil. Por ejemplo, no querría que 50 personas en la sala identificaran sus necesidades de capacitación.

Esta evaluación de necesidades de capacitación lo ayuda a encontrar programas de capacitación comunes para un grupo de empleados.

Cómo evaluar las necesidades de entrenamiento

1. El facilitador reúne a todos los empleados que tienen el mismo trabajo en una sala de conferencias con una pizarra o rotafolios y marcadores. (Alternativamente, si cada empleado tiene acceso, puede usar un programa como Google Docs u otro servicio de acceso compartido en línea. Sin embargo, perdería algunas de las inmediaciones de la pizarra o el rotafolio más visual).
2. Pida a cada empleado que escriba sus diez necesidades de capacitación más importantes. Enfatice que los empleados deben escribir necesidades específicas. La comunicación o la formación de equipos son tan amplias necesidades de capacitación, por ejemplo, que necesitaría hacer una segunda evaluación de las necesidades de capacitación en cada uno de estos temas. Las necesidades de capacitación más específicas son cómo dar retroalimentación a los colegas, cómo resolver un conflicto o cómo escuchar a un compañero de trabajo de manera profunda y efectiva.

1. Luego, pídale a cada persona que haga una lista de sus diez necesidades de entrenamiento. A medida que enumeran las necesidades de capacitación, el facilitador captura las necesidades de capacitación indicadas en la pizarra o el rotafolio. No escriba duplicados, pero confirme cuestionando que la capacitación que se necesita en la superficie parece ser un duplicado, en realidad es un duplicado exacto. De lo contrario, los participantes pueden sentir como si sus necesidades fueran marginadas.
2. Cuando se hayan incluido todas las necesidades de capacitación, use un proceso de votación ponderada para priorizar las necesidades de capacitación del grupo. En un proceso de votación ponderada, utiliza puntos o números adhesivos escritos en marcadores mágicos (no es tan divertido) para votar y priorizar la lista de necesidades de capacitación. Asigne un punto grande de 25 puntos y puntos más pequeños de cinco puntos cada uno. Distribuya tantos puntos como desee, pero asegúrese de que cada empleado tenga la misma cantidad de puntos. Diga a los participantes de la evaluación de necesidades que coloquen sus puntos en la tabla para votar sobre sus prioridades. Dele al grupo un límite de tiempo de diez o quince minutos para que no tenga personas que reflexionen sobre su decisión durante un largo período de tiempo.

1. Enumere las necesidades de capacitación en orden de importancia, con el número de puntos asignados como votos que determinan la prioridad, según lo determine el proceso de votación de puntos fijos. Asegúrese de haber tomado notas (lo mejor es que alguien las tome en su computadora portátil mientras el proceso está en marcha) o las páginas del rotafolio para mantener un registro de la sesión de evaluación de necesidades de capacitación. O, si está disponible, use tecnología más moderna como una pizarra de borrado en seco o una pizarra web.
2. Tómese un tiempo, o programe otra sesión, para intercambiar ideas sobre los resultados u objetivos necesarios de las primeras 3-5 sesiones de capacitación identificadas en el proceso de evaluación de necesidades.Esto le ayudará a buscar y programar la capacitación para satisfacer las necesidades de los empleados. Puede programar más lluvia de ideas más adelante, pero generalmente encontrará que necesita volver a realizar el proceso de evaluación de necesidades después de las primeras sesiones de capacitación.

1. Tenga en cuenta que la primera o las dos necesidades de cada empleado pueden no haberse convertido en las prioridades del grupo. Intente incorporar esa oportunidad de capacitación de máxima prioridad en el plan de desarrollo de desempeño personal del empleado. También querrá usar los resultados para la planificación del desarrollo profesional de los empleados cuando se reúnan con sus gerentes. Esto asegurará que tengan apoyo para continuar la capacitación que necesitan y desean.

Consejos adicionales sobre la evaluación de las necesidades de capacitación

• La evaluación de las necesidades de capacitación puede ser, y con frecuencia debe ser, mucho más complicada que esto. Pero, este es un proceso excelente para una evaluación simple de las necesidades de capacitación.
• Asegúrese de mantener los compromisos generados por el proceso de evaluación de las necesidades de capacitación. Los empleados esperarán recibir sus sesiones de capacitación clave identificadas con los objetivos de lluvia de ideas cumplidos.
• Asegúrese de que los resultados de la evaluación de las necesidades de capacitación estén integrados en el plan de desarrollo de desempeño trimestral del empleado. Es importante que el gerente del empleado se convierta en copropietario de las esperanzas y necesidades de desarrollo continuo del empleado.

• Asegúrese de estar siguiendo las oportunidades de capacitación y desarrollo que brinda a cada uno de sus empleados. Qué vergüenza si no sigues adelante. Así es como se crean los empleados hastiados y sin motivación.