Cómo escribir un correo electrónico profesional - 7 preguntas que debe hacerse antes de que pulse Enviar

Desde hace muchos años, la gente predice la desaparición del correo electrónico. Si bien es cierto que utilizamos otras formas de comunicación como mensajes de texto y redes sociales para "hablar" con nuestros amigos o enviar mensajes rápidos a nuestros colegas, aún utilizamos el correo electrónico, especialmente para las comunicaciones relacionadas con el trabajo. También es el principal medio de contacto cuando solicita un trabajo. Es tan importante como siempre saber cómo escribir un correo electrónico profesional.

El correo electrónico puede ser su punto de contacto inicial con alguien y, debido a eso, es su primera oportunidad de impresionar. Tenga mucho cuidado al redactar sus mensajes. Antes de pulsar enviar, responde a estas 7 preguntas.

1. ¿Está libre de error mi mensaje?

La verificación de errores en su correo electrónico es lo más importante que puede hacer antes de enviarlo. La ortografía incorrecta y la gramática incorrecta te harán parecer descuidado. Eso va en contra de la impresión que está tratando de hacer, especialmente si está solicitando un trabajo.

Revise hasta que esté seguro de haber detectado todos los errores ortográficos y gramaticales, así como los errores tipográficos. Grammarly.com tiene herramientas gratuitas, incluida una extensión para el navegador Chrome, que pueden ayudarte con esto.

2. ¿Qué dice mi dirección de correo electrónico sobre mí?

La dirección de correo electrónico de su trabajo, que por cierto, nunca debe usar para buscar trabajo, probablemente sea muy sencilla. Lo más probable es que sea una variante de tu nombre. Es posible que haya elegido una dirección menos profesional para usarla en el correo electrónico personal. Una dirección que sea sugerente, infantil o linda está bien si solo la está utilizando para enviar mensajes a sus amigos y familiares, pero si necesita escribir un correo electrónico profesional, regístrese para obtener una nueva cuenta que transmita profesionalidad.

Configure una dirección de correo electrónico que use su nombre real. Pruebe sus nombres y apellidos; su primer nombre, inicial del segundo nombre y apellido; o alguna combinación de esos. Nunca envíe su correo electrónico profesional de [email protected].

3. ¿Son correctos el nombre y la dirección de correo electrónico en el campo "Para"?

Cuando comience a escribir el nombre de un destinatario en el campo "Para", la mayoría de los clientes de correo electrónico completarán el resto del nombre con uno de sus contactos. Usted podría fácilmente terminar con el nombre equivocado en ese campo, así que asegúrese de prestar atención a esto.

Imagine qué problemas podrían surgir si envía accidentalmente un correo electrónico al destinatario incorrecto. Digamos que está buscando un trabajo mientras todavía está empleado. Un gerente de contratación de un posible empleador podría tener un nombre que comience con la misma letra que el nombre de su jefe actual. ¿Qué vergüenza sería si le enviaras a tu jefe un mensaje destinado a ese gerente de contratación? No solo desea asegurarse de que su mensaje llegue a su destino previsto, sino que también desea asegurarse de que no llegue a uno no deseado.

4. ¿He usado el título apropiado para dirigirme al destinatario?

Si ya tiene un nombre de pila con la persona que está enviando un correo electrónico, está bien que se dirija a esa persona en su mensaje. Sin embargo, si esta es la primera vez que se comunica con alguien, o si no está seguro de cómo prefieren ser atendidos, es preferible usar un título formal como el Sr., la Sra., La Sra. O el Dr. y el último mensaje del destinatario. nombre.

Siempre errar por el lado de la precaución. No puede hacer daño ser formal. Para obtener una pista sobre cómo alguien con quien ya tiene una relación establecida prefiere ser atendida, mire hacia atrás en los mensajes anteriores para ver cómo están firmados. Eso te ayudará a decidir qué hacer.

5. ¿Mi tono transmite bien mi mensaje?

Como dice el dicho: "No es lo que dices, sino cómo lo dices". Cuando habla con alguien cara a cara, puede confiar en la entonación, el lenguaje corporal y la expresión facial para ayudar a darle un significado adicional a sus palabras.

Cuando intenta transmitir el mismo mensaje por escrito, hay más espacio para malentendidos porque el lector no puede ver su rostro, leer su lenguaje corporal o escuchar su voz. Asegúrese de que su mensaje sea cortés y que suene amigable, y que su significado sea claro.

6. ¿Es mi mensaje simple, pero no críptico?

Mantener tus mensajes cortos y dulces hará que sean más fáciles de entender. Al mismo tiempo, no debes omitir nada importante. No desea forzar al destinatario de su correo electrónico para que adivine lo que está tratando de decir. Su mensaje debe ser lo más preciso posible pero debe incluir toda la información necesaria.

7. ¿He incluido archivos adjuntos no solicitados?

Muchas personas se niegan a abrir archivos adjuntos de correo electrónico que no esperan. Tienen razón en evitar hacer eso. Los virus informáticos a menudo se transmiten en esos archivos adjuntos. Si desea enviar un archivo a alguien, por ejemplo, su currículum, solicite primero su permiso al destinatario. Envíalo solo si él dice que está bien.