Cómo escribir y enviar mensajes de correo electrónico profesionales

Siempre que envíe mensajes de correo electrónico profesionales, es muy importante asegurarse de que el mensaje sea perfecto. No querrá perder una oportunidad al cometer errores, ya sea en la forma en que envía los correos electrónicos o en cómo los rastrea. Sigue leyendo para aprender a escribir y enviar mensajes de correo electrónico profesionales de primer nivel.

¿Por qué quieres enviar un correo electrónico profesional? Hay un número de razones. Puede enviar su carta de presentación a un posible empleador, una carta de agradecimiento a un colega que aceptó ser una referencia, una carta de renuncia a su jefe actual o una solicitud de una carta de recomendación.

Es posible que tenga otras razones para enviar correos electrónicos no personales, y de hecho, es una buena idea asegurarse de que todos sus correos electrónicos sean organizados y profesionales.

Esto es lo que debe incluir en sus mensajes, qué no incluir y cómo cerrar, firmar y enviar sus mensajes de correo electrónico.

Pautas profesionales de mensajes de correo electrónico

Revise estos pasos para escribir un correo electrónico profesional de alta calidad, y siempre causará una gran impresión en el destinatario:

• Línea de asunto: La línea de asunto debe expresar de manera concisa su propósito para escribir. Su línea de asunto puede ser tan simple como "Gracias" o "Solicitud de recomendación".
• Saludo: Incluso si está escribiendo un correo electrónico muy corto, incluya un saludo. Si conoce el nombre de la persona, inclúyalo. A menos que esté en el primer nombre con la persona, llámelos por su título.
• Longitud: Mantenga su correo electrónico lo más conciso posible. Las personas tienden a hojear correos electrónicos largos, por lo que solo incluyen información esencial.
• Estilo de fuente: Evite las fuentes ornamentales, lúdicas o de colores; estos simplemente distraen al destinatario de su mensaje real. Evite el uso excesivo de negrita y cursiva, lo que hace que un correo electrónico se vea desordenado. No escriba en todas las letras mayúsculas tampoco; Esto aparece como enojado o sobreexcitado en un correo electrónico.

• EmoticonosNo incluyas emoticonos en un correo electrónico profesional; Guardar estos para la correspondencia personal.
• Ortografía y gramática: El hecho de que esté escribiendo un correo electrónico no significa que deba ser descuidado con respecto a la ortografía y la gramática. Edite su correo electrónico cuidadosamente antes de enviarlo. Un mensaje sin errores le dice al destinatario que su correo electrónico debe tomarse en serio.
• Clausura:Cierre la sesión con un breve "Gracias", "Mejor" u otra simple despedida, y luego su nombre. La mayoría de las cuentas de correo electrónico le permiten incrustar una firma con su nombre, título e información de contacto en cada correo electrónico. Es una excelente manera de hacer que cada correspondencia sea más profesional.

Consejos adicionales

Una vez que haya escrito su correo electrónico, siga todos estos pasos antes de hacer clic en el botón "enviar":

• Asegúrese de que su mensaje esté completo:Verifique dos veces para asegurarse de que la línea de asunto de su correo electrónico esté completa, ha incluido una firma, está enviando el mensaje a la persona de contacto correcta y ha completado el Bcc para enviar una copia a sí mismo, de modo que tenga un registro del mensaje de correo electrónico.
• Prueba tu mensaje de correo electrónico:Antes de pulsar Enviar, también asegúrese de revisar la ortografía y la gramática y las mayúsculas. Son tan importantes en la correspondencia de búsqueda de trabajo por correo electrónico como en una carta de papel.

• Enviar un mensaje de correo electrónico de prueba:Antes de enviar su correo electrónico, envíese el mensaje primero para comprobar que el formato funciona y que nada se ve fuera de lugar. Si todo se ve bien, continúe y envíe el correo electrónico a la compañía o la persona con la que se está comunicando.
• Envíe una copia del mensaje de correo electrónico a usted mismo:Utilizar el Bcc para enviar una copia del mensaje de correo electrónico a usted mismo, de modo que tenga un registro de cuándo envió el mensaje y a quién se lo envió. También puede encontrar esta información en su carpeta enviada.

• Archiva tus copias:Con muchos programas de correo electrónico, puede configurar carpetas para facilitar la búsqueda de correos electrónicos pasados ​​importantes. Configure una carpeta para todos sus correos electrónicos de búsqueda de empleo y archive sus copias del mensaje de correo electrónico que envíe en su carpeta de búsqueda de empleo.

Revise su correo electrónico regularmente

El tiempo es esencial cuando busca trabajo, por lo que es importante que revise su correo electrónico con regularidad para que no se pierda ninguna oportunidad importante. Como mínimo, revise su correo electrónico por la mañana y durante las primeras horas de la tarde, para tener tiempo de responder con prontitud a los mensajes que recibe.

En estos días, tener un teléfono inteligente puede facilitarte revisar tus correos electrónicos dondequiera que vayas y cuando quieras, sin tener que desplazarte más sobre tu computadora. De hecho, puede recibir notificaciones de nuevos mensajes de correo electrónico, por lo que puede leerlos tan pronto como lleguen a su bandeja de entrada.