¿Qué es un cheque de pago y por qué es importante su recibo de pago?

Un cheque de pago es un cheque emitido por un empleador para satisfacer el compromiso de compensación que el empleador hizo con el empleado cuando éste fue contratado. El cheque de pago generalmente se emite cada dos semanas, aunque algunos empleadores emiten cheques de pago semanales o mensuales.

Los empleados asalariados o exentos generalmente reciben 26 cheques de pago al año con una compensación pagada en cuotas iguales. En una organización con todos los salarios, rara vez se requieren registros de tiempo o relojes de tiempo. Se supone que todos los empleados ganan el salario que se les paga.

Las organizaciones con empleados exentos y no exentos generalmente requieren que los empleados entreguen las tarjetas de asistencia para ayudar a la contabilidad de nómina en el seguimiento del tiempo de los empleados. Los empleados exentos entregan 40 horas menos cualquier tiempo libre pagado. Los empleados no exentos, a los que a menudo se les pide que marquen un reloj, entreguen las horas exactas trabajadas para que las horas extraordinarias se paguen de manera justa, de acuerdo con la Ley de normas laborales justas (FSLA).

Retención de nómina

Al emitir el cheque de pago a un empleado, el empleador está legalmente obligado a retener un cierto porcentaje de la compensación para pagar el impuesto sobre la renta y la seguridad social. El empleador envía regularmente la cantidad retenida y la seguridad social adicional pagada por el empleador a la I.R.S. Esto da el I.R.S. un informe de lo que se le pagó y cuánto dinero se retuvo.

Cuando llega el momento de impuestos, el I.R.S. puede verificar su declaración de impuestos contra los registros que recibió de su empleador.

El empleador puede retener cantidades adicionales de dinero del cheque de pago cuando el empleado deba pagar una parte del plan de beneficios. Pagar parte del costo del seguro de salud es un ejemplo. Además, los empleadores deben retener los salarios para cumplir con el embargo de salario ordenado por un tribunal.

Talón de pago cheque propósito y contenido

Un talón de cheque de pago también se conoce como talón de pago, comprobante de pago o declaración de ganancias. Es la parte del cheque de pago que documenta cuánto dinero se pagó a los empleados y generalmente se adjunta al cheque de pago del empleado con una página perforada.

Cuando el empleado deposita o cobra el cheque de pago, él o ella puede arrancar fácilmente el talón del cheque de pago para fines de mantenimiento de registros personales. Los talones de los cheques de pago proporcionan los detalles de la paga del empleado y las deducciones exactas que se hicieron durante cada período de pago del año.

Las deducciones de nómina dependen de las circunstancias del empleado individual y de las ofertas de beneficios del empleador. La siguiente información está disponible en los talones de cheques de pago o electrónicamente:

• Fecha de inicio y fecha de finalización del período de pago.
• Pago bruto: la cantidad de dinero que se pagó al empleado antes de que el empleador tomara las deducciones.
• Pago neto: la cantidad de dinero que el empleado recibe después de que el empleador saca las deducciones.
• Impuestos federales retenidos
• Impuestos estatales retenidos
• Impuestos locales retenidos si los hubiere. Muchas áreas locales no cobran impuestos.
• Deducciones de seguros
• Deducción de Medicare
• Deducción de la seguridad social
• Jubilación, pensión o plan 401 (k) contribución
• Adornos de salarios

El talón del cheque de pago también puede incluir información como los totales de deducciones y salarios brutos y netos hasta la fecha.

Cheque de pago como herramienta de comunicación

Muchos empleadores utilizan el cheque de pago como una herramienta de comunicación. El talón del cheque de pago a menudo le dice al empleado cuánto tiempo de vacaciones, tiempo de enfermedad o tiempo libre pagado (PTO) se acumuló durante ese período de pago. Puede ofrecer un registro acumulativo del tiempo de descanso utilizado por el empleado.

Dado que los empleados tradicionalmente recibían su cheque de pago en un sobre, los avisos, actualizaciones y boletines informativos se insertaban regularmente en el sobre del cheque de pago. Este tipo de comunicación se ha vuelto poco frecuente ya que los empleadores requieren con más frecuencia que los empleados mantengan una cuenta en la cual el cheque de pago se deposite directamente en cada día de pago.

La información que se comunicó en el talón del cheque de pago ahora está visible en su cuenta en línea y en su sitio web de beneficios internos. Aunque algunos empleadores inicialmente proporcionaron un talón de cheque tradicional mientras hacían la transición al mundo en línea, pocos lo hacen más.

Muchas organizaciones utilizan un proveedor externo, como ADP, para procesar los cheques de pago de los empleados. Los empleados tienen acceso a sus registros en el sitio web de terceros. Los procesadores externos son expertos en la producción de cheques de pago, por lo que las empresas a menudo subcontratan esta función.

Embargo de salario

El embargo es el proceso de tomar dinero del cheque de pago de un empleado para pagar una deuda que el empleado tiene. El embargo suele ser el resultado de una orden judicial o una recaudación de impuestos. El empleador está obligado a cooperar con una orden de embargo de salario.

Cuando se embargan los salarios, el empleado debe deducir el dinero adeudado de su cheque de pago hasta que se pague la deuda o hasta que el empleado haga otros arreglos para pagar la deuda.

Existen ciertas limitaciones sobre el embargo. En la mayoría de los casos de embargo de sueldo, el 50 por ciento del salario del empleado es el límite para el embargo de manutención de menores si el empleado tiene otro cónyuge o hijo a quien mantener. Sin un cónyuge u otro hijo, el límite se eleva al 60 por ciento y se puede deducir otro 5 por ciento para los pagos atrasados.

Varios estados tienen sus propias pautas para el embargo de salario. Estas pautas pueden limitar las razones por las cuales el salario de un empleado puede ser embargado. Pueden estipular un embargo máximo diferente a la ley federal. Pueden eximir a los empleados del embargo debido a ciertas responsabilidades de manutención de los hijos y otras restricciones.

Debido a que los empleadores deben seguir las pautas legales de embargo, los empleadores deben conocer las leyes de embargo en su estado. Como los empleadores a menudo se enfrentan a múltiples órdenes de embargo para un empleado en particular, es crítico conocer la cantidad máxima que puede deducirse del salario de un empleado. Comprender el orden en que deben pagarse los acreedores también es importante.

Por ejemplo, si un empleado estaba siendo embargado de impuestos federales, impuestos estatales y deudas de tarjetas de crédito, el empleador pagaría en ese orden hasta que se alcanzara el porcentaje máximo.

El embargo ocurre con mayor frecuencia para estos compromisos impagos pero adeudados:

• Manutención de los hijos
• Préstamos estudiantiles
• Impuestos federales, estatales y locales

Se informa a un empleador sobre los requisitos de embargo a través de un documento legal u orden judicial con los plazos estipulados en el embargo. Los empleadores a menudo informan a sus empleados de la llegada de una orden de embargo. Esto le permite al empleado planear la recepción de una cantidad reducida de compensación en su cheque de pago.