Cómo abordar una carta comercial o profesional

En esta era de mensajes de texto y mensajes directos, a veces es difícil recordar todo lo que aprendió en la escuela sobre cómo escribir cartas formales. Puede pasar años en su carrera sin tener que escribir más que un correo electrónico de aspecto profesional, pero es una habilidad que es importante cuando busca trabajo, está en una red de carreras o envía otra correspondencia relacionada con negocios.

Sin embargo, cuando se trata de buscar trabajo, es necesario sacar todas las paradas. Lo casual no es suficiente cuando intentas impresionar a un gerente de contratación y sobresalir de tu competencia. Usar la forma correcta de dirigirse a una carta comercial o profesional es esencial para sus comunicaciones relacionadas con su carrera y comerciales.

Cuando dirija sus cartas de la manera correcta, nunca tendrá que preocuparse por comenzar la interacción con el pie equivocado, antes de que el destinatario tenga la oportunidad de leer su mensaje.

En primer lugar, sepa que cuando está escribiendo una carta o enviando un mensaje de correo electrónico con fines laborales o de negocios, es importante que se dirija formalmente a la persona a la que está escribiendo, a menos que lo conozca muy bien.

Si no está seguro de si debe usar una forma de dirección formal o informal (primer nombre), comience por equivocarse y use la designación formal.

Cómo abordar una carta formal: Sr., Dr., Sra. O Sra.

El título apropiado para usar cuando se escribe a un hombre es el Sr. Para una mujer, use la Sra., Incluso si conoce el estado civil del destinatario.

La Sra. Es más profesional que la Srta. O la Sra. Para un médico o alguien con un Ph.D., use el Dr. como título. Alternativamente, también puede usar "Profesor" si está escribiendo a un miembro de la facultad de la universidad o la universidad.

Si no conoce la identidad de género de la persona a la que se dirige, use un saludo neutral y simplemente incluya su nombre y apellido, por ejemplo, "Querido Tristan Dolan".

Bastantes saludos de letras son apropiados para negocios y correspondencia relacionada con el empleo. Por ejemplo:

Ejemplos de saludo de letras

• querido señor Smith
• Estimado Sr. Jones
• Estimada Sra. Markham
• Querida Kiley Doe
• Estimado Dr. Haven
• Estimado Profesor Jones

Siga el saludo con dos puntos o comas, un salto de línea y luego comience el primer párrafo de su carta. Por ejemplo:

Querido señor Smith:

Primer párrafo de la letra.

Encontrar una persona de contacto

No necesitas absolutamente saber el nombre de la persona a la que te estás dirigiendo, pero no duele, especialmente si estás tratando de calificar una entrevista de trabajo. Comúnmente, los empleadores no proporcionan un nombre de contacto en un trabajo, especialmente en los sitios de búsqueda de empleo grandes.

Sin embargo, vale la pena tratar de encontrar a la persona de contacto, porque tomarse el tiempo para descubrir el nombre de esa persona demostrará una iniciativa personal. También muestra una atención a los detalles que hablarán bien para usted cuando se revise su currículum.

La mejor manera de encontrar el nombre de un contacto en la empresa es preguntar. Si está estableciendo una red para ingresar a una posición, esto es bastante fácil: solo haga una nota para preguntarle a su amigo o colega el nombre y la dirección de correo electrónico de la mejor persona para hablar sobre la posición. De no ser así, llame al número principal de la empresa y solicite al recepcionista el nombre y la información de contacto del gerente de recursos humanos (HR) a cargo de la contratación (o del jefe de dicho departamento, etc.).

Si ninguno de estos métodos funciona, a menudo puede descubrir la información que está buscando haciendo un poco de investigación en Internet. Comience con el sitio web de la compañía y busque el personal listado. A menudo verá un contacto de Recursos Humanos en la página de personal o en el directorio de la compañía.

Si eso no da resultados, es hora de golpear a LinkedIn y hacer una búsqueda avanzada de títulos de trabajo y nombres de compañías. En el proceso, es posible que incluso encuentre otra conexión con la persona que está buscando. Eso nunca es malo cuando intentas que un ser humano vea tu currículum.

Ejemplo de carta con una persona de contacto (versión de texto)

Nombre Apellido

Su dirección

Su ciudad, código postal del estado

Su número de teléfono

Tu correo electrónico

Fecha

Nombre de contacto

Título

nombre de empresa

Dirección

Ciudad (*): Estado (*): Código postal

Estimado Sr. / Sra. Apellido, Estoy escribiendo sobre el próximo evento de redes de carreras para estudiantes de tu universidad. Estoy interesado en reservar un puesto porque buscamos contratar a dos nuevos diseñadores.

El nombre de nuestra empresa es Blue Fox Designs, y me gustaría conectar con algunos de sus estudiantes de diseño y arte que se graduarán este año. Nos centramos en el diseño y la decoración de interiores contemporáneos.

Por favor, avíseme si tiene espacio para su evento. Puede enviarme un correo electrónico a [email protected] o llamar a mi teléfono celular al 555-555-5555.

Sinceramente, Firma manuscrita (para una carta impresa)

Su nombre escrito

Cuando no tienes una persona de contacto

Si no tiene una persona de contacto en la empresa, deje de lado el saludo de su carta de presentación y comience con el primer párrafo o use un saludo general. Por ejemplo:

• A quien le interese
• Apreciado Director de Recursos Humanos
• Estimado Gerente de Recursos Humanos
• Estimado señor o señora (Tenga cuidado al usar este, puede sonar anticuado.)

Siga el saludo general con dos puntos, así:

Apreciado Director de Recursos Humanos:

Primer párrafo de la letra.

Carta de muestra sin una persona de contacto (versión de texto)

Nombre Apellido

Su dirección

Su ciudad, código postal del estado

Su número de teléfono

Tu correo electrónico

Fecha

Apreciado Director de Recursos Humanos:

Escribo para preguntar sobre la posibilidad de que haya vacantes en Woodlynn Publishing. Específicamente, estoy buscando un puesto como asistente administrativo. Tengo seis años de experiencia como asistente administrativo en Wedgewood Realty en North Grove, pero me mudaré a su área el próximo mes, así que estoy buscando un nuevo puesto.

Si tiene alguna oportunidad disponible, hágamelo saber. He adjuntado mi currículum para su consideración. Mi gerente actual, John Anderson, y dos de mis colegas están muy dispuestos a proporcionar referencias para certificar mis calificaciones.

Puede contactarme en [email protected] o por teléfono al 555-555-5555. Espero escuchar de usted.

Sinceramente, Firma manuscrita (para una carta impresa)

Su nombre escrito

Dirigiéndose a la envoltura

Use un sobre de tamaño empresarial (# 10) para toda la correspondencia enviada por correo, doblando su carta en tercios.

• Su dirección de retorno (Nombre, dirección, ciudad, estado y código postal) debe estar en la parte superior izquierda del sobre, con el sello a la derecha.
• Asegúrese de que el nombre y la dirección del destinatario (Persona de contacto, compañía, dirección, ciudad, estado y código postal) se centran en el sobre.

Habilidades de comunicación profesional

Dirigirse adecuadamente a una carta comercial o profesional no es una habilidad que solo necesitará cuando esté buscando trabajo. Una vez que esté empleado, encontrará que habrá ocasiones en las que deberá escribir cartas que requieran direcciones formales y saludos.