El propósito y contenido de un archivo de nómina de empleados

El archivo de nómina del empleado es el repositorio de todo lo que tiene que ver con el cheque de pago de un empleado. La razón principal para crear un archivo de nómina es limitar el acceso al resto de la información confidencial que se encuentra en el archivo de personal.

El propósito de un archivo de nómina de empleado

El archivo de nómina permite al personal de contabilidad pagar al empleado sin acceder a la información confidencial del empleado. El personal de contabilidad puede mantener registros de nómina donde tenga sentido pagarle al empleado. En los casos en que la nómina y la contabilidad se subcontratan, esta es una práctica aún más recomendada para los registros de nómina del empleado.

El archivo de nómina limita el acceso a la información confidencial de los empleados. El archivo de nómina del empleado permite al personal de contabilidad y finanzas tener la información que necesitan para pagarle al empleado en un lugar conveniente. La ubicación debe ser segura y fuera del alcance de cualquier otro empleado.

Debe impresionar en el personal de contabilidad el hecho de que la información en los archivos de nómina es confidencial y no debe compartirse sin el permiso y la firma del personal de Recursos Humanos. El personal de contabilidad tampoco debe compartir información sobre aumentos de empleados, promociones, bonos y cualquier otra información que sea confidencial acerca de los empleados.

Recursos humanos no necesita monitorear el acceso de la contabilidad a los archivos de nómina de los empleados. Como se recomienda para los archivos de empleados relacionados, como el personal y los archivos médicos, debe limitar el acceso al archivo de nómina. Solo las personas que necesitan tener la información para hacer su trabajo deben ver los contenidos.

Contenido de un archivo de nómina de empleados

Esta es una lista sugerida de lo que pertenece a un archivo de nómina de empleados.

• Carta de oferta firmada por el gerente de contratación, Recursos Humanos y empleado
• Autorización de pago firmada por Recursos Humanos y el gerente de contratación cuando existe un contrato de empleado
• Formulario W-4
• Trámites y autorización relacionados con cualquier beneficio para empleados que implique una deducción de nómina.
• Formulario de autorización de depósito directo
• Formas de contabilidad de tiempo asalariado
• Horarios semanales por hora
• Registros de reloj de tiempo, donde se utiliza
• Registros de asistencia
• Solicitudes de reembolso de gastos que incluyen documentación y recibos de viaje y otros gastos autorizados

• Formas de reembolso de la matrícula y recibos de pagos, libros, etc.
• Pagar por adelantado los formularios de solicitud.
• Documentos de préstamo de la empresa y calendario de pagos.
• Órdenes y registros de embargo.
• Autorización para la divulgación de información privada.
• Trámites relacionados con cada aumento de empleados
• Trámites relacionados con cualquier bonificación, participación en los beneficios o premio de reconocimiento
• Formas W-2
• Autorización para cualquier otra acción de nómina que su empresa permita

También conocido comoArchivos de empleados, registros de empleados, archivos de recursos humanos, documentación

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