Contenido del archivo I-9 para empleados

El Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo es el formulario requerido por el Departamento de Seguridad Nacional - Servicios de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS) para documentar la elegibilidad para el empleo en los Estados Unidos. Como empleador, debe completar un formulario I-9 para cada empleado que contrate.

Todos los empleados, ciudadanos y no ciudadanos, contratados después del 6 de noviembre de 1986, deben completar la Sección 1 del Formulario I-9 al momento de la contratación. El empleador es responsable de garantizar que la Sección 1 del Formulario I-9 se complete de manera oportuna y adecuada por parte del empleado.

El empleador debe verificar la verificación de empleo y asegurarse de que las Secciones 2 y 3 del Formulario I-9 también se llenen correctamente. Los empleadores deben completar la Sección 2 del Formulario I-9 al examinar evidencia de primera mano (solo documentos originales, vencidos) de la identidad y elegibilidad de empleo dentro de los tres (3) días hábiles a partir de la fecha de inicio del empleo.

El empleado debe estar físicamente presente y sus documentos originales deben revisarse en persona. El empleado que revisa los documentos originales debe firmar la sección 2 del I-9.

El formulario verifica que ha verificado dos formas de identificación aprobadas que prueban que el empleado está legalmente autorizado para trabajar en los Estados Unidos.

Los empleadores o su representante autorizado deben completar la sección 3 al verificar que un empleado es elegible para trabajar en los EE. UU. Al volver a contratar a un empleado dentro de los tres años posteriores a la fecha en que se completó originalmente el formulario I-9, los empleadores tienen la opción de completar un nuevo formulario I-9 o completar la sección 3.

Periódicamente, debe auditar los formularios I-9 para asegurarse de que tiene un formulario completado para cada empleado. Debe verificar la veracidad y la integridad, y guardar evidencia de la auditoría y de cualquier capacitación que los miembros del personal que completen o almacenen los I-9 hayan recibido.

Ubicación de los formularios I-9 completados

Deberá mantener todos los I-9 de los empleados, y la documentación que lo acompaña, en un archivo de personal separado por estos motivos.

El gobierno puede inspeccionar estos formularios. Si los empleados del gobierno inspeccionan sus formularios I-9, no desea permitirles el acceso a los archivos de personal privado de sus empleados y la información confidencial que contienen.

Por lo tanto, en aras de la confidencialidad de los empleados y el acceso restringido, desea aislar los I-9 de sus empleados en una carpeta que está específicamente dedicada al almacenamiento de I-9.

Esto protege la privacidad de sus empleados y también evita que el empleador tenga que responder preguntas adicionales que surgen del contenido del archivo del personal del empleado. Sin darse cuenta, podría abrir su empresa a una mayor investigación por parte de los empleados de USCIS. Evita esto.

Investigación actual del archivo I-9

De acuerdo con el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) de EE. UU., El gobierno puede inspeccionar sus I-9: "El proceso de inspección administrativa se inicia con el servicio de un Aviso de Inspección (NOI) cuando un empleador obliga a presentar los Formularios I-9.

"Por ley, a los empleadores se les otorga al menos tres días hábiles para presentar los Formularios I-9. A menudo, ICE solicitará que el empleador proporcione documentación de respaldo, que puede incluir una copia de la nómina, lista de empleados actuales, Artículos de incorporación, y licencias comerciales ".

La tendencia actual es que ICE está aumentando sus esfuerzos de aplicación. Los empleadores se han enfrentado cada vez más a los cargos penales impuestos a los gerentes, propietarios y miembros del personal de Recursos Humanos por no completar y almacenar adecuadamente los formularios I-9 para cada empleado. Las empresas han recibido cada vez más multas importantes y han sido excluidas.

Los empleadores deben tomar en serio los formularios I-9. Seriamente. ¿Necesitamos decir más?

Vea un Formulario I-9 actual e instrucciones completas para su implementación en el Departamento de Seguridad Nacional - Servicios de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS).

También conocido como:Archivos de empleados, registros de empleados, archivos de recursos humanos, documentación