Aprenda sobre las actas de las reuniones y por qué son importantes

Las actas de la reunión son la documentación escrita o grabada que se utiliza para informar a los asistentes y no asistentes sobre lo que se discutió o qué sucedió durante una reunión. Las actas o notas de la reunión generalmente las toma un registrador de actas de reunión designado durante el procedimiento para que exista un registro preciso de lo que ocurrió durante la reunión.

Los minutos generalmente incluyen:

• Nombres de los participantes
• Temas de la agenda cubiertos
• Decisiones tomadas por los participantes.
• Acciones de seguimiento comprometidas por los participantes.
• Fechas de vencimiento para el cumplimiento de los compromisos.
• Cualquier otro evento o discusión que valga la pena documentar para una futura revisión o historial.

Acta de la reunión como documento histórico

Como documento histórico, los minutos son útiles para documentar las ideas clave o los puntos de discusión que llevaron a una decisión. Por ejemplo, las actas de reuniones efectivas pueden especificar las cinco alternativas que discutió el equipo y la razón clave por la cual una fue seleccionada sobre las otras.

Los minutos para una reunión de negocios típica no necesitan registrar cada discusión o estado en detalle quién dijo qué. Por supuesto, esta regla es diferente para otros tipos de reuniones, como audiencias judiciales y situaciones en las que se está discutiendo una acción legal. Este tipo de reuniones requieren un registro exacto de la conversación y las declaraciones. Pero, a menos que los recursos humanos estén discutiendo una demanda, la reunión típica en el lugar de trabajo no documenta cada iota.

Cuándo y cómo compartir los minutos de la reunión

Lo ideal es que las actas de la reunión se graben en un dispositivo electrónico, como una computadora portátil o iPad, y luego de una revisión rápida de la ortografía, la gramática y la claridad, se distribuyen a los participantes de la reunión de forma electrónica al final de la reunión. De esta manera, los participantes reciben notificación inmediata de sus compromisos y fechas límite y pueden plantear preguntas o solicitar aclaraciones. Si esto no es posible porque el registrador desea transcribir las actas o revisarlas en busca de errores, debe difundirlas dentro de las 24 horas posteriores a la reunión.

Las actas también sirven como un recordatorio de los compromisos asumidos por los miembros del equipo durante la reunión y ayudan a los participantes a transferir estos elementos a sus calendarios y listas de tareas diarias.

La grabadora siempre debe revisar las actas de la reunión anterior al comienzo de la próxima reunión para que las personas puedan verificar su exactitud y los próximos pasos.

Cómo manejan las organizaciones tomar minutos de reuniones

Esencial para el éxito de una reunión, las actas proporcionan un historial registrado de la reunión para los participantes y para los empleados que no pudieron asistir. Sin minutos completos de la reunión, las perspectivas de éxito de la reunión disminuyen porque las personas, en general, no pueden absorber y retener una gran cantidad de información al mismo tiempo.

El empleado que toma las actas de la reunión suele ser un miembro del equipo y toma notas mientras participa en la reunión. En reuniones que involucran procedimientos legales o relacionados con el gobierno o en reuniones de juntas corporativas, una persona no participante toma las actas oficiales y, a menudo, registra los procedimientos.

Para registrar con precisión la información clave, el registrador de actas de la reunión debe tener en cuenta los detalles y la capacidad de mantenerse enfocado. Este empleado también debe realizar múltiples tareas de manera efectiva para poder participar en la reunión mientras registra las actas.

En algunas organizaciones, el mismo empleado toma las actas en cada reunión. O la responsabilidad puede pasar de empleado a empleado. El rol del tomador de minutos desarrolla habilidades de liderazgo y comunicación efectivas y puede ser un trabajo codiciado.

Requisitos para un registrador de actas de reuniones

Los requisitos para el registrador incluyen la capacidad de:

• Registre con precisión las decisiones, los compromisos y los principales puntos de discusión realizados en una reunión
• Registre los elementos de acción y las fechas de vencimiento a los que se comprometieron los miembros de la reunión (los elementos de acción tienen nombres adjuntos, pero en el acta no se indica quién dijo qué en las reuniones informales de trabajo)
• Revise las principales decisiones y asignaciones o compromisos voluntarios y puntos de acción al final de la reunión para que los participantes puedan ponerse de acuerdo sobre ellos antes de irse
• Sea un jugador de equipo y sea flexible porque los asistentes pueden agregar o corregir cualquier cosa con la que no estén de acuerdo en los minutos

• Trabaje oportunamente para distribuir copias de las actas de la reunión dentro de las 24 horas posteriores a la reunión