Aprenda cómo mantener las actas de las reuniones

Las actas de la reunión son las notas detalladas que sirven como un registro oficial por escrito de una reunión o conferencia. La persona a cargo de la reunión generalmente le pide a uno de los participantes que se ocupe de esta tarea. Un día, ese alguien podría ser tú! Si bien no es un trabajo terriblemente difícil, es importante. Dado que las actas de las reuniones son un registro oficial de lo que ocurrió, se requiere precisión. Tendrá que tomar notas detalladas que las personas deben poder consultar más adelante si es necesario. Aquí hay algunos consejos para ayudarle a manejar esta tarea con delicadeza.

Averigüe qué hacer antes, durante y después de la reunión.

Antes de la reunión

• Elija su herramienta de grabación: Lo primero que debe hacer es decidir cómo tomará sus notas. ¿Irás a la vieja escuela y usarás lápiz y papel, o usarás tecnología y computadora portátil, tableta o teléfono inteligente? Consulte con su jefe para ver si prefiere usar un método en particular. Es poco probable pero posible.
• Asegúrese de que su herramienta de elección esté funcionando correctamente y tenga una copia de seguridad en caso de que falle la original. Si trae una computadora portátil, por ejemplo, también tenga a mano lápiz y papel. No desea tener que detener la reunión mientras busca algo sobre lo que escribir si su computadora falla.

• Lea la agenda de la reunión antes de que comience la reunión. Te permitirá formular un esquema para tus minutos. Deje un espacio debajo de cada elemento y escriba sus notas allí. Hacer esto hará que su trabajo sea un poco más fácil, siempre y cuando la persona que dirige la reunión se adhiera a la agenda.

Durante la reunión

• Pase una hoja de asistencia y asegúrese de que todos se registren. Deberá incluir una lista de todos los asistentes en las actas oficiales de la reunión.
• Asegúrate de saber quiénes son todos.De esa manera, podrá identificar quién está hablando y registrar correctamente esa información.
• Anote la hora en que comienza la reunión.
• No trates de anotar cada uno de los comentarios. Está bien incluir solo las ideas principales. Tenga mucho cuidado de no omitir elementos con los que no esté de acuerdo. Tus prejuicios no deberían influenciarte. ¡Recuerda que esta es una cuenta oficial y no tu opinión de lo que sucedió!

• Escriba todas las mociones, quién las hizo y los resultados de las votaciones, si las hubiera; no necesita escribir quién secundó una moción. Por supuesto, las reglas de su organización pueden diferir, así que verifíquelas primero.
• Si los votos sobre cualquier moción o discusión se aplazan hasta la próxima reunión, tome nota de eso.
• Registre la hora de finalización de la reunión.

Después de la reunión

• Escriba los minutos lo más pronto posible después de la reunión, mientras que todo está aún fresco en su mente. Si encuentra un error en sus notas o si tiene una pregunta, puede aclararlo rápidamente hablando con otros asistentes.
• En la copia final de las actas, incluya el nombre de la organización, el título del comité, el tipo de reunión (diaria, semanal, mensual, anual o especial) y su propósito.
• Da las veces que comenzó y terminó.
• Proporcione la lista de asistentes y una nota sobre quién dirigió la reunión. También puede indicar aquí que tomó los minutos. Incluya su nombre en la lista de participantes y, entre paréntesis después de su nombre, diga que tomó las actas. Alternativamente, al final del documento, puede cerrar sesión escribiendo "Respetuosamente enviado por", seguido de su nombre.

• Revisa los minutos antes de enviarlos. Pídale a alguien más que asistió que también los revise. Él o ella podrá informarle si accidentalmente omitió algo.
• Preséntelos a la persona que dirigió la reunión, a menos que se le indique lo contrario.