Las prácticas de gestión de reuniones ayudan a mejorar la productividad

Pasamos gran parte de nuestro trabajo en reuniones. En muchos casos, las malas prácticas de gestión de reuniones dan como resultado el uso improductivo del tiempo de los participantes. En un artículo relacionado, ofrecemos orientación sobre cómo convertir cinco escenarios de reuniones comunes en eventos productivos. Aquí hay ideas adicionales para apoyar el fortalecimiento de la utilidad, la productividad y el impacto de las reuniones.

Clave de gestión de reuniones - Stand PAT

Algunos gerentes emplean un P.A.T. acercamiento a las reuniones, requiriendo un PAGpropósito, un UNAgenda, y un Timeframe El armar a los participantes con estos puntos críticos de contexto antes de la sesión garantiza que las personas se presenten preparadas para participar y apoyen la intención general de la reunión. Un claro P.A.T. El esquema ayuda a asegurar una sesión productiva.

Debería poder definir el propósito de la reunión en 1 o 2 oraciones como máximo. "Esta reunión es para planificar la nueva campaña de marketing" o "esta reunión es para revisar la nueva política de envío para el manejo de devoluciones". El propósito ayuda a garantizar que todos sepan por qué están allí, qué se debe hacer y cómo guiar el progreso e impulsar una conclusión.

Establecer una agenda. Enumere los elementos que va a revisar / discutir / inspeccionar. Nos gusta asignar un límite de tiempo a cada tema de la agenda (ver más abajo) e identificar a la persona responsable de moderar la discusión. Establecer un plazo de tiempo; al menos establecer una hora de inicio y finalización. También recomendamos establecer una duración para cada elemento de la agenda. Estos deben sumar al tiempo total de la reunión.

Comience sus reuniones a tiempo

Si trabajas en una de esas culturas donde las personas se reúnen en reuniones hasta cinco o diez minutos después de la hora de inicio programada, es hora de comenzar una nueva tendencia. Una firma alienta a sus gerentes a cerrar la puerta a la hora de inicio programada, y aquellos que llegan tarde no son bienvenidos a asistir. Si bien esto puede ser más draconiano de lo que le gustaría actuar, no debe tener reparos en poner en orden la reunión, revisar el propósito y confirmar las expectativas y el calendario.

No espere a que aparezcan los rezagados. Cuando alguien llega tarde, no regrese y revise lo que ya se ha cubierto. Continuar con los temas de su reunión. Esto será incómodo para el rezagado y mejorará las probabilidades de que llegue a tiempo en la próxima reunión.

Si el organizador / patrocinador de la reunión no se presenta a tiempo, considere cancelar la reunión y vuelva al trabajo. Un período de espera de cinco a siete minutos es razonable. Lo más probable es que el organizador de la reunión se haya encontrado con una dificultad inesperada y prefiera que no pierda el tiempo esperándolo.

Mantener la reunión en tema

Una buena práctica es asignar a alguien el papel de mantener a todos en la pista durante la reunión. Con demasiada frecuencia, las discusiones se desvían y luego se degradan a un torbellino de opiniones, ideas, hechos y emociones. En su lugar, asigne el rol e informe a todos los asistentes que esta persona intervendrá si la discusión se desvía de la agenda y el tema específico de la discusión. En algunas empresas, esta función se denomina "Cope de tráfico", en otras, "Responsable de temas". Independientemente de la etiqueta, el rol es extremadamente útil para fortalecer la efectividad y la productividad de sus reuniones.

Si surgen temas adicionales que están fuera de la agenda pero que son importantes para discutir, estos deben ser claramente capturados y colocados en el "estacionamiento" para su futura consideración y discusión o para una reunión discreta. El propietario de la reunión se reserva el derecho de permitir una discusión divergente menor si apoya el propósito general de la reunión.

Mantener y distribuir notas de la reunión / actas

Alguien, que no sea el organizador de la reunión, debe guardar actas de la reunión. Una buena grabación de los minutos incluirá:

• Hora de reunión, fecha, lugar
• Descripción del propósito
• Copia de la agenda
• Lista de asistentes y lista de los que no asistieron.
• Un resumen detallado de las conclusiones, los puntos de acción, las responsabilidades y las fechas de finalización. Muchos notarios usan la agenda como una guía para enumerar las conclusiones y acciones.
• Reunión de seguimiento planificada si es realmente necesario.

Lo ideal es distribuir las notas de la reunión tan pronto como sea posible después de la finalización de la reunión y absolutamente dentro de un día hábil. Las actas y las notas sirven como un importante recordatorio para los participantes, así como una fuente de información para otras partes interesadas o, para aquellos que no asistieron a la reunión. Los minutos son una gran herramienta para aprovechar para recordar a las personas y equipos sus acciones de seguimiento comprometidas.

La línea de fondo

Es posible que una reunión resulte en un resultado positivo, ayudando a impulsar proyectos y personas hacia adelante, simplemente no cuente con ello. Un poco de diligencia y el fortalecimiento deliberado de sus técnicas de gestión de reuniones mejorarán sus posibilidades de lograr un gran resultado.

Actualizado por Art Petty